Se debe realizar una evaluación preliminar para planificar los recursos necesarios que se deben aplicar, de acuerdo a la solicitud realizada de alcance de la tarea a realizar y cronograma para el desarrollo de la misma.
Una referencia para el comienzo del desarrollo de un auditoria forense puede ser una denuncia formal e informal, oral o escrita y que obliga la ejecución de tareas forenses para la futura actuación judicial como consecuencia de una probable futura demanda, o puede ser derivada por alguno de los ejecutivos de la organización en un comienzo debido al conocimiento o el resultado de una evaluación primaria del sistema de control interno de la organización.
LA PRUEBA
La prueba es la forma con la que han contado los funcionarios judiciales para reconocer derechos. El hombre ha tratado siempre de aplicar justicia, basado en las experiencias personales y en las tendencias ideológicas de la norma jurídica llamada a solucionar el problema suscitado.
Por tal motivo, la prueba penal y su apreciación es importante al interior del ¡proceso, porque es a través de esos elementos de juicio con los cuales se acredita 1 un hecho objeto de investigación. Sin probanza, en el caso del derecho penal, no se puede hablar de los elementos constitutivos de la conducta punible y, menos, aplicar cualquier esquema del delito; el funcionario judicial debe formar su convicción sobre los hechos demostrados, la cual tiene que ser allegada por el instructor, operador judicial y sujetos procesales, según el caso.
Cuando hablamos de “la prueba” lo que deseamos es recopilar los principios de derecho probatorio y analizarlos a la luz de lo dispuesto en la Constitución y en la Ley, especialmente según lo dispuesto en los códigos vigentes.
La incorporación y la evaluación de la prueba al proceso debe sujetarse en los siguientes principios:
• principio de la Necesidad de la Prueba.
• principio de la Eficacia Jurídica y de la Legalidad de la Prueba.
• principio de la Unidad de la Prueba.
• principio de Interés Público de la Función de la Prueba.
• principio de la Preclusión de la Prueba.
• principio de la Inmediación y de la Dirección del funcionario judicial en la Producción de la Prueba.
• principio de la Originalidad de la Prueba.
• principio de Concentración de la Prueba.
• principio de la Libertad de la Prueba.
• principio de Pertinencia, Idoneidad y Utilidad de la Prueba.
• principio de la Inmaculación de la Prueba.
• principio dé la Evaluación o apreciación de la Prueba.
• principio de la Comunidad xle la Prueba.
• principio de Interés Público de la Función de la Prueba.
• principio de la Lealtad y de Probidad o de Veracidad de la Prueba.
• principio de la Obtención Coactiva de los Medios Naturales de la Prueba.
La Prueba pericial:
La prueba, ha sido definida como: “todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición”. La certeza está en nosotros, la verdad en los hechos.
En la prueba pericial puede incluirse:
• Huellas dactilares.
• Pruebas de caligrafía.
• Videograbación con cámaras ocultas selladas, con programación de tiempo
y fecha.
• Audiograbación y verificación de voz.
• Rastreo de información en la memoria y archivos de las computadoras.
• Recuperación de datos “borrados” en el disco duro de las computadoras.
• Análisis de documentos.
Diferencias entre indicio, evidencia de auditoría, prueba, operación inusual, operación sospechosa, delito autónomo, conexo y extinción de dominio.
• Indicio: signo que permite presumir algo con fundamento cuestionable.
• Evidencia de auditoría: es la información obtenida por el auditor para llegar & una conclusión sobre la cual basa su opinión. La evidencia de auditoría comprenderá documentos fuente y registros. :,
• Prueba: forma con la que han contado los funcionarios judiciales para reconocer y atestiguar la verdad de un hecho.
• Operación inusual: se denominan operaciones inusuales aquellas cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares o especiales, se salen de los parámetros de normalidad establecidos dentro del segmento de mercado en el cual se halle ubicado.
