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MODALIDADES DE FRAUDE CON TARJETAS DE CRÉDITO :

Los delitos financieros, que generalmente se incrementan en las épocas de vacaciones, tienen varias modalidades, las cuales se explican a continuación y que es necesario analizar, especialmente con la utilización de tarjetas de crédito.

-Aumento fraudulento de cupos.- En primer lugar, está el aumento de los cupos de tarjetas de crédito para luego hacer retiro mediante efectivo en cajeros o compras. Posteriormente vuelven a modificar los cupos como estaban anteriormente, como operaciones ficticias que afectan directamente a la empresa, pues aparentemente entra pero no existen las arcas de la entidad.

Esta modalidad se ha preferido en los últimos meses, pues debe haber una persona dentro de la entidad para poder hacer la transacción con la cuenta ficticia, quien por esta operación recibe un importante porcentaje de comisión.

También se crean programas ficticios dentro de un programa de información, desde donde se hacen desvíos “puede ser los centavos, pesos” o sacan de una cuenta diaria y la desvían a alguna cuenta-objetivo determinada para tal ilícito.

Aunque no se conoce con exactitud el número de casos de ilícitos realizados a través de los sistemas electrónicos, los Organismos de investigación, han detectado diversos casos que involucran bandas organizadas alrededor del ilícito.

El modus operandi de los delincuentes consiste en aumentar exageradamente el cupo de tarjeta de crédito, a través de modificación de registro de la tarjeta en el sistema de cómputo.

Posteriormente se presentan avances en efectivo por cajero automático, hasta terminar por completo la cantidad asignada ilícitamente, para luego entrar nuevamente al sistema en donde realizan los pagos de los avances y bajar el cupo como se encontraba inicialmente.

Los delitos operan gracias a la colaboración de funcionarios, exfuncionarios en asocio con algunos tarjetahabientes, que prestaban sus cuentas para ser colmadas luego de la transacción del dinero por parte de la entidad.

A partir de esta experiencia las entidades financieras han comenzado as reportar sospechas por fraudes que involucran personal de la misma entidad.

-Clonación de tarjetas.- Se han creado mecanismos para robar la información contenida en la banda magnética, la cual inmediatamente pasa por el datáfono desde el mismo sistema se sabe todo el contenido de la banda magnética, luego es quemada en otra banda, o hacen un montaje de prepago para servicio telefónico celular.

Después en los lugares de fachada pasan la tarjeta por montos considerables que tengan un cupo elevado para así copiar la información. Hacen una plaqueta sobre la información de la tarjeta y después el voucher prepago lo pasan varias veces por ese lado, quedando como si la persona hubiera hecho la transacción.

-Tarjeta caliente.- Es aquella que utilizan los delincuentes antes que el Tarjetahabiente mismo llame a la entidad para pedir que la bloqueen por pérdida o robo. Este tipo de fraude es muy común, especialmente en supermercados y oficinas.

-Tarjeta alterada.- Son fraudes que se cometen con tarjetas plásticas cuya información se ha modificado total o parcialmente. Los delincuentes toman la tarjeta, construyen una cédula falsa y le cambian el número. Ellos conocen y calculan el dígito de chequeo y todo este tipo de cosas, consiguen números válidos de personas influyentes que tienen bastante cupo, cambian el nombre y empiezan a utilizarlas.

-Falsificación integral de la tarjeta.- En esta clase de fraude los delincuentes pintan un plástico, se sobreponen toda la información y crean una tarjeta con datos verdaderos, con una alta probabilidad de que en el comercio la reciben como una tarjeta original.

-Plástico falsificado.- Algunos delincuentes hacen falsificaciones bastante malas : hologramas desprendidos, logotipos incompletos, microtextos que no aparecen. Sin embargo muchas de estas tarjetas pasan en el comercio.

-Comprobantes previamente elaborados.- Otro nombre que se le da a esta modalidad de fraude es el de comprobantes falsos o lavado de comprobantes. En ella se imprimen los comprobantes con elementos diferentes de la misma tarjeta, se distribuyen en comercios debidamente autorizados y pasan como auténticos. Por desgracia, algunos comerciantes se prestan para realizar la transacción fraudulenta : “el delincuente se presenta con un comprobante falso diligenciado por US$1000, mientras que el comerciante desde su casa pide la autorización, y acto seguido le da al antisocial el 60% del dinero.”

-Falsificación de la banda magnética.- Este es el flagelo del siglo XXI. Se obtiene la información de una tarjeta, se graba y luego la puede leer un datáfono.

NOTA : Las empresas fabricantes de máquinas realzadoras, que son las que graban la banda magnética, únicamente pueden venderlas a entidades y no a personas naturales. Además, el nombre de la entidad compradora queda registrado en un banco de datos.
Naturalmente, puede ocurrir que una máquina se pierda o que se la roben en un atraco a una entidad, pero control si hay bastante ; se hacen revisiones por parte de personas del exterior, incluso por el United States Secret Service, que tiene como función investigar fraudes financieros.

-Fraudes con telemercadeo.- Este es un fraude muy común El delincuente llama a una de las muchas empresas de telemercadeo y hace el pedido de un artículo con cargo a la tarjeta de crédito. Toda la información que solicitan es verdadera, incluso los sitios de recepción de la mercancía.
Este delito se combate haciendo firmar contratos especiales a los comerciantes, en los que se responsabilicen por los fraudes que ocurran en dicha modalidad. En los países latinoamericanos se ha disminuido este sistema, las entidades financieras se han preocupado por tener claridad en los contratos con estas empresas, mientras que en Estados Unidos y Europa, el porcentaje de fraude es bastante alto.

-Uso indebido de la tarjeta.- Este es un fraude muy común, que no sucede solamente en puntos de pago, sino también en cajeros automáticos ; las entidades financieras reciben una infinidad de reclamos en los que el cliente aduce que lo atracaron, que se le perdió la clave, que probablemente el empleado que trabajaba hace seis meses con él le sustrajo las tarjetas y niega las transacciones. Incluso hubo un caso en que la novia del cliente era la que le sustraía la tarjeta para ir a gastar en otro sitio y con un suplente.

Además existen prácticas negligentes de los mismos usuarios que imprudentemente escriben el código de acceso, por ejemplo, en la misma tarjeta plástica para no olvidar el número, facilitando el fraude ante una posible pérdida, atraco o paseo millonario.

-Suplantación de la razón social.- (falsificación de placa). Hace referencia al fraude realizado suplantando al establecimiento afiliado, mediante la impresión en comprobantes de venta de la placa real o falsificada, solicitando por lo general la apertura de una nueva cuenta con documentación falsa y consignando en ésta comprobante fraudulentos.

Esta clase de fraude está de moda. Hay delincuentes que crean comercios con el nombre de otros muy conocidos, pero para que esta suplantación tenga éxito se necesita la participación de un funcionario bancario. “Hace unos años en la capital de la república se afilió un comercio que se llamaba San José Royal, y su gerente general esperó dos horas al gerente de la oficina de la zona industrial para que lo atendiera. Creo que el gerente de Coca-Cola no le hace antesala a nadie : son los presidentes de los Bancos los que van a visitarlo para que les dé la cuenta. Ingenuamente el gerente le abrió la cuenta a nombre de un San José Royal suplantado, con documentos falsos ; la pérdida fue hace cuatro años de US$500M”.

Adicionalmente, en algunos países las cédulas de Ciudadanía son muy fáciles de falsificar, aspecto que les ocasiona bastante problemas a las entidades bancarias y al comercio en general. Por eso se recomienda tener centrales de información y métodos de medición del crédito y de análisis del riesgo bien claros, con el objeto de reducir al mínimo este delito.

-Autoría del Tarjetahabiente.- Ocurre cuando el tarjetahabiente, personalmente o a través de terceros , utiliza o facilita su tarjeta en transacciones que posteriormente rechazará.

-Tarjeta expedida con datos falsos.- Se utilizan tarjetas legítimamente elaboradas por el banco, pero las entidades reciben documentación falsa. El delincuente abre una cuenta con datos y nombres falsos y el banco, por fallas de análisis de crédito y de la documentación, le expide la tarjeta.

-Carteles de fiadores prefabricados.- Esta modalidad de fraude tiene en alerta a los bancos, especialmente quienes se confían en confirmaciones telefónicas y no verifican mediante inspección física a los codeudores.

-Cédula falsa.- Este es un problema que se presenta constantemente en el sector bancario, tanto por fallas en la revisión de información y falta de entrenamiento adecuado por parte de los empleados que cumplen estas tareas, como por la vulnerabilidad que ofrecen Organismos del Estado.

