CONCEPTO
El informe como producto final del trabajo del auditor, es uno de los documentos más importantes de todo el proceso del examen, y por lo tanto su estilo de información y presentación revela la calidad profesional del auditor.
El informe contiene el mensaje del auditor sobre lo que ha hecho y cómo lo ha realizado, así como los resultados obtenidos; sin embargo, cabe señalar, que al hablar del informe de auditoria a estados financieros nos estamos refiriendo principalmente al dictamen, que contiene la opinión sobre la confiabilidad de los estados financieros, esto, porque además, en la práctica se acostumbra presentar otro informe complementario llamado carta de control interno y/o informe largo.
Por la importancia que tiene el informe, se requiere un adecuado control de calidad, respecto a sus cualidades y sustento de los hechos revelados. Portal motivo, la profesión contable a nivel nacional e internacional ha emitido una serie de pronunciamientos y normas que tratan de regular su estructura y contenido, para garantizar una apropiada comunicación y establecer con claridad la responsabilidad que asume el auditor, frente al cliente y demás usuarios, tales como los trabajadores, el estado, entidades financiera, acreedores, inversionistas, etc.
Entre las cualidades de su redacción podemos considerar:
La claridad, para evitar la ambigüedad, así como distinguir los hechos de las opiniones.
La sencillez, no usando términos muy técnicos que dificulte su interpretación por los lectores, que no necesariamente son auditores.
Conciso, evitando párrafos largos y complicados. Esto sin limitarla información suficiente.
La imparcialidad, teniendo en consideración que no solamente es el cliente, el único interesado, sino que hay varios intereses en juego. Es más, tratándose de entidades estatales también está de por medio el interés del pueblo en general.
CLASES DE INFORME
Para la comunicación de los resultados de la auditoría existen varios tipos de informe, pero el principal es el dictamen y complementariamente la carta de control interno. También, en los casos que se haya convenido contractualmente con el cliente se puede evacuar un informe largo y otros informes especiales.
En el Perú, para el campo del sector privado se acostumbra emitir el dictamen o también llamado «informe corto» y la carta de control interno; sin embargo, cuando se trata de entidades estatales, de acuerdo al tipo de examen se evacua el dictamen y el informe largo; agregándose últimamente con fines especiales el dictamen sobre la información presupuestal, pero mayormente se emite el informe largo de acuerdo a la estructura preestablecida por la Contraloría General. De igual forma, se estila que los auditores internos emitan con mayor frecuencia informes largos.
EL DICTAMEN DE AUDITORIA
El concepto fundamental de dictamen de auditoría, fluye del propósito de la auditoría financiera. En ese entonces, se dijo que «el objetivo principal de una auditoría financiera es examinar los estados financieros en su conjunto para expresar una opinión acerca si éstos presentan o no razonablemente la situación financiera y resultados de operaciones, así como los flujos en efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptadas». Por consiguiente, el dictamen contiene básicamente la opinión del auditor sobre la confiabilidad de la información financiera preparada por la entidad examinada.
De igual forma, las 4 normas de auditoría generalmente aceptados, relativas a la elaboración del informe amplían el concepto básico antes mencionado y establecen los aspectos fundamentales que debe contener el dictamen cuando en su enunciado expresan:
a) «El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados
b) «El dictamen debe identificar aquellas circunstancias en las cuales tales principios no han sido observados uniformemente en los estados financieros examinados en relación con los correspondientes al período anterior».
c) «A menos que el dictamen lo indique de otra manera, se entenderá que los estados financieros presentan en forma razonablemente apropiada toda la información necesaria para presentarlos e interpretarlos correctamente».
d) «El dictamen debe contener la expresión de una opinión sobre los estados financieros tomados en su integridad, o la aseveración de que no puede expresarse una opinión. En este último caso, deben indicarse las razones que lo impiden. En todos los casos, en que el nombre de un auditor esté asociado con estados financieros el dictamen debe contener una indicación clara de la naturaleza de la auditoría, y el grado de responsabilidad que está tomando.
De lo expuesto anteriormente se aprecia, que todo el esfuerzo que realiza el auditor en las diferentes fases del proceso de la auditoría, en marcándose dentro de las 10 normas de auditoría generalmente aceptadas y normas internacionales de auditoría pertinentes, es con el propósito de formarse una gran opinión sobre la confiabilidad de los estados financieros respecto a la situación financiera y resultados de operaciones y los flujos en efectivo, que la emite a través del dictamen.
CARACTERISTICAS DEL DICTAMEN
El dictamen tiene como características las siguientes:
• Su redacción es lacónica y contiene básicamente introducción, alcance y opinión sobre el examen de los estados financieros.
• Tiene estructura estándar, establecida y aceptada por la profesión del contador público.
• Sirve principalmente para uso externo (bancos, organismos gubernamentales, acreedores, inversionistas, etc.) y también interno (accionistas, alta dirección, gerentes y trabajadores).
