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EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y SU UTILIDAD

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La palabra Diagnóstico, viene del griego (Diagnostikós), en alemán se escribe: Dianose; francés: Diagnostic; inglés: Diagnostic; italiano: Diagnostico. Perteneciente o relativo a la diagnosis. Es un conjunto de signos que sirven para determinar el carácter peculiar de una enfermedad. Es la identificación de una enfermedad por sus síntomas. Existen diversos métodos y técnicas de diagnosis, entre los que cabe destacar los exámenes clínicos y la exploración radiológica. El diagnóstico clínico se fundamenta exclusivamente en los síntomas que el enfermo manifiesta (fiebre, dolor, etc.). El diagnóstico físico se realiza por palpación, inspección, auscultación o percusión.

El Diccionario Encarta define Diagnóstico como perteneciente o relativo a la diagnosis. En medicina es definida como arte o acto de conocer la naturaleza de una enfermedad mediante la observación de sus síntomas y signos. Así también es la calificación que da el médico a la enfermedad según los signos que advierte. Diagnosis, del griego diagnosis, conocimiento. Es la acción y efecto de diagnosticar. Siendo Diagnosticar el recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza; determinar el carácter de una enfermedad mediante el examen de sus signos.

Esta actividad médica consiste en la recolección de signos o datos que combinados revelen un pronóstico, o sea, la evolución probable del estado de salud del sujeto, según el tratamiento asignado. Un buen diagnostico resulta de vital importancia para establecer los pasos a seguir en la búsqueda de erradicar la enfermedad.

Antes de diagnosticar y facilitar una receta, el profesional médico va a solicitar varios análisis debidamente seleccionados de acuerdo a ciertos los síntomas, que son señales o indicios de que algo esta sucediendo, son los fenómenos que revelan una enfermedad. Resulta más que importante conjugar justamente las características detectadas en la situación del paciente.

Así también se toma en cuenta el historial médico, pues aportará a su diagnóstico precisión. Las características únicas e irrepetibles de cada individuo hace que cuanto más historia pasada refleje la ficha del paciente mayor certeza tendrá el medico de que está haciendo lo mejor para su paciente.

Actualmente, el término Diagnóstico es muy utilizado en las ciencias sociales y busca por sobre todas las cosas exponer los resultados conseguidos por medio de un estudio de investigación efectuado sobre la naturaleza y circunstancias de determinadas situaciones, analizando todos los datos al que accede el investigador del contexto.

Específicamente, en el área de las ciencias administrativas se ha adoptado el término diagnóstico como una etapa dentro del proceso de investigación organizacional. Conocidos exponentes como Peter Drucker, Harold Koontz, James Stoner, Idalberto Chiavenato, Juan Gerardo Garza Treviño, Rodolfo Biasca, Alfredo Pérez Alfaro y Martín Flor Romero entre otros lo vienen haciendo.

También se ha encontrado varias denominaciones que refieren al diagnóstico en el área de la administración, como más relevantes y difundidos se citan: Diagnóstico Empresarial, Diagnóstico Organizacional, Diagnóstico Situacional y Diagnóstico Estratégico.

A continuación se analiza cada una de las denominaciones citadas:

 Diagnóstico Empresarial: utilizada por el Dr. Martín Flor Romero (2006), en su libro «Organización y Procesos Empresariales». Lo define como: «…el resultado de un proceso de investigación relacionado con la organización y el funcionamiento de las empresas, que permite determinar y evaluar las relaciones de causas-efectos de los problemas detectados y dar solución integral a los mismos».

Se ha detectado una importante diferencia entre organización y empresa, dos términos que muchas veces son utilizados como sinónimos pero en realidad tienen significados que no pueden ser igualados. Existen muchas definiciones de organización y empresa, casi tantas definiciones hay como autores de libros sobre organización y administración.

Se coincide con lo expresado por Juan Gerardo Garza Treviño (1999), cuando expresa: «Las organizaciones son cualquier tipo de institución social: la familia, un sindicato, la empresa, un club deportivo o una iglesia«.