-Retiros por cajero automático fraudulento.- Sucede en algunos casos cuando empleados de la institución pueden conocer el NIP del cliente y tienen acceso al plástico de manera simultánea.

-Suplantación del tarjeta-habiente en el proceso de entrega.- El delincuente se da cuenta de que cierto cliente pidió una tarjeta y seguramente por influencias le otorgaron un cupo alto ; entonces, en unión con el empleado del banco, presenta una cédula falsa y reclama la tarjeta, pero el cliente real nunca la recibe.

-Solicitud de una tarjeta con información falsa.- En esta clase de solicitudes muchas personas escriben datos que no corresponden a la realidad. Por esta razón los funcionarios del Centro de Información de cada entidad deben realizar su labor de mejor manera posible, so pena de verse involucrados en delitos, tales como el fraude consentido.

-Cambio de tarjeta, por una robada o bloqueada.- La confianza del usuario al permitir un fácil acceso a su tarjeta, facilita a los delincuentes que ésta sea reemplazada por un plástico robado sin que se percate del hecho, posteriormente y por lo general después de un fraude se observa que la tarjeta que porta el usuario no corresponde a su identidad.

-Doble Facturación.- Fraude muy común en Brasil, Colombia y en Centroamérica. La persona paga la cuenta de un restaurante o un bar con tarjeta de crédito, pero el mesero pasa la tarjeta dos o tres veces, y luego trata de imitar la firma del cliente en los otros dos recibos.

La doble facturación es un tipo de fraude que va a crear bastantes problemas porque en el se manipulan, se modifican datos ; si no hay estrategias de manejo de la informática, el sector va a tener enormes pérdidas no solamente con tarjetas de crédito, sino en la operación bancaria y en la parte relacionada con el manejo de la información en las Instituciones Financieras.

-Tarjeta gemela.- Es aquella tarjeta exactamente igual a otra que ha sido emitida legítimamente por una entidad, teniendo, en consecuencia, las mismas características en materia de seguridad, calidad e información, incluidos los datos procesados en la banda magnética. Esta modalidad es difícil de detectar, excepto cuando se recupera el plástico utilizado para el fraude y puede corresponder a procesos de doble emisión en la misma entidad, por actividad dolosa de funcionarios que tienen que ver con esta etapa del proceso.

Hay empleados que, en sus centros de realce, hacen una tarjeta para el banco y otra para ellos, por lo que los datos son auténticos y absolutamente iguales. La cédula de Ciudadanía no es un problema, pues hay delincuentes que por mínimo dinero solucionan tal inconveniente ; esta modalidad es difícil de prevenir : solo teniendo cámaras en los centros de realce o cuando se captura la tarjeta se puede detectar el fraude.

-Fraude en la devolución de tarjetas entregadas por el cliente.- La devolución de la tarjeta de crédito por parte de un usuario, requiere de controles eficientes para minimizar fraudes, se dan casos en los cuales no se anulan los plásticos, ni se presenta la evidencia de devolución y posteriormente aparecen cargos fraudulentos ejecutados por funcionarios internos generalmente.

-Fuga de información general.- Este es otro delito que va unido al fraude electrónico, al fraude de banda magnética y a la fuga de información. Como primera medida se contacta a un empleado que tenga facilidad de entregar 50 o 55 números de tarjeta cada viernes a un delincuente. Naturalmente, la entidad financiera va sufrir pérdidas bastantes grandes.

-Empresas de fachada.- Funcionan como entidades legales que actúan adulterando su contabilidad para justificar el incremento de operaciones, especialmente ventas ficticias con tarjetas de crédito para luego lavar el dinero por dicha compra.

-Empresas ficticias.- Consideradas como compañías de papel que aunque están registradas en la Cámara de Comercio, no poseen instalaciones físicas y nunca desarrollan su objeto social. Sin embargo en ellas se generan operaciones con tarjetas de crédito robadas o para la obtención de efectivo cuyo costo se convierte en usura.

-Colusión y funcionarios infieles.- Se identifican diferentes ilícitos por parte de los empleados, quienes vulneran los controles para activar tarjetas y usarlas antes de entregarlas al verdadero usuario.

-Lavado de dinero mediante el uso de tarjeta de crédito.- Hace poco un cliente, con visa de residente en Estados Unidos, llegó a pedir US$30, US$40 y US$50 con tres tarjetas de crédito americanas. La primera se la negaron, pero las otras dos se las aprobaron. Al preguntar posteriormente con quien vivía y dónde trabajaba, contestó que él no pretendía llevarse el dinero, sino constituir unos CDT con esos avances. Sin embargo, poco después resultó preso por narcotráfico ; ese es un típico caso de lavado de activos que cierra su ciclo cuando se normaliza el cupo, con pagos hechos por el usuario, producto de operaciones ilícitas.

NOTA :El dueño de la información es el banco emisor del plástico, pues es el que tiene la responsabilidad de administrar la información del cliente; en el caso de que algo anormal ocurra el banco deberá responder, por cuanto al momento de la vinculación tuvo que haber realizado una profunda investigación comercial de sus clientes.
-Fraude electrónico.- Hace referencia a la manipulación o alteración que pueden realizar una o varias personas al software de una entidad con el fin de copiar, activar, reactivar, modificar, suprimir, adicionar, etc., información relacionada con tarjetas de crédito.

-Fraude en operaciones de comercio electrónico en la red.- En la era de comercio electrónico, las facturas, los cheques y las órdenes de compra tienen los días contados y, seguramente, tenderán a desaparecer, por lo menos, en papel impreso, en los próximos años. Esto, debido al auge que ha tenido el Internet para la realización de negocios. Así, la papelería en general será reemplazada por medios electrónicos más dinámicos como el correo electrónico y las páginas Web.

Los impresos serán reemplazados por documentos electrónicos que estarán respaldados por firmas digitales y entidades certificadoras especializadas que minimizan el riesgo de operaciones con dinero plástico.

Además, todos los negocios que se realicen exclusivamente en la electrónica, también estarán respaldados por una legislación que asegure y garantice la legitimidad y veracidad de cualquier operación realizada, principalmente, por Internet. Con esto, se podrá hacer un negocio absolutamente virtual, sin necesidad de imprimir un solo texto.

El 64% de los usuarios de internet en América Latina creen que la red no es segura (una estadística poco alentadora para quien esté apostando al negocio de ventas en línea). El reto es generar confianza en el uso del e-commerce (según el reporte de Júpiter communications/1999).

En internet se presentarán grandes oportunidades económicas en los próximos años. La penetración de internet está creciendo rápidamente en toda América Latina y para nadie es un secreto que muchos negocios del futuro se darán en línea.

Comercio electrónico es la palabra clave. Realizar transacciones vía internet es la obsesión de la mayoría de las empresas para volver más eficientes sus relaciones con proveedores, clientes corporativos y consumidores finales. La venta de libros, música, software, computadores, y muchos artículos más está cambiando por causa del fenómeno que se llama e-commerce.

No obstante, en AL apenas han empezado a desarrollarse por las barreras culturales que aún existen, la penetración de la red y el nivel de ingreso de las familias que, además de no ser muy alto en el contexto mundial, se ha deteriorado aceleradamente en los últimos dos años.

Pero el desarrollo del comercio electrónico en AL es solo cuestión de tiempo y en la nueva economía de internet, ese recurso es realmente escaso.

Muchas empresas ya empezaron a moverse en el comercio electrónico : entidades financieras y de todos los sectores ya iniciaron sus estrategias.

Todo como respuesta a un profundo cambio en la cultura de los negocios. Internet dejó de ser un gran libro lleno de enlaces, imágenes e información estática para convertirse en un medio de convergencia cultural, centro de ocio interactivo, comercio electrónico, y transacciones comerciales. Se estima que internet generó ingresos de US$301.400 millones y 1.2 millones de empleos en 1998 en el mundo, de acuerdo con un estudio del Centro de Investigación en Comercio Electrónico de la Universidad de Texas. Según International Data Corporation (IDC), los ingresos del e-commerce en América Latina podrían superar los US$8.000 millones en el 2003.

La seguridad : Aunque el comercio electrónico por internet es una gran alternativa, muchos usuarios se muestran reacios a realizar transacciones debido a los riesgos de seguridad en una red abierta y pública en la cual los usuarios deben enviar sus números de tarjetas de crédito, datos financieros e información personal. Una estadística poco alentadora para las empresas que están apostando al negocio de ventas en línea.