ESTRUCTURA DEL DICTAMEN
Como se ha expresado anteriormente, la profesión contable a nivel internacional ha establecido una estructura estándar y abreviada para el dictamen, la misma que tiene aceptación en nuestro país. Hasta el año 1994, la estructura del dictamen contenía básicamente 2 grandes párrafos, es decir, el párrafo del alcance y el de la opinión.
A partir del año 1995, esto es, después de 40 años, se ha variado dicha estructura por el de 3 párrafos. Esta modificación proviene de los criterios contenidos en la Declaración sobre Normas de Auditoría N0 58 SAS (Statement on Auditing Standarts) 58- del Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (MCPA), aprobado en Abril de 1988 y puesto en vigencia para los Estados Unidos de Norteamérica a partir de Enero de 1989.
En el Perú, el Colegio de Contadores Público, de Lima, a través del Pronunciamiento N0 2 de la Comisión de Normas de Auditoría aprueba la vigencia del nuevo dictamen a fines del año 1993 y tiene vigencia en la actualidad a nivel nacional desde Enero de 1995.
CONTENIDO DEL NUEVO DICTAMEN
Como se aprecia a continuación, todo lo mencionado sobre auditoría financiera en los capítulos anteriores de la presente obra, se condensa en el dictamen de 3 párrafos, que para una mejor comprensión se ilustra en el Modelo N0 1 del Dictamen estándar o llamado también limpio, cuyos elementos de su contenido se analizan detalladamente más adelante.
TIPOS DE DICTAMEN
El auditor para efectos de expresar su opinión en el dictamen tiene las alternativas siguientes:
a) Opinión sin salvedades o dictamen limpio
b) Opinión con salvedades o dictamen calificado
c) Opinión negativa o dictamen adverso
d) Abstención de opinión
a) Opinión sin salvedades o dictamen limpio
El auditor emite un dictamen limpio cuando se encuentra satisfecho de todos los aspectos importantes relacionados con lo siguiente:
La información financiera, se ha preparado utilizando principios y prácticas contables, las cuales fueron aplicadas consistentemente;
– La información cumple con los requerimientos legales;
– La visión que presenta la información financiera tomada en su conjunto, es congruente con el conocimiento que tiene el auditor de las actividades de la entidad; y
– Existe revelación suficiente de todos los asuntos importantes referentes a la adecuada presentación de la información financiera.
Por consiguiente, expresa en su opinión que los estados financieros en su conjunto presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de operaciones y los flujos en efectivo, de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.
Sin embargo, cabe señalar que de acuerdo al Pronunciamiento N0 02 de la Comisión de Auditoría del Colegio de Contadores Públicos de Lima, se contempla que en el dictamen limpio se puede agregar un párrafo explicativo después del párrafo de la opinión cuando las circunstancias lo requieran.
Al respecto, dicho pronunciamiento también menciona: ‘Alternativamente, el auditor puede sugerir a la entidad auditada que determinada información se incluya en las notas a los estados financieros y, en tal situación, no sería necesario incluirán el dictamen el cuarto párrafo adicional de carácter explicativo después de la opinión, porque se estaría cumpliendo con la norma de auditoría generalmente aceptada de revelación suficiente. En caso contrario, el dictamen tendrá que incluir el párrafo adicional explicativo en su dictamen.
Si hubiere alguna situación de incertidumbre que podría afectar los estados financieros, pero que no es susceptible de estimación razonable o registro contable, será necesario que la empresa incluya una nota a los estados financieros.
También es usual que el auditor, en nota explicativa luego de su opinión exprese algún hecho subsecuente importante, alguna transacción que pueda no estar incluida en los estados financieros examinados, pero que por su importancia debería revelar en su dictamen».
Sin embargo, cabe señalar que si por las circunstancias antes mencionadas el criterio profesional del auditor lo lleva a consignar el párrafo explicativo, tendrá en cuenta entre otros aspectos, lo siguiente:
– En cuanto a incertidumbre, deberá considerar la probabilidad de omisiones importantes en los ingresos que podría derivarse de una resolución de la incertidumbre. Asimismo, evaluará la importancia relativa de las posibles pérdidas que podrían ocurrir posteriormente.
En su revelación, dejará constancia de que su resultado no se puede cuantificar por el momento.
– En lo referente a falta de consistencia o uniformidad, tendrá en consideración si el cambio en los principios de contabilidad o en su método de aplicación genera efectos importantes en la comparabilidad de los estados financieros, para lo cual, deberá identificar la naturaleza del cambio.
INFORME LARGO
Este constituye otro tipo de informe, donde el auditor revela en forma más extensa o detallada los resultados de su trabajo de auditoría. Anteriormente cuando se convenía contractualmente con el cliente presentar informe largo, se acostumbraba en algunos casos incluir dentro de la primera parte de éste e dictamen conjuntamente con los estados financieros examinados y sus notas
En la actualidad, generalmente el informe largo se presenta separado de dictamen o informe corto. Esto permite una mejor explotación por el cliente
CARACTERISTICA DEL INFORME LARGO
El informe largo tiene las características siguientes:
– No tiene una estructura estándar definida por la profesión del contador público.