Por lo que la empresa es una modalidad específica de organización, en donde su finalidad es netamente económica; en otras palabras, busca el lucro. Enfatiza que todas las empresas son organizaciones, pero no por eso todas las organizaciones son empresas. La organización viene a representar el género, y la empresa es una especie del complejo mundo de las organizaciones.

Otro aspecto que justamente sirve para diferenciar y clarificar la posición de estos términos son las modalidades o clasificación de las organizaciones

En este sentido Juan Gerardo Garza Treviño (1999) se adhiere a las modalidades de organizaciones en base a los siguientes criterios:

Por su Finalidad: Lucrativas y No Lucrativas.

Por su Actividad: Industriales, Comerciales, Agrícolas y de Servicios.

Por el Origen de su Capital: Pública y Privada.

Por su Estructura: Personas Físicas y Personas Morales (jurídicas)

Otro autor, Chibli Yammal (1997) acepta la siguiente clasificación:

Por el Interés que representan: Públicas y Privadas.

Por el Fin que persiguen: Con Fines de Lucro y Sin Fines de Lucro.

Por la Identidad de sus Titulares: Personales y Sociedades.

Por su Relación con el Medio: Abiertas y Cerradas.

Por su Legalidad: Lícitas e Ilícitas.

Las dos clasificaciones no coinciden plenamente pero tampoco se contradicen; ahora bien, las dos clasificaciones identifican dos tipos de organizaciones según los fines que persiguen, citando: Con Fines de Lucro y Sin Fines de Lucro.

Diagnóstico Organizacional: utilizada por Harold koontz (1998) en su libro «Administración, una perspectiva global», como una de las etapas del Desarrollo Organizacional (DO). Cuando una empresa experimenta ciertos problemas y los directivos recurren a un experto para efectuar un cambio planeado en la organización. Ambos coinciden (directivos y el experto) en la necesidad de un Diagnóstico Organizacional. Así, el consultor procede a recopilar información en varias unidades organizacionales por medio de cuestionarios, entrevistas y observaciones. Los datos son analizados y preparados para retroalimentación.

El citado autor amplía: «El proceso común del Desarrollo Organizacional (DO) incluye la identificación de problemas, el diagnóstico de una organización, la retroalimentación de información sobre la organización, el desarrollo de una estrategia de cambio, intervenciones y medición y evaluación de las acciones de cambio».

La expresión Diagnóstico Organizacional da a entender que estudia a la organización, pero queda la duda si toma en cuenta el medio en donde ésta se desarrolla. En otras palabras, dentro de la expresión no menciona si el estudio incluye y toma en cuenta el ambiente externo para su evaluación. La complejidad organizacional y su relación con el ambiente externo hacen que la misma deba ser analizada teniendo en cuenta el contexto.

Diagnóstico Situacional: utilizado por Mario Héctor Vogel (2006). Por lo mencionado por Idalberto Chiavenato  (2006), el término Diagnóstico Situacional tiene mucho que ver con una corriente teórica denominada Enfoque Situacional o Contingencial, que es una corriente que parte del principio según el cual la Administración es relativa y situacional, es decir, depende de las circunstancias ambientales y tecnológicas de la organización. En otras palabras, conjuga el momento y el contexto en que la organización se encuentra.

La palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no, dependiendo de las circunstancias. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia y por la evidencia, y no por la razón.

El Enfoque Contingencial enfatiza que no se alcanza la eficacia organizacional, o sea, no existe una forma única y mejor para organizar en el sentido de alcanzarse los objetivos variados de las organizaciones dentro de un ambiente variado.

La Teoría Situacional enfatiza que no existe nada de absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa, todo es relativo, todo depende. El Enfoque Contingencial explica que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de la organización.

Así también transmite un sentido de dinamismo, o sea que lo que define su realidad actual no puede ser considerado inamovible, pues lo detectado está determinado por la situación actual en que se encuentra. Y esta situación se da por varios factores internos y externos, que combinados establecieron estas condiciones.