En la actualidad, se han desarrollado mecanismos para ofrecer seguridad en internet, como los protocolos de seguridad SSL (Secure Sockets Layer) y SET (Secure Electronic Transactions), Certificados Digitales y Firmas Digitales. Además, muchas compañías están aplicando políticas de seguridad y confidencialidad de información que permitan garantizar un alto grado de confianza a sus clientes.

Entonces, ¿Cuál es el problema de realizar transacciones y pagos en la red ? En primer lugar, son pocos los países que han implementado la tecnología SET. Esto se debe a la dificultad de convencer y poner de acuerdo a todos los entes que participan en el proceso : comercio, bancos, entidades de certificación y terceras compañías que realizan procesos específicos (podrían ser los mismos bancos) que aseguran que los comerciantes y clientes son entes certificados y reconocidos.

¿Los métodos actuales para comercio electrónico ofrecen 100% de seguridad ? No, pero un sistema SSL bien utilizado puede ser bastante seguro. Pero, ¿algún sistema garantiza plena seguridad ? Una carta puede ser interceptada, un mensajero atracado en la calle ; una persona despojada de su dinero en un cajero automático… Así mismo, ante las barreras culturales de desconfianza, inseguridad e incluso ignorancia en el tema, la solución es conocer los procedimientos y recomendaciones para realizar una transacción segura en la red. Además, las compañías que ofrecen servicio de e-commerce y las entidades financieras deben consolidar soluciones seguras de comercio electrónico y crear una cultura de confianza que permita rápida expansión de estos servicios.

Otros factores de seguridad. Hasta el más sofisticado esquema de seguridad es vulnerable, ya que todos ellos se diseñan para permitir el acceso a personas dentro de las compañías (ingenieros, programadores, administradores de red y demás). Barry Collin, socio investigador en el Instituto de Seguridad e Inteligencia de la Universidad de Stanford, dice : “debemos separar amigos de enemigos… el problema es que el hombre puede romper cualquier cerradura que el hombre haya creado”.

Las tecnologías actuales no pueden cubrir requerimientos muy importantes de seguridad, como el de la violación a los derechos de propiedad intelectual, extorsión, difamación escrita, infidelidad de empleados, fraude… ¿Qué reglamentación se aplica en internet ? ¿Hay límites geográficos ? Algunos países ya iniciaron la aprobación de una ley de comercio electrónico, lo que representa una ventaja competitiva, pero estas leyes no se aplican en los más de 200 países que conforman internet. SafeOn-Line, una empresa británica, dio un paso importante para responder a las necesidades e inquietudes de las empresas que ya están trabajando en internet al ofrecer una variedad de pólizas de seguros que permitirán a las empresas manejar en forma efectiva los riesgos asociados con internet. Entre los cubrimientos que ofrecen las pólizas están protección contra difamación, extorsión, fraude, transmisión de virus, daños al web site por parte de terceros, deshonestidad e infidelidad de empleados, protección para el consumidor y el vendedor en el uso de tarjetas de crédito, en e-commerce, protección contra hackers.

El progreso del e-commerce dependerá de inversiones en tecnología y alianzas entre los empresarios del comercio y las entidades financieras. Los acuerdos entre estos dos agentes para implementar sistemas de comercio seguros serán la clave en el futuro. El SSI o SET funcionarán si entidades financieras y empresarios fijan una agenda común para el desarrollo de autopistas de comercio y centros comerciales virtuales, que seguramente crearán riqueza.

Los grandes avances tecnológicos acuden hoy en día a las seguridades Biométricas, la que proporciona sistemas novedosos, que revolucionan toda la concepción que se tiene sobre seguridad, y que consisten en máquinas computarizadas que pueden reconocer las características personales que un simple control no logrará. Ese reconocimiento puede estar en las huellas digitales, la disposición de los vasos sanguíneos en la retina del ojo, patrones de voz, y hasta el ritmo con que se escribe a máquina.

Estos mecanismos biométricos tienen sensores especiales que reciben las características, las convierten en un código digital y las comparan con los datos memorizados para lograr una total correspondencia entre los datos así contenidos y la persona a quien se presume le pertenecen esas determinadas características. La infalibilidad realmente hace atractivo este tipo de sistemas, ya que, no son susceptibles de ningún tipo de copia, alteración o robo. Más de veinte compañías norteamericanas están trabajando en la producción de este tipo de sistemas o que se utilizan prácticamente, por su excesivo costo, en sistemas de defensa nacional, bancos, plantas nucleares y laboratorios. Pero además son propios para incorporar a los sistemas de cajeros automáticos para verificar que la persona que los está utilizando sea evidentemente la autorizada.

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CICLOS TRANSACCIONALES EN EL CONTROL INTERNO

ENFOQUE DE AUDITORIA PARA LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO
Introducción
Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría:
Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:
1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.
2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.
4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.
5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.
6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.
Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria.
Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos. A continuación se relacionan las funciones, asientos contables y documentos típicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar según la clase de empresa.
El análisis de los ciclos para la evaluación del control interno que se incluye a continuación es un resumen elaborado a partir de los ciclos incluidos en las Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
CICLO DE INGRESOS
Introducción
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.
Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones típicas
Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser:
– Otorgamiento de crédito.
– Toma de pedidos.
– Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.
– Facturación.
– contabilización de comisiones.
– Contabilización de garantías.
– Cuentas por cobrar.
– Cobranza.
– Ingreso del efectivo.
– Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
– Determinación del costo de ventas.
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
– Ventas.
– Costo de ventas.
– Ingresos de caja.
– Devoluciones y rebajas sobre ventas.
– Descuentos por pronto pago.
– Provisiones para cuentas de cobro dudoso
– Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
– Gastos de comisiones.
– Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.
– Provisiones para gastos de garantía.

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:
– Pedidos de clientes.
– Ordenes de venta y embarque.
– Conocimientos de embarque.
– Facturas de venta.
– Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.
– Avisos de remesas de clientes.
– Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones;
b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
– Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.
– Catálogos de productos y listados o archivos de precios.
Bases dinámicas
– Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.
– Auxiliares de clientes.
– Estadísticas de ventas.
– Diarios de ventas.
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
– Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería.
– Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción.
– Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable)que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
Objetivos
Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 20 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
– De autorización.
– De procesamiento y clasificación de transacciones
– De verificación y evaluación.
– De salvaguarda física.

a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
2. El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
6. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.
7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.
8. Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.
9. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.
10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.
11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
13. La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
14. Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
15. Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.
16. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.
17. Los asientos contable del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.
18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.
d) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.
El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.
CICLO DE COMPRAS
Introducción
Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
– La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
– El pago de las adquisiciones anteriores.
– Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pagó.
El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
– Inventarios
– Activos fijos
– Servicios externos
– Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.
Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como un guía general que oriente al auditor cuando lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones típicas
Las funciones típicas de compras podrían ser:
– Selección de proveedores
– Preparación de solicitudes de compra
– Función específica de compras
– Recepción de mercancías y suministros
– Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
– Registro y control de las cuentas por pagar y tos pasivos acumulados
– Desembolso de efectivo
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
– Compras
– Desembolso de efectivo
– Pagos anticipados
– Acumulaciones de pasivos
– Ajustes de compras
Formas y documentos Importantes
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:
– Requisiciones de compra
– Ordenes de compra y contratos
– Documentos de recepción de mercancías
– Facturas de proveedores
– Notas de cargo y de crédito
– Solicitudes de cheques
– Recibos de servicios
– Póliza cheque
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:
– Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece, precios, etc.
– Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.
– Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.
Enlace con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
– Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
– Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.
– Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
– De autorización
– De procesamiento y clasificación de transacciones
– De verificación y evaluación
– De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:
1. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
2. El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
6. Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticas establecidas par la administración.
7. Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado
8. Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
9. Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
10. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
11. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
12. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
13. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.
14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
15. Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
16. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
17. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.
d) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
18. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
CICLO DE NOMINA O PERSONAL
Introducción
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
– La contratación y utilización de mano de obra
– El pago de mano de obra
– Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones típicas
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
– Reclutamiento y selección de personal
– Contratación de personal
– Llevar las relaciones laborales
– Preparar informes de asistencia
– Registro, información y control de la nómina
– Desembolso de efectivo
– Promoción y evaluación de personal.
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
– Pago de nóminas
– Anticipos de sueldos y préstamos al personal
– Distribuciones de mano de obra
– Otras prestaciones al personal
– Ajustes de nóminas
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
– Solicitud de empleo
– Contratos de trabajo
– Informes de tiempo
– Tarjetas de reloj
– Autorización de ajustes de nómina
– Autorización de pagos especiales
– Recibos de pago
– Cheques.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
– Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.
– Registros de salarios de empleados
Enlace con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
– Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
– Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
– Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
– De autorización
– De procesamiento y clasificación de transacciones
– De verificación y evaluación
– De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:
1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
8. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
10. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificare, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
14. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
15. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
c) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a 14 la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
16. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
d) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
17. El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
CICLO DE TESORERÍA
Introducción
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.
Funciones Típicas
Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:
– Relaciones con sociedades financieras y de crédito
– Relaciones con accionistas
– Administración del efectivo y las inversiones
– Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos
– Custodia física del efectivo y los valores
– Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
– Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses)
– Operaciones de inversión y financiamiento
– Administración financiera de planes de beneficio a empleados
– Administración de seguros
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
– Obtención y pago de financiamiento
– Emisión y retiro de acciones
– Compra y venta de inversiones en valores
– Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos
– Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones
– Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda
– Compra y venta de moneda extranjera.
Formas y documentos importantes
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
– Certificados provisionales de acciones
– Acciones emitidas
– Obligaciones, bonos, papel comercial
– Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones
– Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
– Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura
– Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados
– Pólizas de seguro.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia – Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas – Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
– Archivo maestro de accionistas
– Cédulas de trabajo de intereses y dividendos
– Libro de registro de accionistas y utilidades
– Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos
Bases dinámicas
– Saldos de las cuentas bancarias
– Cartera de inversiones
– Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al publico o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.
Enlaces con otros ciclos
Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.
Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común.
En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos.
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
– Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras
– Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
– Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
– Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
– De autorización
– De procesamiento y clasificación de transacciones
– De verificación y evaluación
– De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:
1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como tos ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
7. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra – venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
8. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
9. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
10. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
12. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
13. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
14. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
15. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
16. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
17. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.
18. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.
19. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos.
20. Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
21. La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorería deben producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de las saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
22. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas.
d) Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
23. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
24. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
CICLO DE PRODUCCIÓN
Introducción
Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.
Otros utilizan un sistema de mercancías generales, basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.
Funciones típicas
Las funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser:
– Contabilidad de costos
– Control de fabricación
– Administración de inventarios
– Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
Asientos contables comunes:
Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
– Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado)
– Aplicación del costo de mano de obra
– Aplicación de gastos de fabricación
– Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos
– Variaciones (incluyendo desperdicios)
– Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos.
– También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo
Formas y documentos importantes:
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción podrían ser:
– Ordenes de producción
– Requisiciones de materiales
– Tarjetas de tiempo (de mano de obra)
– Informe de producción
– Informe de desperdicios
– Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación
– Hojas de costo
Bases usuales de datos:
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia – Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas – Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de producción podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
Archivo maestro de los productos:
– Información de los elementos del costo
– Relaciones de materiales
– Hojas de ruta e ingeniería del producto
Bases dinámicas
– Auxiliares de inventarios
– Hojas de costo
– Listados de valuación de inventarios
– Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo
– Análisis de otros costos amortizables
Enlaces con otros ciclos:
Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
– Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras
– Embarques de productos, con el ciclo de ingresos
– Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas
– Resúmenes de actividades (asientos de diario). con el ciclo de informe financiero
– Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras
Objetivos
Para efectos del ciclo de producción se han identificado 28 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados como sigue:
– De autorización
– De procesamientos y clasificación de transacciones
– De verificación y evaluación
– De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización.
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son:
1. El plan de producción (v.g., qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3. El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
4. Los métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
5. Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Los objetivos para el ciclo de producción son:
7. Establecer y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
8. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
9. Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
10. Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente.
11. La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente.
12. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.
13. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción así como su distribución contable debe calcularse correcta y oportunamente.
14. Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente.
15. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos, y la distribución contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente.
16. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el costo, otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente.
17. Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente
18. Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
19. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
20. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
21. Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicares correctamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los auxiliares y registros de propiedades.
22. En cada período contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción, los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles, maquinaria, equipo y amortización de otros costos diferidos; ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos.
23. Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administración.
24. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son:
25. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.
26. Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos.
d) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de producción son;
27. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
28. El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Funciones típicas
1. Preparación de asientos de diario
2. Registros en los libros de contabilidad
3. Recolección de información suplementaria para preparación de informes
4. Preparación de informes
5. Mantenimiento de los registros contables
Formas y documentos típicos
1. Comprobantes de diario
2. Estados financieros y otros anexos
Información de soporte
1. Código de cuentas
2. Presupuestos
3. Libros de contabilidad
4. Registros auxiliares

Asientos contables comunes
1. Ajustes por inflación
2. Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.

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CICLO DE TRANSFORMACIÓN

Naturaleza y funciones

Este ciclo no es dable en todas las organizaciones empresariales con la misma extensión. Es básico o propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que desarrollar funciones de proceso para llegar a un bien final.

Las funciones de un ciclo de transformación encierran el manejo combinado de recursos. Son asignables a este ciclo, las funciones relacionadas con los inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales, seguros prepagados y otros bienes que sean clasificables como activos no monetarios.

En una empresa industrial la actividad más importante del ciclo de transformación es la elaboración de artículos haciendo uso de los recursos adquiridos con ese propósito, como materias primas, mano de obra directa y los factores indirectos del costo ; por lo tanto, este ciclo abarca las funciones de proceso y los movimientos de todos los recursos atinentes a los inventarios hasta que se obtengan los productos finales y se realice su almacenamiento en las instalaciones de la empresa.

Respecto a un ciclo de transformación, la contabilidad abarca los procedimientos indispensables para rendir cuenta del flujo de recursos dentro del ámbito de la empresa y su aplicación a los períodos que benefician. Los inventarios, las propiedades y equipos en lo que concierne a la renta o alquiler y depreciación según sea el caso, gastos prepagados y otros activos no monetarios y gran cantidad de pasivos acumulados, se aplican normalmente dentro del proceso de transformación.

Relación con otros ciclos. El ciclo de transformación en lo que respecta a inventarios se relaciona o enlaza con otros ciclos, primordialmente con el de adquisición y pago, ingreso e informe financiero. En el de informe financiero produce efectos cuantitativos por las afectaciones de saldos y con los demás ciclos, las funciones son de control. Así se tiene que una verificación física en los inventarios de productos terminados, tendrá una incidencia en el ciclo de informe financiero, por los ajustes (afectaciones de saldos) que haya necesidad de efectuar y en el ciclo de transformación.

Los enlaces de este ciclo con el de adquisición y pago, están dados en las operaciones por compra de materias primas y erogaciones por mano de obra ; con el ciclo de ingreso, en las ventas y embarques de productos terminados ; en lo tocante al ciclo de informe financiero, el enlace se dá por actividades de resúmenes, registros, asientos, clasificaciones, etc. en los libros y demás documentos contables.

Las empresas utilizan diferentes métodos de contabilidad para la asignación de costos a los bienes producidos, como costeo por ordenes específicas, mediante el cual los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa, costos generales de fabricación o carga fabril) se acumulan por órdenes o lotes. Costos por procesos continuos o departamentalización, en el cual la producción en cierta forma es permanente y los elementos del costo se acumulan por departamentos (de servicios o productivos) durante un período determinado, conllevando finalmente la distribución del costo de cada uno de los departamentos de servicios, hacia los departamentos productivos.

Otras empresas utilizan el sistema de la contabilidad de costos estadísticos, que consiste en tratar los elementos del costo, independientemente de la contabilidad ordinaria. Los resúmenes e informes de costos de producción se convierten en tabulaciones o registros estadísticos donde se enumeran y totalizan los elementos del costo, sin que se anoten en los libros contables. Este sistema implica que para determinar el costo de los productos manufacturados y vendidos, se deben efectuar inventarios físicos para efecto de establecer el costo de los materiales, los productos en proceso y los productos terminados. También ha cobrado últimamente fuerza el llamado “costeo directo o variable”, que incluye como elemento del costo solamente los variables, constituyendo estos los costos de los productos fabricados, siendo excluidos por lo tanto los costos fijos, que son considerados gastos operacionales, esto es, no se capitalizan a los productos. El funcionamiento de este sistema implica una correcta discriminación o separación de los costos variables y los fijos.

Particularidades del ciclo de transformación.

Este ciclo encierra una serie de características que bien pueden comprender :

a) Funciones especiales : Estas implican : sistemas de contabilidad de costos, controles de producción, contabilidad de propiedades, actividades de planeación, presupuestación, análisis cuantitativos y cualitativos.
b) Asientos contables : Estos pueden ocurrir por depreciaciones y amortizaciones de propiedades y gastos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de materias primas a productos en proceso y a productos terminados, gastos generales de fabricación absorbidos, variaciones y valuaciones.
c) Documentos y formas : Son diversas las formas y documentos que se pueden crear y utilizar en este ciclo. A manera de ejemplo se enumeran los siguientes : Reportes de mano de obra, requisiciones de materiales, órdenes de producción, cédulas de movimientos y desperdicios, hojas de trabajo de clases y asignación de gastos generales de fabricación, autorizaciones de ajustes y desembolso capitalizables.
d) Bases de datos : Los datos más usuales de índole dinámica son : Archivos de propiedades, análisis de amortizaciones y depreciaciones. De carácter relativamente estáticos o de referencia son : Archivo maestro de productos, que comprende información de costo, hojas de ruta y enlaces de materiales.