– Contiene comentarios, observaciones y recomendaciones de los diferentes aspectos cubiertos en la auditoría. Revela principalmente asuntos de importancia sobre desviaciones, deficiencias, irregularidades y/o transgresiones de normas, con sus respectivas recomendaciones para superarlas.
– Sirve básicamente para uso interno de la alta dirección de la empresa y los niveles gerenciales o intermedios para fines de adoptar medidas correctivas para la superación de las observaciones formuladas por el auditor.
CONTENIDO DEL INFORME LARGO
Como se ha expresado anteriormente, el informe largo no tiene una estructura uniforme aprobada por la profesión del contador público, como sí la tiene el dictamen, por lo que, los auditores adoptan diferentes formas de estructura para transmitir los resultados de su trabajo.
Es precisamente, en este tipo de informe donde se debe poner mucho cuidado o esmero profesional para su redacción, teniendo siempre presente las cualidades de claridad, sencillez, conciso e imparcialidad ya comentadas, pero también es necesario el orden en la presentación de los diferentes aspectos, así como la revelación de asuntos importantes.
Los informes voluminosos, conteniendo comentarios innecesarios y sin trascendencia no son muy vistos por los ejecutivos, quienes los mandan al archivo o lo derivan a los niveles intermedios para su lectura, perdiendo importancia el contenido del mensaje.
En el Perú, a nivel de auditorías o acciones de control gubernamental, se ha normado la estructura del informe largo a partir del año 1971, en que se promulgó la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control para las entidades del sector público, estableciéndose normas técnicas de auditoría específicas sobre el contenido del informe. En la actualidad se encuentra en vigencia la estructura contemplada en la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 4.40 – Contenido del Informe, aprobado por Resolución de Contraloría N0 162-95-CG del 22 de Setiembre de 1995 cuya obligatoriedad alcanza a los organismos conformante del Sistema Nacional de Control, así como a las Sociedades de Auditoría privadas cuando realizan auditoría a entidades del Estado por designación o conocimiento de la Contraloría General.
En cuanto a las empresas del sector privado, los auditores adoptan la estructura que mejor les parece, cuidando siempre su redacción y presentación.
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
Características Básicas de los Informes
Los informes deben ser preparados de acuerdo a las características básicas que a continuación se indican, para mantener altos niveles profesionales de operación y para al¬canzar con efectividad los objetivos de información. Sin tener en cuenta la competencia con que se desarrollen otros aspectos de nuestro trabajo, una labor de informe hecho a la ligera puede ocasionar descréditos, y proporcionar elementos de juicio no confiables y negativos para su explotación para la Toma de Decisiones:
1. Importancia:
La importancia tal como se aplica en nuestros informes es un término relativo y que no puede ser definido con precisión para cubrir todas las situaciones. La impor¬tancia y el interés de la Entidad auditada, son factores fundamentales que influencian nuestras decisiones sobre el nivel de información. Los asuntos incluidos en todos nuestros informes deben ser de la suficiente importancia como para justificar que les informemos y para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos los informes.
La utilidad, y por lo tanto la efectividad, de nuestros informes disminuye con la in¬clusión de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que informamos.
Las decisiones sobre la importancia de los asuntos a informar deben representar un juicio integral de todos los factores pertinentes, incluyendo:
– El grado de interés de la Entidad en los programas o actividades.
– La importancia de los programas o actividades.
– La novedad relativa o naturaleza experimental de los programas o actividades.
– La oportunidad de contribuir a una acción constructiva de la Entidad.
– La oportunidad de proporcionar información útil y oportuna para asesorar a la Entidad en el desarrollo de sus actividades.
– La frecuencia con que ocurra una condición adversa, la posibilidad de que ocu¬rra en otro lugar y los montos relativos en dinero de perdida o costo adicional.
– La falta de funcionarios de la Entidad de efectuar las acciones administrativas necesarias para corregir las áreas débiles o mejorar las operaciones.
2. Utilidad y Oportunidad
La preparación de nuestros informes debe estar pre¬cedido de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe pre¬vistos y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos de¬signados. Debemos estudiar la información a proporcionar desde la perspectiva de los re¬ceptores del informe. Como nuestro propósito es estimular una acción constructiva a pro¬porcionar información, nuestros informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de nuestra audiencia.
Los informes deben ser escritos de tal forma que sean claros a cualquier persona bien informada razonablemente inteligente que no esté muy familiarizada con los progra¬mas específicos, actividades, aún las Entidades involucradas.
La oportunidad, como la utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión. Los problemas que afectan la oportunidad de nuestros informes ge¬neralmente se originan en las fases de planeamiento, administración y de análisis del tra¬bajo. Las observaciones que involucran aspectos tales como: gastos innecesarios, desper¬dicio de fondos, transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la Enti¬dad, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones decisi¬vas de corrección oportuna.