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los funcionarios tengan presente, además del monto y de la frecuencia de las transacciones, las señales de alerta identificadas para cada negocio, al igual que conozcan los parámetros del segmento de mercado en el cual se mantiene el cliente.
Cuando se detecten operaciones inusuales, éstas se deben informar, debidamente soportadas (anexas copia de los documentos inherentes a la misma), al área de control.
• Operación sospechosa: es aquella apreciación fundada en conjeturas, en apariencias o avisos de verdad, que determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y analiza la información, haciendo que desconfíe, dude o recele de una persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la ley no determine criterio en función de los cuales se puede apreciar el carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las normas de máxima experiencia de hecho.
• Delito autónomo: hecho que quebranta la ley y que para ser sancionado se trata de manera independiente.
• Delito conexo: conjunto de delitos relacionados que para su sanción requieren depender uno del otro.
• Extinción de dominio: expropiación del derecho de dominio por parte del Estado, a tenedores de bienes y dinero procedentes de fuentes que la ley considera ilícitas.
Conversión de la evidencia en prueba
Las evidencias se convienen en pruebas legales para acusación si cumplen con los siguientes requerimientos de ley:
• Ordenadas por un juez competente para investigar y recopilar evidencias.
• Obtenidas bajo un sistema técnico de investigación y planificación.
• No haber cometido errores o mala práctica por negligencia o inexperiencia.
• No deben ser recopiladas en forma tendenciosa o maliciosa para incriminar a alguien.
• No debe obtenerse evidencia por un solo investigado.
• Documentar ampliamente paso a paso los diferentes procedimientos.
o Fecha, hora y lugar
o Nombre de los investigadores
o Relación de las evidencias y declaraciones juradas.
Cualquier falla en el proceso de recopilación y obtención de evidencias puede anular la investigación y las evidencias pueden ser descartadas por la fiscalía, el juez o la defensa que puede interponer una contra demanda o pedir la anulación del juicio.
Los investigadores privados en el mundo de los negocios son los auditores forenses, los que utilizan herramientas investigativas para conducir la búsqueda a través de los ingresos y cuentas corrientes de las compañías o individuos. Su habilidad va estar basada en responder inmediatamente y comunicar de manera clara y concisa la información financiera ante la Corte. Ellos están preparados para mirar a través de los números y determinar la situación real de los negocios.
El Auditor Forense analiza, interpreta, recopila y presenta complejas finanzas y los flujos de manera que sean entendibles, como correctamente sustentados con el fin ulterior de asistir a la justicia en los aspectos contables.
El Contador, pues, en su capacidad de auditor forense con su experiencia cumple está función de localizar y aportar estas pruebas documentales a los distintos procesos judiciales ya sean éstos de carácter civil, penal, de familia, comercial, fiscal, laboral, etc, es decir, todas las ramas del derecho.
RESPONSABILIDADES Y RIESGOS DEL AUDITOR FORENSE
Dada la naturaleza de la Auditoría Forense que desarrolla su trabajo en estrecho vínculo con la justicia es importante distinguir el tipo de compromiso que el auditor debe asumir. Por ejemplo: Una disputa es un conflicto entre partes que puede establecerse en la corte, fuera de ella o puede llevarse a una acción judicial. Una disputa judicial es un conflicto potencial entre las partes que incluye la sospecha del ilícito o actividad ilegal que si se materializa puede establecerse fuera de la corte o puede llevarse a los procedimientos judiciales.
Una acción legal es un procedimiento judicial instituido para reajustar un mal (acción civil) o para buscar el castigo por una ofensa delictiva (acción penal).
Por otro lado, varios son los involucrados en el trabajo del auditor forense, así tenemos:
• Individuos o las organizaciones involucradas directamente en las disputas reales o la acción legal.
• La parte que hace las alegaciones o que tiene las sospechas, quien debe demostrar que se cometió un hecho doloso o de haber sufrido una pérdida.