Objetivos del Control Interno

Los siguientes son objetivos del control interno del ciclo de transformación.

Autorización. Debe autorizarse, de conformidad con los criterios de la Dirección, el plan de producción en cuanto a necesidades a satisfacer, cantidades, épocas oportunas de producción y niveles de inventarios ; métodos y períodos de amortización para gastos diferidos ; oportunidades y condiciones para las ventas ; ajustes a los inventarios y propiedades ; creación y mantenimiento de procedimientos de proceso. Igualmente, deben estar autorizados y justificados los cambios en métodos de determinación del costo.
Procesamiento de transacciones. Las solicitudes para utilización de recursos y disposición o venta de activos deben ser aprobadas conforme a criterios de la Gerencia o Dirección.

Debe suministrarse información por la utilización de recursos, por la producción terminada, por la venta y enajenación de otros bienes.

Efectuarse con exactitud y de manera oportuna la distribución contable del valor de los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricación), el costo de los productos terminados, la depreciación y gastos diferidos pertinentes.

Los costos de los productos terminados, depreciación y amortización de gastos diferidos pertinentes, las facturaciones por ventas, rendimientos o pérdidas, lo mismo que cualquier ajuste conexo con estos conceptos, deben clasificarse, resumirse e informarse con exactitud.

Deben aplicarse con exactitud a las cuentas correspondientes de inventarios y a los libros o registros auxiliares ; los recursos utilizados, la producción terminada, embarques y ventas y los ajustes a que haya lugar.

Clasificación. Los asientos contables deben resumir y clasificar las actividades de transacciones económicas, de conformidad con planes de la Dirección o Gerencia de la empresa.

En cada ejercicio deben prepararse los asientos contables requeridos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación, correspondientes a la producción. Igualmente se debe proceder con los costos de los productos terminados, depreciaciones, amortizaciones y ajustes que sean del caso.

Los impuestos que se originen por efecto de las actividades de transformación o proceso deben liquidarse, registrarse e informarse correcta y oportunamente.

Verificación y evaluación. Regularmente deben verificarse y evaluarse los saldos de inventarios, propiedades, gastos diferidos y demás actividades relacionadas.

Normalmente debe revisarse la distribución de costos a las cuentas respectivas. Igualmente debe hacerse con las propiedades y gastos diferidos.

Protección física. El paso o acceso a los registros y documentos de producción, contabilidad de producción, inventarios, documentos y formas, lugares y procedimientos de proceso, debe hacerse de acuerdo con criterios de la Gerencia o Dirección.

Riesgo al no lograrse los objetivos del ciclo

Al no cumplirse o alcanzarse los anteriores objetivos del ciclo, se puede incurrir en los siguientes riesgos :

Autorización. Producirse artículos no autorizados o cantidades por encima de los niveles determinados. Esto puede ser motivo de inventarios obsoletos, excesivos, como también productos de mala calidad. Incurrir también en producciones que no se ajustan a situaciones de mercado o adquirir responsabilidades de producción por encima de las capacidades disponibles de la empresa o viceversa.

Los niveles excesivos de inventarios pueden rebasar la capacidad de financiamiento, esto es, producir iliquidez y llevar por lo tanto a ventas forzosas.

Elaborar productos que no se ajustan a las especificaciones determinadas, por lo tanto, de no aceptación por los clientes.

Puede calcularse o determinarse impropiamente la vida útil de las propiedades, por fijación de un tiempo de duración que no se compadece con el ritmo de su utilización, lo cual puede inducir en gastos erróneos de depreciación e incorrectos los costos a cargar a la producción y sobrestimación de las propiedades.

Los métodos de depreciación aplicados pueden ser los menos adecuados, dado que un bien se inicia depreciándolo por sistema de línea recta, cuando lo apropiado es hacerlo en forma acelerada ya que puede estar perdiendo su capacidad de servicio o utilización en los primeros períodos de su vida útil.

Gastos que deben ser capitalizados al costo de los productos, pueden estarse cargando al estado de operaciones.

Llevarse a cabo retiros de activos, lo cual puede ser motivo de presentación de cuentas de propiedades infladas o disponerse de tales activos a precios no razonables.

Extenderse garantías sin los debidos requerimientos, supeditando por lo tanto a la empresa a obligaciones contingentes.

Pueden venderse activos que bien pueden ser utilizados en detrimento de la propia empresa. Igualmente, activos que la empresa puede emplear en otras actividades, ya que reponerlos posteriormente le va a implicar mayores esfuerzos económicos.

Los inventarios y las propiedades pueden ser objeto de presentaciones incorrectas debido a ajustes o reclasificaciones incorrectos.

Puede incurrirse en ajustes impropios ; de este modo, variaciones del costo estándar pueden estarse capitalizando indebidamente a la producción ; inventarios de productos terminados, cancelándose impropiamente ; efectuarse no justificadamente cambios en los métodos de valuación. Esto puede ser objeto de mostrar valuaciones inadecuadas en los inventarios y por ende con incidencia en los estados de resultados.

No estarse registrando todas las transacciones. Pueden estarse omitiendo traspasos de productos en proceso a terminados, debido a la falta de coordinación entre los respectivos Departamentos o Secciones. También pueden procesarse incorrectamente las transacciones por personas no competentes o no autorizadas.

Procesamiento de transacciones. Cabe anotar, que riesgos de un objetivo son aplicables o se repiten para otro(s) objetivo(s). Así, algunos riesgos del objetivo inmediatamente anterior (Autorización) se repiten para el presente objetivo ; por lo tanto, se hace abstracción aquí de ellos y solamente se detallan los no comunes. Similarmente debe entenderse para los demás objetivos.

Pueden transferirse recursos a proceso, pero no registrarse hasta tanto no se practiquen inventarios físicos y se efectúen las correspondientes confrontaciones contra libros. Este hecho puede ser motivo de presentación incorrecta de inventarios y costo de los productos vendidos.

También puede terminarse producción, pero no registrarse oportunamente en productos terminados, lo cual puede ocasionar apreciaciones erróneas para decisiones de ventas o uso ineficiente de recursos,.

Pueden efectuarse salidas no autorizadas, para ocultar irregularidades o manejarse incorrectamente los cortes. También, no registrarse las transacciones, para disponer de propiedades y desechos.

Llegarse a incurrir en contabilizaciones inadecuadas a inventarios y propiedades, lo cual conlleva a una presentación incorrecta de la situación financiera y resultados de operaciones.

Las distribuciones contables de los costos pueden hacerse erradamente debido a que conceptos integrantes de los elementos del costo, que deben capitalizarse al costo de la producción, se registran como gastos y viceversa.

Los coeficientes usados en la valuación de inventarios pueden ser inadecuados como consecuencia de una deficiente selección de los gastos de fabricación, por inclusión de dicho concepto de valores o cifras que deben afectar los inventarios o por el cálculo errado de estos, lo cual va a producir una afectación adversa en los estados de operaciones.

Los informes de producción pueden ser inexactos, así una producción o línea de artículos, clasificarse en otra diferente.

Los valores por depreciaciones y amortizaciones pueden ser inadecuados, llevando esto a una presentación impropia de los costos reales y por consecuencia la situación financiera. También, las cuentas de los libros fundamentales, estar incompletas por exclusión de informes de producción.

Pueden tomarse decisiones con base en informaciones incompletas o inexactas ; así, se tiene que pedidos de clientes pueden ser rechazados o retardados por efecto de datos incorrectos en los inventarios.

Clasificación. Los estados financieros pueden prepararse incorrectamente por ; omisión de asientos contables ; codificaciones erradas ; asientos contables duplicados ; cortes impropios, etc. Por efecto de clasificaciones inadecuadas, los estados financieros pueden emitirse a destiempo.

Puede hacerse uso de datos desacertados en los cálculos, lo cual conllevará a incurrir en mayores o menores pagos.

Verificación y evaluación. Los informes que se rinden, pueden adolecer de deficiencias o presentar situaciones que no corresponden a la realidad.

Errores y omisiones en la protección física, autorización y procesamiento de transacciones, pueden pasar inadvertidos y por ende no ser corregidos.