3. Exactitud y Conveniencia de la Información Sustentatoria
Todos los procedi¬mientos prescritos de preparación, revisión y procesamiento deben ser aplicados con el obje¬tivo de producir informes que no contengan errores de hechos, lógica o razonamiento.
El requisito de exactitud esta basado en la necesidad de ser justos e imparciales en nuestro informe y de asegurar a los usuarios y lectores de nuestros informes que lo que infor¬mamos es digno de crédito Una falta de exactitud de un informe que puede ocasionar duda sobre la validez de todo informe y puede desviar la atención de lo esencia del informe.
Todos los datos, observaciones y conclusiones proporcionados en nuestros infor¬mes deben ser adecuadamente sustentados con suficiente evidencia objetiva en nuestros papeles de trabajo para demostrar o probar, cuando seamos llamados, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir información detallada, excepto que sea necesaria para una presentación convincente.
Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente corno tales en nuestros informes, y deben estar basados en suficiente trabajo de auditoria que las respal¬den. En la mayoría de los casos, un ejemplo de una deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva Todo lo que sustenta es la observación del hecho de que hubo una desviación, error o falla.
4. Calidad de Convincente
Nuestras observaciones deben ser presentadas de una manera convincente, y nuestra conclusión y recomendaciones deben inferirse lógicamente de los presentados. Los datos de nuestros informes deben ser suficientes para conven¬cer los lectores de la importancia de nuestras observaciones, la razonabilidad de nuestras conclusiones y la conveniencia de aceptar nuestras recomendaciones. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos de nuestros informes que merecen atención y para estimar la acción. La responsabilidad de la prueba está en nosotros, no en la Entidad.
5. Objetivo y Perspectiva
Cada informe debe presentar nuestras observaciones de una manera objetiva y debe incluir suficiente información sobre el asunto Principal manera que proporcione a nuevos lectores una perspectiva adecuada. Nuestro objetivo es evacuar informes que sean reales y que no conduzcan a errores y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. Debemos cuidados sin embargo, de la tendencia a exagerar o enfatizar demasiado la ejecución deficiente notada durante nuestras revisiones. La información que fue necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida en los resúmenes así como en otras para de nuestros informes y deben incluir.
6. Claridad y Simplicidad
Para que nuestros informes se comuniquen con efectividad deben presentar tan claros y simples como sean posibles. También es importante la claridad porque la información contenida en nuestros informes puede ser usada en noticias por funcionarios de la Entidad que no estuvieron presentes ni en las actividades de la Auditoria. No debemos disponer que los lectores tienen conocimientos técnicos detallados. Nuestros esfuerzos en el Estilo deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Se debe evitar el lenguaje florido, pedante y establecido.
7. Previsión
Nuestros informes no deben ser más largos que lo necesario para comunicar la Información que deseamos informar. No debemos enredarnos en palabras, oraciones, párrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente con el mensaje del informe. Demasiado detallado quita mérito al informe y puede desvirtuir mensaje real o confundir y descontrolar a los lectores. En la determinación del contenido de nuestros informes, aunque haya espacio para juicios extensos, debemos tener presente que los informes que son completos y a la vez concisos son probables que reciban aten¬ción. La audiencia de nuestro informe comprende en su mayor parte gente ocupada que no desea ser molestada con detalles no esenciales.
8. Perfección
Aunque nuestros informes deben ser concisos, debemos recordar que la brevedad no siempre es una virtud. Nuestros informes deben contener información suficiente sobre nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar repre¬sentaciones convincentes, pero claras en una perspectiva adecuada para lograr estos fi¬nes se debe incluir cantidades suficientes de información de fondo y se debe dar apropiada consideración a los puntos de vista de la Entidad Si tenemos conclusiones u opiniones que querremos que los lectores conozcan debemos exponerlas claramente en vez de dejarlas a que los lectores las supongan.
9. Tomo Constructivo
De acuerdo con nuestro objetivo básico de mejorar las ac¬tividades operativas, para conseguir mayor Efectividad, Eficacia y Economía en una Entidad, el tono de nuestros informes deben estar dirigido a provocar una reacción de acep¬tación de nuestras observaciones y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos de nuestros informes deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque nuestras observaciones se presentan en términos claros, debemos tener presente que nuestro obje¬tivo es lograr una reacción favorable y que esta se pueda lograr con Eficiencia evitando el lenguaje que genere innecesariamente defensiva y oposición. Aunque a menudo es necesario la crítica de la ejecución pasada para demostrar la necesidad de alguna mejora de la administración, nuestro énfasis en los informes debe estar en la necesidad de mejoras más que en la crítica.
ELEMENTOS DEL INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
1. Información Introductoria
Se necesita alguna información introductoria al comienzo de cada informe para proporcionar al lector de importante información acerca de la entidad programa o activi¬dad examinada y sobre la naturaleza de nuestra revisión. Esta información ser de base para una mejor comprensión y apreciación del mensaje principal del informe.
Debemos tratar que el material introductora, sea relativamente corto y evitar incluir información innecesaria que podría ser discutida más apropiadamente en otras par¬tes del informe. La información contenida en la síntesis respecto a asuntos tales como: porque Se realizó la revisión o porque estamos informado a la entidad (empresa), no se debe repetir en el capítulo o de introducción o en otra parte del informe a menos que sea útil a un propósito especial.
Por la importancia del informe de Auditoría Operativa, es indispensable que sea bien redactado, completo, claro y difícil de entender. Para conseguirlo es necesario que los informes, se elaboren empleando algunos requisitos como:
– Que sea claro y sencillo, en lenguaje corriente y evitando el uso de terminología muy especializada.
– Deben evitarse los párrafos largos y complicados.
– Deben contener la información suficiente.
– Deben ser debidamente revisados antes de que se emitan.
– Deben conservar una estructura prestablecida sin que esto quiera decir que no haya flexibilidad en su redacción.
Es conveniente que el informe se concluya en el campo de tal manera que los ajustes, correcciones, revisión y modificaciones que se realicen, se hagan mas rápidamente, con el auxilio de la documentación o registros a la mano.
El informe de Auditoría Operativa, se redactará en forma sencilla, para que el lector pueda entender su contenido y propósito en mayor indagación las personas que lo utili¬cen les permitirán una base sólida para tomar decisiones. (Gestión Gerencial).
2. Información acerca de la Entidad (empresa)
Nuestros informes a la empresa deben contener usualmente información general sobre asunto tales como: programa o actividad sobre la que se informa: creación y propósito, naturaleza y dimensión de la actividad y la organización y administración del informe.
a. Programa o Actividad
Si el informe trata sólo una parte de las actividades de un programa de una entidad, esta información debe por lo general referirse directamente a esa parte; si se refieren al Programa o área completa el informe debe indicar todo el aspecto auditado. En ambos casos sólo es necesario la in¬formación suficiente que posibilite al destinatario del informe y otros funciona¬rios que reciben copias del informe, comprendan fácilmente las observaciones específicas.
b. Creación Y propósito
Una breve información sobre la creación y propósito de una entidad o programa, ayuda a situar la escena para nuestras observaciones detalladas y es de particular interés y valor para aquellos lectores que no están muy familiarizados con la entidad y programa particular. Generalmente se necesitan sólo una oración o dos sobre la creación de una entidad o programa; por ejemplo, El Programa o Pacto, garantizado de préstamo para los trabajadores fue establecido conforme al Acta del 5 de febrero de 1979, suscrita an¬te el Ministerio de Trabajo.
La información sobre el propósito necesitará algunas veces ser mas largo, especialmente en los informes respecto a entidades, programas o empresas relativamente nuevas o técnicas; sin embargo debemos ser tan breves como sea posible.
c. Naturaleza y Tamaño
Nuestros informes deben incluir una breve descripción de la naturaleza y tamaño de la actividad que se discute, como antecedente de las observaciones que se informe.
d. Organización y Administración
La información sobre la organización y administración de la entidad debe enfatizar cualquier área que sea objeto y comentario o recomendaciones hechos posteriormente en el informe.
Cada informe debe incluir como anexo los nombres, cargos y períodos y servicios de los funcionarios principales de la empresa (entidad) responsable de las actividades discutidas. Los funcionarios enumerados deben estar en situación de dictar las políticas y/o sobre el nivel de la oficina o nivel comparable de la organización. A menos que no se persiga algún propósito especial, tales rela-ciones no se incluirán en otros informes.
e. Información sobre la Naturaleza de la Información.
La sección introductoria debe incluir cualquier información acerca del alcance y naturaleza del traba¬jo de auditoría realizado que sea necesario para comunicar con claridad las ob¬servaciones del informe, para situarlas en la perspectiva adecuada.
La información introductoria debe proporcionar normalmente:
– Una identificación del período cubierto por el examen.
– Una identificación de los lugares geográficos, específicos o áreas involucra-das. El objetivo principal aquí es identificar las observaciones individuales con los lugares involucrados en vez de indicar solamente el lugar donde vemos trabajado.
– Cualquier declaración compensatoria específica y/o general necesaria para evitar dar al lector una impresión menos favorable de la que los hechos pueden justificar.
– Cuando sea apropiado se puede hacer una referencia a cualquier otro informe que se haya emitido sobre el mismo asunto.
– Una breve descripción de los objetivos de nuestro trabajo con ambientes a considerar de las observaciones informadas.
– Una breve descripción del alcance del trabajo realizado cuando fuera necesario poner sobre alerta al lector en ciertos aspectos de nuestro trabajo tales como la extensión limitada del alcance de Auditoría, o para posibilitarle la rápida comprensión o aceptación de nuestras observaciones.
