Básicamente la comunicación es la transmisión de un mensaje de una persona a la que denominaremos fuente a otra u otras personas (receptores). Pero un autor al parecer refleja mejor el término comunicación con estas palabras: La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, cuando éste comprende la información. El proceso de comunicación se inicia con el emisor, quien codifica una idea que se envía al receptor en forma oral, escrita, visual o de alguna otra forma. (Cole, 2005. Pág. 33)

 

En las empresas se utilizan diversas técnicas o métodos para transmitir la información a través del sistema formal de comunicaciones. Pueden ser oral o escrito, o una combinación de ambos y generalmente se describen dividendos en técnicas descendentes o ascendentes.

Para Rosenberg (2006) dentro de la organización: “La comunicación es un medio importante para coordinar el trabajo entre diferentes departamentos. Cada vez un mayor número de organizaciones se comunican con los empleados, los sindicatos, el público y el gobierno y todos estos comunicadores tienen un mensaje, una idea o una información que transmitir a alguna persona o a algún grupo. (Pág. 150)

 

La eficaz ejecución de las órdenes exige la existencia de una red de comunicación adecuada, pero no es suficiente que la comunicación se establezca  sólo de arriba abajo, sino también de abajo arriba y que ambos tipos de comunicación se complementan y horizontalmente.

 

La comunicación implica comprensión ya que nadie puede comunicarse con otra persona sin ser entendido. Además la comunicación ascendente facilita al gerente todos los conocimientos necesarios no sólo los datos estadísticos y numéricos sino también las actitudes del personal.

 

La comunicación es útil para el desenvolvimiento de las actividades de las empresas, al constituir un instrumento mediante el cual se consigue la cooperación voluntaria, el espíritu de equipo, etc. en suma, hemos visto como sirve para incrementar la productividad de la empresa.

 

Pero su utilidad se manifiesta también en relación con la gestión de la empresa y más concretamente con el ejercicio de las funciones directivas del empresario. Esta utilidad se presenta en general en dos facetas:

1. a) Como instrumento empresarial.
2. b) Como medio para facilitar la supervisión o control de lo realizado y de cómo se ha llevado a cabo.

 

Evolución de la Comunicación  

La Comunicación, es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. En los últimos 150 años, y en especial en las dos últimas décadas, la reducción de los tiempos de transmisión de la información a distancia y de acceso a la información es uno de los retos esenciales de nuestra sociedad.

 

Según Pease (2011): «La comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su esencial ingrediente estructural, y que donde no hay comunicación no puede formarse ninguna estructura social». (Pág. 430)

 

Una buena comunicación es importante para los administradores por dos razones. En primer lugar, la comunicación es el proceso mediante el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control. En segundo lugar, la comunicación es una actividad a la que los administradores dedican una abrumadora cantidad de su tiempo.

 

Para Fremont E. Kast (1998) “La comunicación alienta la motivación porque le aclara a los empleados que deben hacer, como lo están haciendo y que pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. En el caso de muchos empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social”  (Pág. 346)

 

La comunicación que ocurre en el grupo, es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales. Tal como describe el cuadro que mostramos a continuación el papel de la comunicación tiene tres roles administrativos.

 

Tabla Nº 1: Papel de la Comunicación

En sus papeles interpersonales	Los administradores actúan como representantes y líderes de su unidad organizacional, interactuando con los subordinados, clientes, proveedores y colegas de la empresa.
En sus papeles informacionales	Los administradores buscan información de los colegas, subordinados y otros contactos personales sobre cualquier cosa que pudiera afectar a su trabajo y responsabilidades. También diseminan, a su vez, información interesante o importante. Además proporcionan a proveedores, colegas y otros grupos ajenos a la organización, información referente a su unidad en general.
En sus papeles decisionales	Los administradores realizan nuevos proyectos, solucionan conflictos y asignan recursos a los miembros y departamentos de su unidad. Alguna de las decisiones que toman se hará en privado, pero se basarán en la información que les ha sido transmitida. Y los administradores, a su vez, deberán comunicarlas a otros.

Fuente: Stoner, A. James. (1996).

 

Todas las organizaciones cuentan con un sistema de comunicación, sea éste formal o informal. En las empresas muy pequeñas o de bajo nivel tecnológico, la comunicación puede estar sometida a intervenciones gerenciales muy variables.