• La parte contra quien se hace las alegaciones o se tienen las sospechas, quien debe defenderse contra las alegaciones o sospechas.
• Abogados y el mediador o la corte responsable de establecer la disputa o juzgar la acción legal.
Como hemos visto por el grado de compromiso envuelto entre las partes involucradas, la conclusión y el consejo que el auditor forense suministre producirá un impacto determinante en el resultado de una disputa o acción legal, por lo tanto el auditor forense debe ser conciente de esta responsabilidad al aceptar un compromiso de este tipo.
El auditor forense normalmente desarrolla su trabajo en un ambiente emocionalmente cargado y conflictivo por lo tanto debe tener en cuenta este ambiente particular y debe tratar siempre a las partes involucradas con el respeto y dignidad correspondientes.
Antes de aceptar un compromiso de Auditoría Forense, el auditor debe asegurarse de estar libre de cualquier conflicto de intereses que podrían dañar su juicio y objetividad. Asimismo, debe determinar si posee el conocimiento necesario para el campo de especialización relacionado al compromiso y si posee la experiencia suficiente para desarrollar este tipo de trabajo.
Por otro lado, debe asegurarse de tener un claro entendimiento del objetivo del compromiso y si las condiciones del mismo son aceptables, caso contrario si existen reservas sobre la buena fe del cliente o la racionalidad de las demandas debe considerarse la posibilidad de declinar el compromiso.
El acuerdo de compromiso entre el auditor forense y el cliente debe fijarse por escrito, debe ser redactado cuidadosamente, pues pudiera utilizarse en la corte y podría ser usado en su contra exponiéndolo de esta manera a una posición de riesgo que podría minar su credibilidad.
Al realizar su trabajo el auditor forense nunca debe pensar que las técnicas forenses reemplazarán a las normas, reglas o prácticas relacionadas a su especialización, por lo tanto nunca debe dejar de aplicar los conocimientos relacionados a su especialidad tales como contabilidad, finanzas, aseguramiento y control, y apoyar su análisis en la legislación pertinente.
Dada la implicancia que tendrá el trabajo del auditor forense, la planificación de su auditoría debe ser continuamente ajustada a los cambios en los compromisos asumidos, así como a los nuevos hechos que surjan. Estos cambios en la naturaleza y dirección del trabajo deben ser comunicados inmediatamente a las personas que participan en el trabajo.
Otro aspecto importante es la conclusión que emitirá el auditor forense, el mismo que debe apoyarse en evidencias apropiadas y suficientes como son las notas de las entrevistas, declaraciones dadas por escrito, pistas, análisis y documentos de apoyo que sean admisibles por Ley.
Para concluir debemos señalar que el auditor forense debe documentar adecuadamente la evidencia de su trabajo; es decir, sus papeles de trabajo que explican los métodos usados, análisis efectuado, los hechos básicos, los datos coleccionados, las asunciones aceptadas, conclusión formulada y la evidencia recaudada que apoya su conclusión.
EL PERFIL DEL AUDITOR FORENSE
En adición a los conocimientos de contabilidad y auditoría habituales, para la formación del auditor forense se debe incluir aspectos de investigación legal y formación jurídica, con énfasis en la recolección de pruebas y evidencias.
El auditor forense debe tener amplios conocimientos en el campo a auditar. Los principios y las disposiciones legales vigentes, las normas internacionales de auditoría, técnicas y procedimientos de auditoría a emplearse y experiencia en la realización de estas labores. El auditor debe estar altamente calificado para manejar la información y las técnicas de análisis y revisar el proceso de control designado por la administración.
Asimismo, entre las principales competencias para asumir el compromiso de una auditoría forense, tenemos:
• Ser perspicaz,
• Conocimiento de Psicología,
• Una mentalidad investigadora,
• Mucha auto motivación,
• rabajo bajo presión,
• Mente creativa,
• Habilidades de comunicación y persuasión,
• Habilidad de comunicar en las condiciones de ley,
• Habilidades de mediación y negociación,
• Habilidades analíticas,
• Creatividad para poder adaptarse a las nuevas situaciones,
• Experiencia en el campo de la auditoría.