3. Declaraciones Generales Compensatorias
Es muy importante que trasmitamos a nuestros lectores la imagen más imparcial que podamos. Como durante el planeamiento y condición de nuestro trabajo de auditoria nosotros enfatizamos asuntos que necesitan atención, debemos hacer un esfuerzo consciente para mantener en nuestros informes un compás de equilibrio y perspectiva.
4. Observaciones y Conclusiones
A continuación de la información introductoria, a antecedentes, cada informe contendrá una o irías secciones o capítulos conteniendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estos rubros constituirán el mensaje principal que queremos comunicar a los lectores, razón para la elaboración del informe.
Lo enunciado capítulos, se refiere especialmente a las partes de nuestros informes en las que presentamos nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estas características se enumeran a continuación: Importancia, Utilidad y Oportunidad, Sustentación exacta y adecuada, Convencimiento, objetividad, Perspectiva claridad y Simplicidad Integridad, Tono Constructivo.
Para lograr estas características se requiere un alto grado de:
A. Discernimiento
B. Experiencia
C. Trabajo arduo
Durante el planeamiento y conducción de nuestras auditorías debemos enfatizar aquellos aspectos de las operaciones y actividades de la entidad, en las que parezca existir oportunidades de mejoras. Por lo tanto, nuestras observaciones se refirieren a menudos asuntos, tales como: Inefectividad, Ineficiencia, Desperdicio y lujo desmedido, Gastos impropios e incumplimiento de los dispositivos legales, reglamentos o propósitos de la entidad.
Esto no significa, Sin embargo, que solo informamos observaciones negativas. Al contrario, debemos dar apropiado reconocimiento a las observaciones favorables que se relacionan con la conducción de importantes programas y actividades de la entidad.
5. Características de una Observación
Es fundamental asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el mensaje con efectividad ha sido reunida y esta disponible para redactar el informe. Los análisis de las observaciones encontrados de acuerdo con las características discutidas posteriormente serán útiles en la organización y evaluación de la información antes de que terminemos la auditoría mientras redactarnos el información. Todas las observaciones deberán ser objetivas y basadas con hechos y respaldadas adecuadamente en papeles de trabajo. Los informes de auditoría presentarán solamente las observaciones significativas, la de menor importancia son enviadas en el transcurso del examen con el visto bueno del Jefe del equipo de auditoría al Jefe de la entidad auditada, por medio de un informe preliminar de observaciones y recomendaciones menores.
La redacción se efectuara en estilo corriente a fin de que su contenido sea comprendido por el lector, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada La redacción debe ser clara, concisa y fácil de seguir; es una técnica muy valiosa en la determinación de la proporción o frecuencia en que se suceden.
La importancia se juzga generalmente por el Efecto. Los efectos sean actuales o potenciales, se pueden exponer frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidad de producción o número de transacciones. Algunas veces los efectos tales como mal estado de ánimo, son intangibles pero no obstante importantes.
6. Presentación de las Observaciones
Un buen desarrollo de las observaciones de la auditoría, no sólo incluirán cada una de las características discutidas anteriormente sino que también serán redactados de modo que cada una sea claramente distinguible de las otras. El lector no debe tener dificultad para entender lo que hemos encontrado, (diagnosis) cual fue el efecto, porque sucedió y que es lo que pensamos se debe hacer al respecto (recomendación).
La minera en que presentarnos nuestras observaciones en nuestros informes variará necesariamente dependiendo éste de un número de factores que incluyen:
– El objetivo especifico del informe, por. ejemplo: informar o convencer.
– La complejidad del asunto
– Las comentarios preliminares o reacciones de las personas involucradas, por ejemplo: funcionarios de la entidad que estén familiarizados con el asunto o miembros de la entidad y otros que no estén muy familiarizados.
Deben evitarse los párrafos largos y complicados, así como las frases elegantes. Algunos términos técnicos necesariamente deben ser empleados, pero deberá hacerse un esfuerzo para utilizar lenguaje comercial en lugar de términos estrictamente contables. Los errores gramaticales las faltas de ortografía y las expresiones populares son inexcusables en documentos como el informe de auditoría. Las observaciones por regla general deberán seguir el orden de secuencia de presentación u orden en que se auditó a la entidad o área respectiva.
Las características de las observaciones son:
– Presentación de la condición (lo que es)
– Criterio (lo que debe ser)
– Efecto (diferencia entre lo que es y/o que debe ser)
– Causa (porque sucedió)
Comparación de la condición con el criterio
La mayoría de las observaciones de auditoría se originan de la comparación de lo que es condición con lo que debe ser criterio. Cuando identificamos una diferencia entre las dos, hemos efectuado el primer paso en el desarrollo de una observación negativa. Son útiles ejemplos de casos específicos para ilustrar el asunto y para convencer al lector de que existe un problema y se necesita una acción correctiva. El hecho de que no existe ninguna diferencia entre lo que es y lo que debe ser constituye una observación importante especialmente cuando el objetivo es evaluar e informar sobre la efectividad de un programa o actividad.
En la sección de las condiciones a informar así como de los criterios o normas a usar en la evaluación de esas condiciones, juegan un papel importante:
a. El conocimiento profesional
b. La experiencia
c. Antecedentes, y
d. Pericia profesional del equipo de auditoría.
Es importante reconocer, sin embargo, que asumimos una responsabilidad y obligación de convencer al lector de la validez y sentido común de los criterios que usamos.
7. Conclusiones
Las conclusiones constituyen el resumen de las observaciones sobre irregularidades, desviaciones o reparos y son el producto del criterio del auditor. Es el contenido mas importante del informe de auditoria.
La formulación de las conclusiones es basada en realidades de la situación y/o actividad examinada. Los papeles de trabajo, respaldan las conclusiones.
Las conclusiones pueden ser de dos clases:
– De carácter financiero, destinadas a divulgar aspectos cuantificables relacionados con el mando de los recursos financieros.
– De carácter operativo, son divulgaciones informativas que responden a las deficiencias generales no comprendidas en las primeras, debido principalmente a la falta de cuantificación Subjetivas.
EL INFORME U OPINION DE AUDITORIA
Todo examen de estados financieros tiene un resultado final, es decir culmina con un informe escrito. Este informe contiene la opinión profesional sobre los estados financieros examinados, llamado también dictamen de auditoría.
El informe más conocido es el llamado informe corto o standard, sobre el cual se tratará en forma muy amplia en el quinto título sobre El dictamen del Auditor.
En la concepción de la auditoría contemporánea, la opinión de un informe corto standard contiene ciertas frases y palabras precisadas, según el siguiente ordenamiento.
1) Opinión;
2) Presentación razonable;
3) Situación financiera y los resultados de sus operaciones;
4) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; y
5) Aplicados sobre bases consistentes.
Analizando un poco los enunciados, tendríamos lo siguiente:
La opinión: implica un juicio profesional. Como el Contador Público es un profesional, su opinión tiene ese mérito y por eso es respetada, adicionalmente porque se basa en un trabajo profesional realizado, que es el examen de los estados financieros.
El término «presentan razonablemente» connota equidad y exactitud de la situación financiera, demostrado en cifras.
La razonable exactitud de los datos financieros indica la exención del error significativo y material. No existe examen, por profundo que sea, que pueda precisar un concepto de absoluta exactitud de datos.
Por tanto, el auditor cuando opina que los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, está expresando que los estados presentan una situación financiera algo menos que absolutamente exacta.
De allí que comentábamos que la razonabilidad de los estados financieros, es la expresión de exención de errores materia¬les y no precisamente una opinión de absoluta exactitud.
El término «situación financiera» se refiere a las representaciones contenidas en el balance, y el término «resultado de las operaciones» es identificado como la cifra que establece la utilidad neta.
El término «Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados» se refiere a las guías de actuación que, como se ha definido, tienen aceptación y credibilidad y son prevalecientes para la preparación de la información financiera.
Y finalmente el término «Aplicadas sobre bases consistentes», se refiere a la llamada consistencia en la aplicación de principios de contabilidad; es decir que en la preparación de la información financiera se han observado los mismos principios, lo que determina estados financieros comparables.
El informe del auditor, la opinión o el dictamen de auditoría, es una credencial de la información financiera. Esa credencial tiene matices.
TIPOS DE OPINION
El examen de auditoria termina con una opinión, y ésta puede ser:
Una opinión sin salvedades.
Una opinión con salvedades; y
Una opinión negativa.
Para los efectos de introducción, se definen los tipos y las características de los dictámenes o informes comentados.
Opinión sin salvedades:
La opinión del auditor puede ser una opinión sin salvedades, conocida como limpia, que se amerita en el caso de que los estados financieros satisfagan las pruebas de auditoría y consecuentemente «presenten razonablemente la situación financiera de la empresa».
Opinión con salvedades:
El auditor deberá poner salvedades en el párrafo del alcance de su informe cuando se le impide el desarrollo de los procedimientos necesarios. Por ejemplo, cuando se le ha impedido circularizar a bancos, abogados, clientes o a cuentas por cobrar.
Opinión negativa:
Cuando las salvedades son tan importantes y tan materia¬les que afectan a la presentación de los estados financieros, el auditor deberá emitir una opinión negativa.
Por ejemplo, al haber advertido por un procedimiento subsecuente de auditoría, distinto al de la circularización, que las cuentas por cobrar son incobrables, y que no se ha efectuado la provisión por incobrabilidad, siendo que tal provisión es significativa y afecta a los resultados del ejercicio y a la situación patrimonial en forma material.
IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA AUDITADA
Desde que existen las empresas, se ha sentido la necesidad de establecer estados contables auditados para el control de la gestión y para informar a los propietarios (Actuales y potenciales de la firma, sobre la situación financiera y los resultados producidos por las operaciones realizadas en un período determinado.
Por otra parte, aparecen las necesidades del poder público, manifestadas en su interés social para fijar sus políticas económicas y fiscales de cumplimiento por parte de las respectivas entidades de sus funciones de regulación, vigilancia y fiscalización.
Paralelamente a esta utilización de los estados financiero de carácter.
Paralelamente a esta utilización de los estados financiero de carácter «interno» se lía desarrollado el concepto de una información «externa», destinada a aquellos llamados a participar en la financiación de la empresa, bien sea por aportes al capital social o por préstamos efectuados a fin de adquirir nuevos medios de producción o de incrementar los fondos del circulante.
Esta información se basa esencialmente, en la publicación de los estados financieros fundamentales: balance general, estado de resultados, estados de cambio en la situación financiera y las notas correspondientes.
La citada información tiene por objetivo principal permitir a los accionistas una evaluación de la calidad de la gestión en vista de los resultados obtenidos. Cada día se presta mayor interés a los estados financieros auditados para decidir si la rentabilidad presente potencial de los capitales invertidos justifica el mantener o incrementar la parte de la financiación de la empresa o si tales capitales deben ser vendidos para ser invertidos en mejores alternativas.
En resumen los estados financieros auditados tiene por objetivo entre otros, presentar la situación financiera y los resultados obtenidos por la empresa, con el fin de:
– Proporcionar la información necesaria para fomentar un mercado tipo bursátil;
– Permitir a los que utilizan la información, proyectar, comprar y evaluar la capacidad de generación de beneficios de la empresa, con el objeto de intervenir como inversionista en el mercado de valores;
– Proporcionar los elementos que permitan apreciar la amplitud del potencial de recursos puestos a su disposición a fin de lograr los objetivos de la empresa;
– Dar a los accionistas, acreedores o inversionistas las pruebas de el valor financiero de la empresa, permitiendo un interés y confianza en la entidad empresarial.
LA INFORMACION FINANCIERA AUDITADA Y EL MERCADO DE VALORES
En las economías modernas, que funcionan de acuerdo con las reglas del mercado libre, el mercado de capitales constituye uno de los mecanismos más importantes en el proceso del desarrollo económico.
Un mercado de valores eficiente, basado en la competividad de todos sus participantes y en la confianza del público inversionista, es un instrumento imprescindible para el desarrollo de una economía del mercado.
Dentro de este contexto, se reconoce que un desarrollo sólido del mercado de valores debe ser apoyado por la definición normativa que fundamente y mantenga la confianza de los inversionistas, elemento indispensable de un mercado dinámico y eficiente.
Este conocimiento posibilita la libre elección y la toma de decisiones en el mercado de confianza que otorga la información auditada de las empresas. La decisión de invertir, conservar o des¬hacerse de valores, depende de la confianza del público en la poten¬hacerse de valores, depende de la confianza del público en la potencialidad de la economía, así como en las perspectivas de utilidades y en el conocimiento de hechos relevantes que permitan anticipar tales beneficios; y esa decisión de invertir, conservar o deshacerse de valores se toma en base a información financiera transparente, confiable, es decir auditada. De allí la importancia de ese requisito.
En otros tiempos, los cuidados empresariales se dedicaban a su clientela, pero hoy ha de cuidarse de la clientela y de una masa de accionistas cuya anonimidad y transitoriedad se postula, se re renueva sin límite fijo. La rapidez del crecimiento y la amplitud, exigen un cúmulo de información que no tiene paralelo con las características de las empresas en el pasado y han creado la necesidad del especialista en análisis e interpretación de la marcha del mercado bursátil, quien orienta a los pequeños y medianos accionistas comúnmente incapacitados para descubrir las nuevas proyecciones del momento y que los enfrentan a resolver problemas realmente complejos y a seguir avanzando en un mundo de especialización complementario.
Ciertamente, muchos interesados se encuentran cada vez más alejados del conocimiento directo de las empresas y con menos recursos para obtener informes de primera mano, lo que ha hecho que la información financiera contable pública, vaya adquiriendo importancia creciente. M mismo tiempo, se exige que la información sea cada vez mayor en cantidad, más completa en sus detalles y análisis y más sistematizada en la conceptualización sobre la que se funda. Esto puede verse fácilmente en un rápido repaso de la evolución histórica de la información financiera. Hace algún tiempo, y de esto aún quedan huellas suficientes en la legislación mercantil, se consideraba que el balance general era el estado financiero único y suficiente para todos los efectos. Ahora, en mucho se ha alejado de esa concepción original y la información financiera es vasta. Sin embargo, la preocupación por una mayor y más completa información financiera contable, la exigencia práctica que se produzca y la producción misma, se ha presentado antes que la preocupación pública por las normas y parámetros dentro de lo que se produce esa información.
BIBLIOGRAFIA
• AUDITORIA
FUNDAMENTOS CON ENFOQUE MODERNO
FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA
PEDRO ANTONIO YARASCA RAMOS
• LA AUDITORIA OPERATIVA
DR. FERNANDO HERNANDEZ RODRIGUEZ
• AUDITORIA CONTEMPORANEA
JULIO PANEZ M.