 

Tipos de Comunicación

• Comunicación descendente. La comunicación que fluye de un nivel de un grupo u organización a un nivel inferior, es una comunicación descendente. Cuando pensamos en los administradores que se comunican con sus subordinados, generalmente lo hacemos en el patrón descendente. Los líderes de grupo y administradores lo utilizan para asignar metas, dar instrucciones de trabajo, informar a sus subordinados de políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño.
• Ascendente. La comunicación ascendente fluye a un nivel superior en el grupo o la organización. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los superiores, informarles del progreso hacia las metas e informar de problemas actuales. La comunicación ascendente permite que los administradores de nivel superior se mantengan actualizados acerca de la forma como piensan los empleados sobre sus puestos, los compañeros de trabajo y la organización en general
• Lateral. Cuando la comunicación tiene lugar entre miembros del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupos de trabajo al mismo nivel, entre administradores al mismo nivel, o entre cualquier personal de nivel horizontal equivalente, la describimos como una comunicación lateral.

 

Análisis y evolución de los equipos

Un equipo de trabajo es un grupo de personas con una misión u objetivo común que trabaja coordinadamente con la participación de todos los miembros bajo la dirección de un líder para la consecución de los intereses colectivos.

Para Trianes (2000) “Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva por medio de un esfuerzo coordinado. Sus esfuerzos individuales dan como resultado un nivel de desempeño mayor que la suma total de los insumos individuales”. (Pág. 348)

 

Estas definiciones ayudan a precisar por qué tantas organizaciones han reestructurado recientemente sus procesos de trabajo alrededor de los equipos. La administración está buscando esa sinergia positiva que permita que sus organizaciones incrementen el desempeño. El uso extenso de los equipos crea el potencial para que una organización genere una mayor producción, sin que exista un incremento en los insumos.

 

Sin embargo, observe que dijimos «potencial». No hay nada inherentemente mágico en la creación de los equipos que asegure la realización de esta sinergia positiva. El simple hecho de llamar equipo a un grupo no mejora de manera automática su desempeño. Como veremos más adelante, los equipos exitosos o de alto desempeño tienen ciertas características comunes. Si la administración espera obtener una mejoría en el desempeño organizacional mediante los equipos, necesitará cerciorarse de que sus equipos tengan estas características.

 

Evolución de un equipo

La evolución de un equipo eficaz de trabajo, se configura en el tiempo como un proceso. Un conjunto de personas maduras que comienzan a trabajar, no constituyen un equipo maduro. La madurez del equipo, se alcanza o no dependiendo de la superación de varias fases o etapas que definen la vida del equipo hasta su madurez. (Chiavenato, 2006. Pág. 65). Existen muchos modelos que describen esta evolución, quizás uno de los más generalistas y que se puede aplicar en casi todo tipo de equipos, sea el de:

Tuckman

El modelo supone un constante avance desde una situación indiferenciada o indefinida hasta una delimitación de funciones conducentes a unificar los esfuerzos de todos los sujetos para alcanzar las metas propuestas. Se configura este modelo en cuatro fases:

• 1ª Fase: De Formación. En esta fase existe temor por parte de los integrantes del equipo. Estos se someten para superar su desconocimiento al líder del equipo con la esperanza de que este superara los problemas. Se aceptan las reglas y el trabajo. Nadie se atreve a oponer ideas.
• 2ª Fase: De Conflicto. Algunas personas no están de acuerdo con el líder y quieren imponer sus ideas. Se forman sub-equipos que entran en conflicto. Existe oposición individual en algunos miembros a ser controlado por el equipo. No hay voluntad ni motivación de trabajo dada la oposición emocional presentada.
• 3ª Fase: De Normación. Se robustece la cohesión del equipo, surgen normas, se estructuran papeles, se resuelven los conflictos, aparecen los acuerdos y los apoyos se suceden. Surge la conciencia de equipo a la cual gusta pertenecer y con la que uno se identifica.
• 4ª Fase: De Trabajo. Se han resuelto ya todos los problemas interpersonales, todos se ponen en «pro» de la actividad de trabajo del equipo, los papeles son flexibles y funcionales. Surgen soluciones de problemas, esfuerzos constructivos por terminar el trabajo. la energía está disponible para un trabajo efectivo.

 

Funciones de la comunicación

En cualquier organización o grupos, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar. Lacasa (2004) en su libro Gestión de la comunicación empresarial aporta lo siguiente: “La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados” (Pág. 155)

 

La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita las decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones. No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás. Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones.