SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Generalidades
El estudio de los sistemas de información se originó como una subdisciplina de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios dentro de la administración, enfatizándose cada día más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración.
En la actualidad, la información y las tecnologías de la información forman parte importante de los recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, el efectivo, los insumos materiales y el activo fijo.
Tal es la importancia de la información en las organizaciones que en muchas organizaciones se ha creado la posición de director de tecnologías de información como órgano de apoyo de la Alta Dirección.
Concepto de sistema de información contable
Según Wu (2015), un sistema de información contable comprende: métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades económico – financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.
Dicha información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
• La contabilidad financiera o la contabilidad externa. Está referida a la información que se facilita al público en general o terceros a la organización, y que no participa en la administración directa de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la organización. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez, sobre la rentabilidad de la empresa nivel de endeudamiento etc. La contabilidad financiera se rige de normas emitidas por entidades que formulan reglas o normativas para uniformizar los procedimientos de registro a fin de hacerse entendible por aquellos interesados sin interesar la plaza donde se encuentre.
• La contabilidad de costos o contabilidad interna. Está referida a las relaciones costo- beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, permite la planificación y el control de la producción y/o servicios que la organización ofrece, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos, etc., esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos o de gestión tiene como objetivo esencial facilitar información a las distintas dependencias internas de la organización, a los directivos y a los gestores internos para que puedan desempeñar sus funciones en la toma de decisiones. Si bien, está bajo las normas y principios contables para el registro contable, podemos tener también una mayor flexibilidad en cuanto a su aplicación o uso, ya que se rige principalmente por los estándares establecidos por cada organización.[1]
Según Gómez y otros (2007), en estos tiempos las gerencias tienen un nuevo reto, el cual es ganar mercado y sobretodo mantenerse en él para ello, se abocan a obtener nueva tecnología e implementarla inmediatamente en su empresa, teniendo como respuesta el monitoreo del avance de su producción que deba colocar en el mercado, dándole capacidad de tomar decisiones inmediatas para poder corregirlas inmediatamente.[2]
Por ello, el departamento de costos tiene un nuevo reto e impulso, el cual no solo consiste en entregar los resultados de un mes, sino también entregar una serie de reportes y sugerencias que le permita a la administración y a la gerencia tomar las decisiones más adecuadas para la empresa. Este es el nuevo reto del contador.
Actualmente nos encontramos en una fase de la economía mundial extremadamente competitiva donde las organizaciones empresariales buscan la excelencia empresarial.
Una adecuada gestión de costos es de suma importancia para que las organizaciones cumplan sus objetivos; la preocupación de las empresas, con la calidad de sus productos, la racionalización de sus procesos, la adecuación de su logística a un mundo en constante cambio y el desarrollo de sus recursos humanos demuestra que la producción es la principal atención de la gerencia y que su estrategia tendrá como fin: una empresa competitiva en la economía mundial.
Las transformaciones que están ocurriendo en el mundo de los negocios exigen que las empresas concentren sus esfuerzos en el aumento de la productividad con la racionalización de los costos.
Para que esto sea posible las empresas deben poseer un sistema de informaciones que sea ágil y flexible, capaz de proporcionar datos actualizados constantemente a la administración, de forma que pueda tener una visión exacta y sobre todo en tiempo real.
Según Abanto (2012), la contabilidad es el sistema de información que mide las actividades de una empresa, procesa esa información elaborando resúmenes, a los que denomina, estados financieros, permitiendo comunicar a los usuarios de estos la situación financiera de la empresa. La contabilidad patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados).[3]
Los informes relativos al costo afectan a ambos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Por lo tanto, el sistema de contabilidad de costos no es independiente de las cuentas patrimoniales. En efecto, dentro del sistema contable, existe un subsistema de costos, que tiene como objetivo: i) proveer información al costear servicios, productos y otros objetos de interés para la administración, ii) proporcionar información para la planeación y el control, y iii) ofrecer información para la toma de decisiones.
Por otro lado, el objetivo u objeto del costo se define como cualquier actividad (cliente, servicio(s), producto(s), proyecto, programa, horas hombre, horas máquina y otros) para la que se desea una medición o acumulación de los costos incurridos por separado. En este sentido, el subsistema de costos está diseñado
para distribuir costos a los productos y servicios individuales y a otros objetos, con el fin de valuar los inventarios y determinar el costo de ventas.
Asimismo, Moquillaza (2012), menciona que el campo de la aplicación de los costos y su contabilidad es vasto, su radio de acción esta sobre manera en las empresas industriales, comerciales y de servicios; entendiéndose como industria, la actividad económica cuyo objetivo principal es la producción o extracción de bienes; por comercio la compra y venta de mercancías y por servicio las que proporcionan a sus usuarios bienes inmateriales.[4]
Para distinguir aún más la magnitud de los costos, en las empresas industriales durante el proceso de elaboración de sus productos, incurren en el llamado costo de producción o de manufactura. Asimismo, incurren en los costos operativos o de distribución, más conocidos como gastos de administración y de ventas; y también, de ser necesario, en los costos financieros que representan el valor de los recursos monetarios, todo lo cual nos da una idea del concepto de costo.
El cálculo del costo standard, establecido mediante un análisis técnico -económico del proceso de producción y un análisis científico de los costos, debe estar unido al establecimiento de planes económicos y permite desarrollar la contabilidad de costos sobre la base de patrones establecidos para medir y controlar las diferencias entre, las realizaciones y previsiones efectuadas.
Igualmente, la descentralización y delegación de autoridad han supuesto el establecimiento de una contabilidad por áreas de responsabilidad mediante la relación entre las personas que toman las decisiones y las consecuencias de las mismas, identificando todas las partidas de costo e ingreso derivado en relación con el producto, actividad o decisión que lo han producido y diferenciando el centro de responsabilidad y los diferentes tipos del mismo en función de los distintos niveles de responsabilidad.
Por otro lado, Santos (2000) menciona que un sistema de costos es el conjunto de procedimientos, métodos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la teoría contable, que tiene por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones de manufactura efectuadas. La determinación del costo de los productos y de los servicios es una importante función de la contabilidad de costos porque afecta al éxito de las ofertas de contratos y de la fijación del precio de los productos de la empresa. Con una competencia creciente a nivel nacional y global, las pequeñas disparidades de costos pueden ser la diferencia entre que una empresa logre sobrevivir o no. Además, los rápidos cambios tecnológicos han incrementado la necesidad de contar con una exacta información de costos. Estos cambios motivan a los gerentes para que adopten estrategias y diseños de productos capaces de mejorar el proceso de producción. Al disponer de costos exactos para los productos, los gerentes pueden evaluar la rentabilidad de cada trabajo. Los datos del coste de los productos no solamente guían el mejoramiento continuo, sino que también son necesarios para la preparación de reportes externos.[5]
Después de acumular los costos por departamentos o por centros de responsabilidad, los contadores de costos asignan dichos costos a los productos o a las Ordenes y para ello se sirven de un sistema de costeo por Ordenes de trabajo, por proceso de operaciones. Los sistemas de costeo por Ordenes de trabajo o de procesos son los dos extremos, mientras que, el coste de las operaciones representa un sistema de costeo intermedio. La naturaleza de las actividades de manufactura determina cual es el sistema de aplicación de costos que se deberá usar. Las organizaciones de servicios usan costeo similar a los de las empresas manufactureras, excepto porque las primeras generalmente no tienen inventarios. Al proporcionar servicios incurren en desembolsos de mano de obra y en costos indirectos, igual que en las operaciones de manufactura. La administración basada en actividades puede combinarse con un sistema de costeo por Ordenes de trabajo o de procesos o con una mezcla de estos sistemas para el costo de los productos.
Por otro lado Lozada (2014) [6] menciona que la empresa de nuestro tiempo exige que la variedad sea más que menos pronunciada, a fin de alcanzar el principal objetivo del momento, que es el de ser «competitivo en los mercados nacionales e internacionales» de acuerdo al signo de la economía prevalente; para cuyo efecto es necesario disponer de una suma de requisitos de información, para tomar «decisiones urgentes casi instantáneas» para la su-pervivencia. Esta información desde luego, es muy distinta de la que se disponía veinte o treinta años atrás, razón por la cual se pide a la Contabilidad y a la especialidad de Cálculo de Costes, que urgentemente se adopte un estado de movilización en forma tal que se puedan asumir estos objetivos y resolver los problemas de información gerencial.
Con el objeto de reforzar este criterio, acerca de los objetivos generales de la información empresarial, según las épocas, quizás sea de bastante utilidad recordar algunas opiniones de notables especialistas en este tema. Iniciando esta secuencia, se puede empezar con el afamado autor norteamericano Charles T. Horngren, quien las primeras ediciones de su libro La Contabilidad de Costos daba cuenta de los conceptos y mediciones acerca de los costos que variaban según el propósito que se persiguiera, y para lo cual definía que en general costos «significaba sacrificio o privación y que en el sentido contable tradicional los costos como medida, eran «el valor monetario que debe pagarse, por servicios prestados». Esta opinión, no pudo haber sido expresada en forma más pragmática.
Propósito y naturaleza de la información contable
Según Wu (2015), el propósito de la contabilidad es proporcionar información económica – financiera sobre una organización y entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas, necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y tener el control de las actividades de la organización, y el papel del sistema contable de la organización es generar, desarrollar y comunicar esta información.
El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos de la empresa y así cumplir con los objetivos previstos.
Este sistema de información, no solo ha de ser un sistema que suministre información adecuada y oportuna, que permita a la dirección de la empresa ejercer un control técnico sobre la misma, sino que debe ayudar a la toma de decisiones, este sistema de información contable debe de ser detallado y preciso, que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.
La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta, es una forma para que los entes creen valor.
Pasos para diseñar un sistema de información contable
Según Wu (2015), un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y, posteriormente, las hace conocer a sus usuarios.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema de información contable de cualquier organización, independientemente del tipo de contabilidad que utilice, se deben ejecutar estos puntos básicos:
- Utilizar la información relacionada con las actividades de la organización.
- Los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
- El proceso contable involucra la comunicación y la interpretación de la información.
Estos tres pasos constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable, sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Características de un sistema de información contable
Como indicamos anteriormente, un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
• Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la organización.
Los controles internos son los métodos y procedimientos que se utilizan para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus
registros.
La contabilidad de costos o de gestión o contabilidad administrativa
La contabilidad y la administración de empresas se han enriquecido con nuevos enfoques sobre la importancia de la información en general y el rol de la información contable en particular.
Uno de los campos que más ha evolucionado con estos modernos sistemas es el de la elaboración de información interna de las diferentes actividades que se efectúan en una organización.
Una de las informaciones claves es la vinculada con la gestión que permite a los directivos planificar, programar y medir las actividades, para poder estar en línea con las demandas del mercado, toda empresa necesita disponer de un sistema de información para la gestión.
La información para la gestión abandonó su antiguo rol de información adicional, o complementaria para asumir el papel fundamental y el carácter de indispensable que hoy posee, por ello es necesario sistematizarla de manera que cumpla los requisitos básicos de toda información sobre todo el de oportunidad y confiabilidad.
Así, pues, toda empresa necesita disponer de un sistema de información para la gestión, este sistema debe tener como columna vertebral que lo de línea y sostiene al sistema de información de costos.
a) Sistemas de información de costos o gestión
Según Wu (2015), el sistema de información de costos involucra un concepto amplio como herramienta fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones. Por ello deberá diferenciarse convenientemente del antiguo cálculo de costos de ingeniería, cuyos objetivos quedaban únicamente en el área industrial, elaborando información no sistemática y limitado al uso por parte de los ingenieros, por ello, se deberá diferenciar también los procedimientos de cálculo para obtener costos unitarios con vistas a la elaboración de estados contables.
Un sistema de información de costos debe de mantener las siguientes características:
- Está conformado por un conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a cubrir las necesidades de información de la organización, en lo relacionado a las actividades de producción de bienes y servicios que realiza, cuantificando los recursos utilizados en dichas actividades y relacionándolos con los productos obtenidos y los servicios prestados.
Estos procedimientos comprenden:
El sistema informático de costos, el que debe de estar integrado al resto de los sistemas de la organización, capta y procesa en forma instantánea los datos necesarios para emitir la información prevista; y,
Los procedimientos operativos, ejercidos tanto en forma previo (acciones sobre el input) como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamiento electrónico referido.
Es decir, que los procedimientos que conforman el sistema alternan tramos computarizados con tramos de ejecución personal, estos últimos referidos a traslados entre áreas o departamentos, autorizaciones o cualquier otra rutina no integrada a un sistema computarizado.
Debe de estar sustentado por los criterios de costeo propios de la organización; el o los métodos elegidos y todas las demás características que le dan forma y de cuya calidad dependerá la eficiencia del sistema. Se incluyen dentro de este grupo: las especificaciones de los productos ; la definición de los departamentos involucrados ya sea esta de manera contable o extracontable; la determinación de la capacidad de producción o de servicio de cada centro de costo referida a niveles normales; los turnos de trabajos; las hojas de costo; el comportamiento de cada naturaleza de costos en cada centro de costos ante oscilaciones en el nivel de actividad del centro; la asignación de personal de cada centro de costos; y en general, toda información de ingeniería de producto o de proceso que sea indispensable para el cálculo de costos y todo otro tipo de información que se considera relevante.
b) Objetivos del sistema de información de costos
El sistema de información de costos tiene como objetivo fundamental cubrir en forma integral las necesidades de información de la organización, sobre la actividad de producción de bienes y/o servicios, vinculando los recursos utilizados con los productos obtenidos.
Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán las salidas u outputs del sistema:
La información resultante de los registros contables, por los hechos que ocurran en el desarrollo de la actividad de producción de bienes y servicios. Los registros contables, son elaborados con base en los criterios contables, asumidos en forma interna, y a la información no necesariamente basada en los registros contables que tanto los sectores operativos como directivos y de gestión requieran para la toma de decisiones. Esta información es confeccionada en función de las normas internas en cuanto a:
Unidades de medida, dado que estas salidas pueden ser elaboradas en otras unidades, diferentes a la utilizada por la contabilidad.
Periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmente con mayor frecuencia que estos, es decir, referida a unidades de tiempo menores.
Variables a controlar, teniendo en cuenta que pueden existir variables que en la contabilidad estén englobadas con otras, y que con fines operativos o de control, sea conveniente su individualización o no.
Agrupamiento de la información, dado que las variables consideradas podrán agruparse con criterios diferentes a la de los registros contables.
Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos, determinando coeficientes o relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo o espacio.
Diversidad, dado que un mismo tipo de información podrá mostrarse en diferentes formatos según el uso al que esté destinada, preservando la uniformidad únicamente en los casos en que sea utilizada para efectuar las relaciones y comparaciones mencionadas anteriormente.
Por la distinta forma de la información obtenida del sistema de información sobre costo como lo son: la información resultante de los registros contables y la información no necesariamente basada en registros contables, debe tenerse en cuenta que en modo alguno ello no representa duplicidad o divergencia de información, ambos grupos deben ser convergentes entre sí, completándose mutuamente, y en todo momento deben poder establecerse las equivalencias respectivas, dado que ambos están representando la misma realidad, a partir de los hechos.
Debemos de tener en cuenta que cada modelo de información tiene sus particularidades como:
El objetivo al que está destinado cada formato, y
La particularidad de la información no contable, de representar, además de la realidad ocurrida, las posibilidades de proyectar una realidad en la medida de que se integre al sistema de presupuestos de la organización.
La contabilidad debe ser única, constituyendo un conjunto importante de información de salida con fines externos e internos. La información con destino interno o de gestión es una porción –y no la única– de los datos de entrada de otros sistemas de información administrativos.
Estructura del sistema de información de costos
El sistema de información de costos lo podemos definir de acuerdo con:
a) Los conceptos que se incluyen en el costo: método de costeo variable o “costeo directo”, y el método de costeo integral o por absorción.
b) La forma de acumulación de los costos: sistema de costos por procesos y el sistema de costos por lotes u órdenes.
c) El momento de determinación de los costos: tenemos los costos históricos, reales o resultantes y los costos predeterminados o costos estándares.
Cabe agregar que en todo sistema de costos se busca establecer una relación entre los costos (causa) y el objeto del costeo, recibiendo este último la denominación de unidad de costeo.
Las unidades de costeo pueden ser, entre otras: el producto o artículo, la línea de artículos, el tiempo de ejecución (horas hombre – horas máquina), el tiempo de control (día, semana, mes), el centro de costos, el lote u orden, la actividad, etc., esta de acuerdo con lo que la organización lo defina.
Cada una de estas unidades de costeo puede ser utilizada con un fin en sí misma o una etapa necesaria para obtener otra unidad de costeo, por ejemplo, el costo por hora máquina de un proceso como factor de costos para los otros elementos del costo. Es importante destacar que la utilización combinada y adecuada de las distintas unidades de costeo es una herramienta para obtener otros objetivos del costeo tales como:
Establecer el costo de paralización de actividades.
Establecer el costo de la capacidad ociosa.
Decidir entre fabricar o comprar.
Elaborar presupuestos flexibles.