Los saldos registrados representativos de hechos históricos, pueden no estar reflejando las evaluaciones reales a una fecha determinada, así los valores netos de realización de los inventarios, pueden estar por debajo del costo o viceversa.

Los gastos de sostenimiento y reparaciones, pueden llegar a capitalizarse impropiamente. Asimismo, pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que corresponden a gastos del ejercicio. El incurrir en estos riesgos puede afectar el presupuesto del período y siguientes ; además, causar también determinaciones de precios de venta de mercancías o servicios a niveles no rentables o disminución en el volumen de las ventas.

Protección física. Pueden sustraerse, perderse, destruirse o distraerse los activos, o ser utilizados temporalmente de manera impropia. También presentarse pérdida o destrucción de registros, lo cual ocasionará obstáculos en la preparación de los estados financieros o en la disposición de activos.

Los documentos y registros pueden ser usados indebidamente por persona son autorizadas, en detrimento de la entidad o de terceros relacionados. Igualmente, los programas y archivos maestros del computador, ser modificados o alterados u ocasionarse daños en los equipos.

Prácticas contables inadecuadas

Inventarios

En el ciclo de transformación, son numerosas las posibilidades de presentación incorrecta de los inventarios y por consecuencia la contabilidad, por la importancia y significado de estos tienen económica y financieramente para la empresa. Los casos más frecuentes de presentación inadecuada son ocasionados por :

Determinación no correcta de cantidades físicas ; errores en las labores o actividades de rutina ; cortes indebidos de compras y ventas ; métodos impropios de valuación. Teniendo en cuenta este orden de ideas, seguidamente se tratan las causas más comunes de presentación contable inadecuada de estas ordenaciones.

Fijación y cálculo incorrecto de cantidades. Si no se cuenta con procedimientos adecuados o estos no son puestos en práctica para el conteo y registro de las cantidades de los inventarios, las existencias pueden determinarse incorrectamente como consecuencia de : a)Errores de conteo, distinción y descripción deficiente de los productos, especialmente en lo tocante a su grado de terminación y unidad de medida, lo cual puede estar originado en el empleo de personal incompetente para la toma de inventarios y una carente o deficiente supervisión ; b)Errores en los recuentos de artículos idénticos u omisión en la toma de los inventarios, de artículos, locales o bodegas, por imprecisiones en los planes e instrucciones para el desarrollo de los inventarios físicos.

Con fines no claros o de conveniencia, se pueden incluir en los inventarios, cantidades que en años anteriores por razón de obsolescencia o cualquier otra causa se han excluido. Esto se subsana separando físicamente las cantidades motivo de retiro o eliminándolas de los registros una vez efectuado el conteo de los artículos.

Cortes impropios de compras y ventas. Las fallas más comunes suceden por : a) Englobar en las relaciones o listado de inventarios, los valores o precios de artículos iguales o idénticos ; b)Ponderación de precios por unidades físicas, que no corresponden ; c)Cálculos y sumas errados o inexactos ; d)Ajustes impropios o inadecuados en los inventarios según los libros respecto a los inventarios físicos. Es conveniente por medida de control interno, que las operaciones para la determinación de los inventarios sean verificadas por personal diferente a las que realizan los cálculos y labores originales.

Un corte impropio en las compras, puede llevar a una incorrecta presentación de los inventarios, ya que en estos pueden incluirse mercancías o artículos que van a quedar registrados en el siguiente período o lo contrario, no incluirse en los inventarios mercancías que se encuentran registradas en el período o ejercicio vigente.

Métodos impropios de valuación. La presentación incorrecta de los inventarios por la aplicación inadecuada de métodos de valuación, regularmente implica cambios en los principios de contabilidad relacionados con los inventarios. Este aspecto puede comprender errores motivados en lo siguiente : a)Dejar de acreditar a las cuentas de inventarios, especialmente a productos en proceso y terminados, todos los conceptos del costo, debido al empleo de unidades de costeo incorrectas ; b)Omisión de costos indirectos o inclusión de estos, cuando no corresponde aplicarlos ; c)No tener en cuenta y no tomar las determinaciones del caso en lo atinente a partidas obsoletas, defectuosas, excesivas o de lento movimiento, en cuanto a los ajustes a efectuar, para que de esta forma sean representativas de un valor razonable de realización ; d)Deficiencias o falta de consistencia en la aplicación de los métodos de valuación (Lifo, Fifo, Costo o Promedio) ; e)La no contabilización de las provisiones adecuadas para la protección de inventarios.

Entre los aspectos importantes que son objeto de omisión en la emisión y presentación de los estados financieros, respecto a los inventarios, se tienen : a)NO indicar cambios en los métodos de valuación y los efectos en tales estados ; b)Omitir señalar gravámenes o pignoraciones que pesan sobre los inventarios ; c)NO detallar las partidas que integran los inventarios, según se trate de empresas industriales o comerciales (materias primas y materiales, productos en proceso y artículos terminados ; anticipos a proveedores y mercancías en tránsito) ; d)Omitir indicar los gastos fijos de producción absorbidos en el período o no revelar el costo de ventas, el de producción más el costo variable de distribución y ventas, cuando se utiliza el sistema de costeo directo o variable.

Estafas, Desfalcos, Fraudes y otras irregularidades

Inventarios

Presentación incorrecta de inventarios. Las irregularidades que ordinariamente llevan a la presentación incorrecta de los inventarios son el hurto, colusión y falsificación de los registros de inventarios y de la contabilidad.

Puede realizarse el hurto de manera directa o sea desde los inventarios o indirectamente, mediante la constitución de datos y registros ficticios, con el objeto especialmente de ocultar faltantes de efectivo. También se configura el hurto y crean inventarios inflados o ficticios por intercepción o desviación de las mercancías, esto es, no permitiendo que estas lleguen hasta su destino final, ya sea en su totalidad o en parte.

Igualmente, se pueden hurtar mercancías en las entregas o despachos, incluyendo cantidades por encima de las negociadas.

Otras formas de efectuar hurto de mercancías consisten en formular nota de venta, no registrando la salida de los inventarios ; embarcando pedidos a clientes ficticios o no abriendo la cuenta respectiva en los libros contables, para recoger posteriormente las mercancías. Se incurre también en apropiación indebida de mercancías, efectuándolo en pequeñas cantidades que se hace aparecer como diferencias no localizadas o aclaradas. El hurto así planeado se puede estar cometiendo durante mucho tiempo. Esta es una de las formas del llamado “Hurto Continuado”.

La colusión puede realizarse entre dos o más empleados de la empresa o entre estos y terceros. Así se tiene que los registros contables de inventarios se pueden falsear pretendiendo diversos fines, como presentar una posición financiera y de resultados favorables o de conveniencia. Estas situaciones se pueden efectuar independientemente de si se ha realizado o no el hurto de inventarios o de efectivo, etc.

Faltantes de inventarios. Los faltantes de inventarios pueden ocultarse no descargando cantidades expiradas o vendidas o incluyendo cantidades ficticias en los registros ; falseando documentos tales como informes de recepción de materiales y documentos de embarque o despacho de mercancías.

Subestimación de medidas de control interno. Cuando se mantienen relaciones comerciales continuas o frecuentes entre vendedor y comprador, se suele crear una sana confianza y consideraciones recíprocas, subestimando muchas veces las medidas de control interno, situación que es aprovechada en ocasiones por empleados o ex-empleados para solicitar a nombre de la empresa el envío o embarque de mercancías sin las debidas autorizaciones de los niveles jerárquicos correspondientes, apropiándose ilegítimamente de esta manera de los artículos. También se pueden cometer irregularidades en los inventarios, cambiando mercancías de buena calidad y condiciones, por obsoletas, quedadas o de especificaciones diferentes.

Distribución y entrega de artículos. Mediante la distribución y entrega de artículos se puede efectuar apropiación indebida de aquellos productos que por su naturaleza (especialmente líquidos) requieren de envases o empaques frágiles. Para el cometimiento del ilícito, una vez trasegado el producto se procede a deteriorar o romper el envase, presentando luego muestras o partes de él como justificantes de una pérdida en las actividades de distribución y obtener de esta manera la restitución del artículo. También suele llegarse al hurto de artículos de esta naturaleza y condiciones, solicitando su reposición, pero en este caso para justificar el hecho, se recurre a la obtención de envases desocupados de marca del mismo, los cuales son deteriorados para que sirvan como medios justificatorios de una pérdida en la distribución o entrega.