El ambiente estable es el ambiente que presenta pocos cambios, y estos cambios generalmente son previsibles. Hay que tener en cuenta que la situación no va a ser permanente, no porque no se quiera sino mas bien porque lo único constante es el cambio, y por mas pequeño que este sea siempre genera un cambio en la organización.

Diagnóstico Estratégico: utilizado por el Dr. Alfredo Pérez Alfaro (2000). Se percibe una intención al utilizar el término estratégico para dar énfasis sobre aspectos prefijados como direccionadores. En este sentido, se puede apreciar una mayor claridad porque toma en cuenta desde el inicio variables ya definidas por la misma organización que se encuentran establecidas en la visión y la misión.

El término estratégico da a entender que en este caso, el diagnóstico se enfoca directamente a evaluar el «gap» o brecha existente entre lo que requiere hacer y lo que se hace, por lo que su contenido no considera otros aspectos emergentes que podrían ayudar a describir mejor el estado de la cuestión.

Así también, tiende entenderse que el diagnóstico estratégico viene a ser un segundo diagnóstico, puesto que el primer diagnóstico va a buscar interpretar una serie de factores que ayuden a conocer la situación en que se encuentra tomando en cuenta el macroambiente y el microambiente de la organización en cuestión.

Existen otras variantes encontradas, como ser:

Análisis de Situaciones que se remonta a lo manifestado por Kepner (1970);

Análisis Situaciona; y,

Autodiagnóstico.

Siendo que Análisis se define como «Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios y elementos». Así también, Flor Romero (2006) lo define como: «acto de separar las etapas de un proceso o desglosar una estructura organizacional en sus componentes más simples, a los efectos de determinar su esencia, sus características y la forma de su funcionamiento. Estudiar cada una de las partes de un todo, por separado, a los efectos de determinar las características y posibles soluciones a los problemas detectados».

Entonces, si se toma en cuenta que el análisis toma el todo y lo divide en partes hasta su más mínima expresión y que el diagnóstico se vale de una serie de signos que ayudan a caracterizar una situación o enfermedad, se considera más adecuado el término de diagnóstico; pues, el descomponer toda una organización en partes haría que la dimensión del tiempo y el esfuerzo empleado no se justifique. Así también se considera que el análisis forma parte del diagnóstico, pero el mismo se encuentra direccionado a aspectos específicos considerados relevantes por su estado actual o necesidad.

Cabe acotar que también dentro de la terminología estudiada se pudo encontrar la de Autodiagnóstico. Si bien es importante resaltar los comentarios que realiza J. Vázquez (2006) en la búsqueda de un enfoque integral. La misma no se consideró pertinente por el hecho de que el vocablo, más bien enfatiza sobre la persona que va a llevarla a cabo, sin afectar la dimensión ni la profundidad del análisis.

La expresión considerada mas apropiada y a ser adoptado en este trabajo es el de Diagnóstico Situacional por considerarse mas abarcador, ya que toma en cuenta el ambiente interno, el entorno inmediato y ambiente externo de la organización.

El diagnóstico es una herramienta básica para prever y adelantarse a acontecimientos futuros porque ayuda a identificar aspectos troncales, para que estos sean evaluados y valorados en su real dimensión en bien de la organización.

El principal objetivo del Diagnóstico Situacional es la de proporcionar información específica y fidedigna para así poder aplicar las medidas preventivas o correctivas, según sea el caso.

Milan Kubr (2002) considera que, a veces el diagnóstico es considerado como la simple tarea de reunir, clasificar y analizar una gran cantidad de datos, inclusive muchos de los cuales no tienen relación alguna con el objetivo perseguido. Sin embargo, esto puede ser una simple pérdida de tiempo y esfuerzo si es que no se lo realiza en base a los objetivos formulados. Los datos son importantes, es más la construcción del diagnóstico requiere de datos y hechos, pero también es cierto que:

  1. El diagnóstico es mucho más que una simple recopilación y análisis de datos;
  2. El diagnóstico puede ser efectivo si es que se trabaja con determinados datos, elegido con criterio y coherencia; y
  3. El diagnóstico debe contestar una batería de preguntas en forma imparcial y con la mayor claridad posible para que el investigador pueda alcanzar los objetivos propuestos.