En resumen, tenemos que la contabilidad de costos no configura exactamente lo que podría llamarse un input al sistema de información contable, sino un tramo que ambos sistemas tienen en común y en el que se hayan superpuestos porque
no son datos en estado original, sino que ya han surgido de un proceso de transformación en el sistema de información de donde provienen; es información elaborada que concluirá su procesamiento en el sistema de información contable, y que al integrarse al resto de la información que este sistema contiene, completará convenientemente lo que él requiere para cumplir su cometido.
Costos industriales
Según Soria (2013) los costos industriales son aplicados en empresas industriales donde evalúan la transformación de las materias primas, pasando por distintos procesos hasta obtener el producto terminado.
La contabilidad de costos es una rama de la Contabilidad General, la finalidad principal es dar informaciones sobre el costo de la transformación, la presentación en momento oportuno y ordenado de los costos permite a la gerencia, realizar análisis que le sirven de parámetro para toma de decisiones y acciones de control.
Área industrial: costo de producción
Esta área está conformada por las empresas que se dedican a la captación de elementos de la naturaleza por extracción y la transformación de las materias primas o secundarias en productos o bienes capaces de satisfacer las necesidades humanas.
El industrial compra la materia prima y transforma en un artículo diferente, dispuesto para la venta.
Todas las operaciones que realiza el industrial en la materia prima para obtener otros productos, son objetos de la contabilidad de costos.
El industrial tiene mayores dificultades para obtener sus costos, pues además de ser comerciante antes realizó una serie de operaciones para obtener el producto.
El industrial tiene regulada su utilidad por la capacidad que posee para producir y vender sus artículos.
El industrial para llegar a saber el resultado de su negocio formula el estado de costos de producción o fabricación.
Precio de costo de la producción industrial
Está conformado por el valor de los elementos que integran el costo del producto generalmente está compuesto por las materias primas, mano de obra y de gastos de fabricación o de explotación
Objetivos del cálculo del costo industrial
1. Análisis de producción
Es una necesidad básica primordial de la producción, sin ella este análisis puede prescindir aparentemente de los costos, sin embargo, estos análisis carecen de sentido si no tienen una explicación del costo unitario.
2. Control de materias primas y materiales
Por el volumen físico se deben controlar mediante el kárdex o tarjetas de control a fin de impedir pérdidas físicas.
3. Control de mano de obra
Se debe controlar muy especialmente utilizando medidas de control para saber el factor del costo de producción, finalmente un buen control del costo de mano de obra permite atender una política salarial o laboral conveniente a los intereses de la empresa.
4. Control de carga fabril
Es equivalente a toda la suma de gastos de explotación que realiza una empresa industrial para cumplir, lo que se llama la capacidad normal de producción.
5. Fijación de normas y standars
Significa el camino a seguir en la producción sobre los cuales, la empresa debe laborar en condiciones sanamente económicas. En cuando a standars, son ventas o programas de producción que se refieren particularmente a cada clase de artículo producido, en cuanto a su composición en cantidad y valor de las materias primas, en cantidad y tarifa de las horas que se deben trabajar, en cantidad y tarifa de las horas absorbidas en relación con los gastos presupuestales.
6. Formulación de presupuestos
El presupuesto es la fijación anticipada por un período de tiempo de la probable producción y venta, para lo cual es indispensable contar con el apoyo de los costos y las ventas anteriores.
7. Política de precios
Se refiere a la elaboración de los precios de venta siguiendo el paso de los costos comerciales.
8. Índices de productividad
Representa sucesivamente la mejor forma de aprovechar los recursos de la empresa en tiempo y material, por un lado, economicidad; y en lo que respecta a la productividad es el estudio del mejor rendimiento de la producción, aumentando la eficiencia y disminuyendo las pérdidas de materiales y tiempo improductivo.
[1] WU GARCÍA, Juan Carlos (2015). Los sistemas de información de costos como herramienta en la toma de decisiones. Contadores y empresas.
[2] Gómez Aguirre A., Bobadilla La Madrid M., Libusse Villa Rojas G., (2007). Contabilidad sectorial. Gaceta Jurídica.
[3] Abanto Bromley M. (2012). Tratamientos contables y tributarios de los costos de producción. Gaceta Jurídica
[4] José G. Calderón Moquillaza (2012). Contabilidad de costos I. J.C.M. Editores. Lima – Perú.
[5] Santos Alberto Farfán Peña (2000). Contabilidad de costos Enfoque peruano – internacional. Estudio Contable – Jurídico FARO S.R.L.
[6] Pedro Lozada Valle (2014). Costeo A.B.C. S.M.I. San Miguel Industrial.