Facturaciones en beneficio propio. Puede efectuarse también hurto de mercancías, facturando en beneficio personal y cargando su importe a cuentas ficticias o despachando las mercancías a casas o establecimientos de empleados, para su propio beneficio.

Saqueos en embarques y mercancías en tránsito. Por circunstancias que en ocasiones se escapan al control y prevenciones que puedan ejercer y extender las empresas, se comenten actos irregulares en detrimento de sus intereses, especialmente en sus inventarios en tránsito (importaciones, etc.), debido a la carencia de medidas de seguridad y protección en los puntos de embarque o desembarque, originándose el saqueo y otros actos delictivos de manera insolente, que las aseguradoras se restringuen al máximo o se niegan a extender pólizas para cubrir tales situaciones o si lo llegan a efectuar, sus primas son demasiado onerosas y la franquicia excesivamente alta.

Sobornos o pagos en efectivo y apropiación de desperdicios. Regularmente los fraudes comprenden pagos en efectivo que efectúan terceros a los empleados de la empresa, que tienen responsabilidad y funciones de compra o ventas de productos, incluyendo los desperdicios. De esta manera, colusivamente con un empleado de recepción o almacén y el proveedor se entregan artículos o materiales de menor calidad o de especificaciones diferentes o una menor cantidad de la que se factura y cobra. Igualmente, pueden alterarse los ingresos provenientes de ventas de desperdicios, reportando pesos o medidas incorrectos u omitiendo obtener un precio razonable de venta. En ocasiones, para la venta de sobrantes o desperdicios se procede mediante la formulación y recibo de propuestas. En estos casos es muy probable la componenda o colusión entre empleados de la empresa y los oferentes, para hacerse a los elementos a precios rebajados o exiguos.

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CICLO DE INGRESO

Naturaleza y Funciones

El ciclo de ingreso comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos y/o servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de balance como cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas provenientes de sistemas de ingresos. Del estado de resultados, encierra rubros de ventas, costos de ventas por aspectos de su determinación, impuestos sobre las ventas e ingresos financieros producidos por los sistemas de ingresos, provisiones por cuentas dudosas. Es importante destacar qué cuentas de efectivo (tesorería) son afectadas por el ciclo de ingreso.

En las empresas industriales y comerciales, el rubro o cuenta fundamental del ciclo de ingreso lo constituye “Cuentas y Efectos por Cobrar”, mientras que comparando este ciclo con el mismo de las instituciones financieras, el rubro principal lo constituye “Préstamos y Descuentos” y otros en menor grado como “Inversiones” y “Servicios”.

Particularidades del ciclo de ingreso.

Las características o atributos principales de este ciclo son :

a) Funciones especiales : Cuentas a cobrar, concesión de créditos, entrada de pedidos, despachos y embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestiones de cobro, registro de comisiones, garantías, etc.
b) Asientos contables : Ventas, costo de ventas, ingresos a caja, devoluciones y rebajas, descuentos por pronto pago, provisiones para cuentas dudosas, castigo y recuperaciones de deudas dudosas, comisiones, obligaciones por impuestos, acumulaciones de gastos e ingresos extraordinarios.
c) Documentos y formas : Se destacan pedidos a clientes, órdenes de ventas, órdenes de embarque, facturas de ventas, avisos de remesas, formas para ajustes y conocimientos de embarque.
d) Bases de datos : Algunos de carácter estático o de referencia son los archivos maestros de clientes y de crédito, catálogos de productos y listas de precios. De índole dinámica o de saldos, se tienen los archivos de órdenes pendientes, detalles y características de las cuentas a cobrar y archivos de análisis históricos de ventas.
e) Enlaces con otros ciclos : Las conexiones de este ciclo hacia los demás están dadas : Con el de Tesorería, por el aspecto de los ingresos a caja ; con el ciclo de Transformación, por los embarques ; con el ciclo financiero, en lo que concierne a resúmenes de actividades (asientos contables, etc).

Objetivos del Control Interno

Los objetivos principales a obtener en es ciclo son los siguientes :
Autorización. Debe autorizarse acorde con los criterios de la Dirección de la empresa, los clientes, el precio, y demás condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse ; ajustes a los rubros de ingresos, costo de ventas, cuentas de clientes, distribuciones de cuentas. Igualmente, deben crearse y mantenerse procedimientos de proceso para el ciclo, autorizados acorde con criterios de la Dirección.

Procesamiento de transacciones. Deben aprobarse únicamente aquellas solicitudes o pedidos de clientes por mercancías y servicios, que se ajusten a los criterios de la Dirección de la empresa ; antes de proporcionarse las mercancías y servicios debe exigirse que las solicitudes o pedidos estén debidamente aprobados ; cada pedido autorizado debe embarcarse o despacharse exacta y oportunamente.

Solamente deben producir facturación, los embarques efectuados y los servicios prestados ; las facturaciones deben prepararse exacta y oportunamente ; para evitar la distracción de efectivo, de procederse prontamente a la rendición de cuentas de los dineros recibidos.

Deben clasificarse, resumirse e informarse exacta y oportunamente : las facturaciones, los costos de las mercancías y servicios vendidos, erogaciones por ventas, el efectivo recibido, los ajustes a ingresos, cuentas de clientes, distribuciones de costos y de cuentas. Además, deben aplicarse correctamente las facturas, cobros y ajuste pertinentes.

Clasificación. Los asientos contables de ingreso deben clasificar y resumir las actividades económicas, conforme a planes de la Dirección de la empresa ; por cada período contable, deben elaborarse los asientos contables para facturación, costo de mercancías, servicios vendidos, erogaciones por ventas, efectivo recibido y ajustes del caso.

Verificación y evaluación. De manera regular o atendiendo las circunstancias, deben verificarse y evaluarse los saldos registrados en cuentas y efectos a cobrar y partidas relacionadas.

Protección física. El acceso al efectivo y documentos o medios representativos del mismo, únicamente debe permitirse conforme a los controles y requisitos establecidos por la Dirección. Igualmente, el paso o acceso a los registros y documentos de embarque, facturación, cobro de efectivo, cuentas a cobrar, locales físicos y procedimientos de proceso, solamente debe permitirse conforme a criterios de la Gerencia o Dirección.

Riesgos al no lograrse los objetivos del ciclo

Autorización. Al no lograrse los objetivos de autorización, pueden efectuarse embarques no autorizados, que de suceder, implicará incurrir en cuentas incobrables ; pueden efectuarse embarque en contraposición a regímenes de cambio o de exportación ; llevarse a cabo ventas sin conocimiento de la Dirección de la empresa.

El no cumplimiento de objetivos de autorización en este ciclo, implica también incurrir en aspectos como : El llegar a aceptar órdenes a precios no autorizados o condiciones irrazonables ; órdenes para productos o servicios estipulando condiciones de calidad que no son alcanzables ; infracción a disposiciones legales, lo cual puede acarrear multas o contingencias ; pueden llevarse a cabo entregas o embarques, sin considerar en los precios de venta los gastos por estos conceptos.

Las cuentas y efectos por cobrar, pueden presentarse incorrectamente por aspectos de ajustes o reclasificaciones erróneas ; pueden clasificarse erradamente cuentas a cobrar como de dudoso recaudo o castigarse siendo cobrables ; manejarse negligentemente las mercancías devueltas, lo que puede llevar a mostrar inadecuadamente el rubro de cuentas a cobrar.

Las secciones o dependencias de la empresa, pueden ser objeto de reorganizaciones que no se ajustan a los criterios de la Dirección, además de que este hecho puede aprovecharse para desmejorar los sistemas de control interno ; pueden modificarse programas computarizados ; cambios de sistemas contables ; pérdidas de datos ; las transacciones pueden procesarse incorrectamente por personas que no les compete desarrollar la función ; pueden omitirse o ejecutarse impropiamente los procedimientos de control, etc.

Procesamiento de transacciones. Al no cumplir con los objetivos de esta actividad, se puede incurrir en embarques no autorizados o violatorios de regímenes de cambios o exportación, ventas sin conocimiento de la Dirección de la empresa, actuar con precios no autorizados ; embarcar mercancías o prestar servicios u no facturarlos, propendiendo con ello a reducir los saldos de las ventas, las cuentas a cobrar y el costo de ventas, y presentar inflados los inventarios, salvo que se practique inmediatamente conteo físico ; pueden extenderse facturas incorrectas, lo cual puede ocasionar ventas y cuentas a cobrar incorrectamente presentadas, clientes inconformes y pérdida de ingresos.