Actualmente, para la formación de los auditores forenses no existen programas de tipo universitario, dado de que la formación básica es la de Contador Público. Sin embargo, en los Estados Unidos de Norteamérica existen programas de entrenamiento y conferencias organizadas por el Institute of Internal Auditors, la Nacional Asociación of Certified Fraud Examiners, y la National Associations of Accountants, con un marcado sello de tipo profesional.
Según un estudioso de la Auditoría Forense, Bologna. J. and R. Lindquist (1995) señala que la formación de un auditor forense debe cubrir por lo menos, además de la carrera de Contador Público las siguientes áreas; legal, auditoría, organizacional, investigativa y de administración de riesgos, como mínimo. La mayoría de temas que tratan esta áreas son las relacionadas al fraude, controles, sistemas de prevención, irregularidades, características psicosociales de los ladrones y desfalcadores, tipos de robo, desfalco, etc.
Aplicación de las leyes de la naturaleza a las leyes de los hombres.
Interpretación de evidencia y hechos en los casos Legales
– La auditoria forense es el uso de técnicas de investigación, integradas con la contabilidad y con habilidades de negocio, para brindar información y opiniones, como evidencia en la corte.
– El análisis resultante puede usarse en las cortes, así como, para la discusión, el debate y, finalmente, por resolver las disputas.
a. Objetivos
• Identificar al presunto responsable del hecho calificado como irregular.
• Determinar la forma o método utilizado por el delincuente para cometer el hecho delictivo.
• Cuantificar el daño patrimonial sufrido por la víctima.
? Exponer al asunto a las autoridades administrativas y judiciales competentes, para que se procedan a verificar la verdad real de los hechos y aplicar las sanciones que correspondan.
b. Características
1. Comunicación
– Se pueden requerir diferentes formas de comunicación, variando de un consejo oral a un informe formal.
– A menudo se pide una conclusión que consiste en comunicar los resultados de la investigación y del trabajo de auditor forense y, si aplica, la opinión del auditor investigador forense en los problemas examinados.
2. Areas
– Apoyo a los procesos de Litigación ( Perito)
– Investigación (Auditor).
c. Campos de Acción
La cuantificación de pérdida financiera, aportando las pruebas necesarias para ser utilizadas en los tribunales en cada caso.
– Disputas entre accionistas o compañeros.
– Incumplimientos de contratos.
– Irregularidades e infracciones.
– Demandas de Seguros.
– Disputas Matrimoniales, las separaciones, los divorcios.
– Herencias.
Cuantificación de Pérdida Financiera.
a. Campos de Acción:
Determina los móviles, los culpables y aportando las pruebas para el juzgamiento de los involucrados en:
– Fraude.
– Falsificación.
– Lavado de Dinero.
– Otros actos ilegales.
La investigación Financiera
a. Campos de acción:
La práctica profesional, investigando y determinado, por ejemplo:
Negligencia profesional relacionada con: Auditoría, Contabilidad y Ética.
Cualidades:
Los auditores forenses tienen algunas cualidades poco usuales. Tienen habilidad en las técnicas de interrogatorio obtenidas de tratar con “fuentes” e “informantes”, asimismo saben escuchar lo que se está diciendo, cuándo deben cambiar el tema, cómo desarrollar lo que la persona quiere contar. Es por ello que, el profesional adecuado debe tener las siguientes cualidades:
– Una mentalidad investigadora.
– Una comprensión de motivación;
– Habilidades de comunicación, persuasión y una habilidad de comunicar en las condiciones de ley;
– Habilidades de mediación y negociación;
– Habilidades analíticas;
– Creatividad para poder adaptarse a las nuevas situaciones.