Puede omitirse el reportar ventas al contado de mercancías ; no detectar faltantes de caja, por efecto de saldos inflados ; los asientos de entrada a las cuentas del mayor pueden ser incompletos ; así cobros o facturaciones pueden excluirse de los resúmenes intencionalmente o por aspectos de errores. También, los asientos a las cuentas del mayor pueden ser inexactos ; los informes pueden ser deformados con respecto a las clasificaciones de las transacciones ; de esta manera se tiene, que productos de una línea pueden clasificarse en otra.

Clasificación. Al no lograrse los objetivos de clasificación, los estados financieros pueden no estar disponibles oportunamente o presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores : omisión de registros o asientos contables, codificaciones incorrectas, asientos o registros contables dobles y cortes impropios. También, puede llegarse a cálculos erróneos, lo que suele resultar en pagos en exceso o defecto.

Verificación y evaluación. Al no cumplir con esta revisión y estudio, los informes pueden ser contrarios a la realidad ; las decisiones estar basadas en información errónea o inexacta ; errores y omisiones, en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones, pueden pasar inadvertidos y por lo tanto no ser objeto de arreglos o correcciones. Igualmente, los saldos históricos puede que no sean motivo de análisis, propiciando ello que no reflejen las situaciones reales acordes con las condiciones existentes a una fecha determinada.

Protección física. El efectivo puede sustraerse, perderse, destruirse o distraerse temporalmente, los documentos y registros pueden extraviarse o alterarse, implicando inhabilidad para el elaboración de los estados financieros, como también, para la realización de los activos.

Los documentos pueden usarse indebidamente por personas no autorizadas ; los programas del computador pueden alterarse o los datos perderse, destruirse o alterarse, lo que llevaría a producir información distorsionada o incapacidad para informar.

Prácticas contables inadecuadas

Ingresos

Antes de entrar a exponer de manera particular las posibilidades de presentación incorrecta de este ciclo, es importante considerar que los créditos a las cuentas de ingresos, normalmente representan parte del producto de las ventas, derivándose de aquí, que una presentación incorrecta de los ingresos estará incidiendo directamente en una presentación incorrecta también, en las cuentas por cobrar o el efectivo.

De manera semejante, la presentación incorrecta de costos y gastos, producirá presentación incorrecta en cuentas reales relacionadas con estos conceptos.

Cortes impropios de ventas. Los ingresos pueden presentarse incorrectamente, cuando las mercancías facturadas por ventas a clientes, son descargadas de inventarios en el siguiente período o viceversa. También, el no efectuar provisión para devoluciones, bonificaciones y rebajas a que haya lugar por aspectos de producción defectuosa, puede producir una presentación excesiva de los ingresos.

Cuentas por cobrar y cortes impropios por despachos y embarques. En el ciclo de ingreso, las cuentas por cobrar pueden presentarse incorrectamente si en ellas se incluyen cargos por mercancías embarcadas en el período contable siguiente. También constituye presentación incorrecta, si mercancías despachadas en consignación son registradas en cuentas por cobrar, en lugar de figurar en inventarios.

Las cuentas por cobrar estarán presentadas incorrectamente si los cargos por mercancías embarcadas o entregadas, se registran o contabilizan en el período contable siguiente. Igualmente, estarán las cuentas por cobrar subestimadas, si el libro de caja se mantiene abierto después del corte y el efectivo recibido en el período posterior, es registrado con efecto retroactivo en las cuentas de los clientes.

Constituye también presentación incorrecta de las cuentas por cobrar, la omisión de evaluar las posibilidades de recaudo de los saldos a cobrar y de efectuar provisión para cubrir las posibles pérdidas. Esto puede acarrear el presentar una cifra neta inflada en el Balance General. De igual manera, por aspectos de su composición, las cuentas por cobrar pueden presentarse inadecuadamente, al incluir saldos importantes que no corresponden a operaciones normales del objeto del negocio (cuentas de funcionarios, empleados, etc.) ; omisión de separar saldos importantes no corrientes o saldos acreedores de consideración, no clasificarse como pasivos.

Estafas, Desfalcos, Fraudes y otras irregularidades

Ingresos

Apropiaciones indebidas de efectivo. Puede llegarse a la apropiación indebida de efectivo, omitiendo darle entrada contablemente en su totalidad, propiciando esto, en ocasiones, por la carencia, falsificación o adulteración de documentos o datos de respaldo, tales como tiras de caja registradoras, boletas de ventas o resúmenes diarios de ingresos a caja. También se suele hacer apropiación indebida de efectivo, dejando de registrar facturas de ventas, como cargos a cuentas por cobrar, interceptando luego los correspondientes cobros en efectivo. Similar situación puede suceder con las mercancías.

Manipulación en las ventas. Los ingresos de las ventas suelen verse disminuidos al cancelar posteriormente cargos efectuados en principio a cuentas por cobrar, para ocultar sustracción de mercancías, contra la cuenta de “Devoluciones, descuentos y rebajas”. También, ingresos provenientes de sobrantes o desperdicios pueden ser apropiados indebidamente, omitiendo registrar la totalidad de las ventas por estos conceptos o falseando las cantidades o peso de los elementos o materiales.

Irregularidades en cuentas por cobrar. Muchas irregularidades en cuentas por cobrar, provienen de la práctica denominada “centrífuga” o “lapping”, que se inicia con la apropiación ilícita de los fondos y la omisión de abonar el pago efectuado por el cliente. En otros términos, es un método para ocultar un faltante que se origina al apropiarse indebidamente de los pagos de clientes, cubriendo el faltante de un primer cliente con el pago que efectúe un segundo cliente y así sucesivamente. Existe otra práctica de menor relevancia denominada “telejora” o “kiting”, que consiste en una manipulación para ocultar un faltante en caja durante el tiempo que se demora un cheque en ser cobrado en el banco o tratar de impedir que sea descubierto el faltante mediante la emisión de un cheque carente de fondos que luego puede se reemplazado por otro.

Generalmente estos sistemas se van complicando para el infractor, de tal manera que a la postre salen a flote las irregularidades. En cuanto al método de la “centrífuga”, se pueden descubrir las irregularidades cotejando las partidas individuales que aparecen en los duplicados de los depósitos debidamente autenticados, contra el libro de caja y las cuentas individuales de los clientes o mediante la confirmación de los saldos de las cuentas. Para la “tejedora” o “kiting” las irregularidades son detectables mediante las conciliaciones bancarias y el análisis de las transacciones del mismo orden.

Las cuentas por cobrar pueden ser afectadas indebidamente por hechos tales como : a)Mediante la reducción de los créditos por ventas o ingresos y de manera semejante con los cargos a cuentas por cobrar ; b)Omitiendo registrar créditos por ventas o ingresos e igualmente con los cargos a cuentas por cobrar, tanto en los registros individuales como en las cuentas control o colectivas ; c)Registrando créditos o abonos impropios o ficticios en las cuentas personales de funcionarios o empleados, por sueldos, gratificaciones, asignaciones para gastos, etc., con el objeto de compensar cargos indebidos por efectivo u otros conceptos ; d)Registrando valores ficticios en las cuentas de control, en las cuentas individuales o en ambas, aparentando que tales valores representan créditos o abonos por devoluciones, bonificaciones, rebajas o retiro de cuentas incobrables.

Detección de irregularidades en cuentas por cobrar. Para detectar irregularidades en las cuentas por cobrar, el método más adecuado es la confirmación directa con el deudor. Para que el procedimiento resulte efectivo se debe ejercer un cuidadoso control sobre la selección, envío y seguimiento de las solicitudes. La efectividad de la confirmación debe ser juzgada en cada situación por el auditor, pues es de su responsabilidad hacerlo ya que su dictamen estará afectado por el resultado de la aplicación de este método.

En cuanto a la aplicación del método de confirmación, se suelen presentar situaciones en que el auditor no puede llevarlo a cabo directamente con el cliente, teniendo entonces que recurrir a procedimientos supletorios, que pueden consistir en un mayor volumen de pruebas sobre el control interno, examen más detallado de los registros de ventas, de la documentación que ampara las cuentas por cobrar, contratos de compraventa, garantías recibidas de los deudores, expedientes de correspondencia y cobros realizados posteriormente a la fecha del balance.

Generalmente hay que recurrir a procedimientos supletorios de confirmación, en aquellos casos de saldos a cargo de entidades gubernamentales, deudores en litigio, cuando el acreedor desconoce el monto de los pasivos a su favor, por ejemplo, provisiones de fin de año, impuestos por pagar, prestaciones a favor del personal, regalías, dividendos por pagar, créditos mancomunados, etc. Es importante tener presente que las observaciones que aparezcan en las confirmaciones, por insignificantes que aparenten ser, deben ser justificadas por el cliente, algo más evidente que una simple conversación.