Su objetivo es exactamente el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema que influyen en él, y preparar toda la información necesaria para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la solución del problema.

Como lo menciona Milan Kubr (2002), la decisión a ser tomada es lo más importante para una organización. Los conocimientos acerca de la situación pueden minimizar el margen de error en la toma de decisiones. Así también como ya se ha expresado más arriba, el querer saberlo todo va en contra de la organización, porque el tiempo en que se incurre para el manejo de una cantidad inmensa de datos, genera una ventaja competitiva para los competidores, y estos pueden aprovecharla a su favor.   

Teniendo en cuenta la importancia de realizar un Diagnóstico Situacional es necesario establecer la forma en que se va a llevar a cabo el mismo, para lo cual se ha investigado sobre las propuestas presentadas por varios teóricos y consultores de cómo obtener un diagnóstico efectivo, acorde a las necesidades y objetivos propuestos.

En este sentido, Rodolfo Biasca (2001) expresa «No hay un conjunto único de indicadores que sirva para todas las empresas. Pero si hay un conjunto mínimo de indicadores que permite tener una apreciación general o global de los resultados de una empresa con la finalidad de iniciar un diagnóstico competitivo».

Jorge Vázquez (2006) expresa: «No conocemos la existencia de una metodología de diagnóstico estratégico concreta, práctica, simple, comprensible y que integre de manera fácil y de rápida aplicación la complejidad del mundo en el que las empresas actúan, que brinde, a su vez, un marco de referencia amplio y completo, que se suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de todas las empresas que decidan utilizarla y que, además, no parametrice y acote rígidamente el análisis, sino que lo dote también de las subjetividades y la creatividad de quienes la apliquen.»

No existe una forma única de evaluar la salud de una persona. Generalmente, los médicos inician su labor verificando la normalidad de los signos vitales a través del pulso, la presión sanguínea, la función respiratoria y otros reflejos. Tratan también de analizar a las personas en lo relacionado con su cuerpo, mente, vida espiritual, vínculos con otras personas, proyectos, etc.

Martín Flor Romero (2006), menciona que el enfoque del diagnóstico debe ser integral y sistémico de manera a abarcar la totalidad de las situaciones positivas (beneficios de las fortalezas y oportunidades) y negativas (importancia de las debilidades y amenazas) que permitan un análisis minucioso y profundo de las variables o condiciones ambientales, externas e internas que influyen o pueden influir en la organización y en el funcionamiento de una empresa o de un proyectoconcreto.

Comenta sobre otro error muy frecuente que es buscar resolver los problemas ejerciendo acciones sobre los síntomas, sin que se consideren las causas intermedias y originales del problema. Siendo la causa, la razón fundamental del problema explicando la existencia del mismo no se van a obtener los cambios esperados si se efectúan acciones sobre los efectos detectados.

Enrique Benjamín Franklin (2000) explica que para que el diagnóstico aporte elementos de decisión sustantivos tiene que incorporar la descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica.

Queriendo abarcar a toda la organización, Enrique Franklin (2000) presenta más de quinientos indicadores cualitativos y una batería de más de dos mil doscientas preguntas.

Los comentarios extraídos sobre el diagnóstico pertenecen a autores seleccionados que, son reconocidos exponentes que conjugan la experiencia práctica y la teórica aplicable a un contexto en cierta medida con características similares al nuestro. Abordan el diagnóstico como un paso fundamental para cualquier actividad que implique la definición de un plan de acción efectiva hacia el mejoramiento de la organización.

La pormenorización de la etapa de diagnóstico esbozada por cada autor refleja similitudes y diferencias que enriquecen a un enfoque integrador, en donde la intensión de establecer la situación actual de la organización estudiada sea lo más cercano posible a la realidad. Conllevando esto a seleccionar la estrategia más adecuada para su mejoramiento.

Así también, se ha encontrado a otros autores que desarrollan un diagnóstico específico a un sector o proceso, pero no toman en cuenta (o lo toman muy superficialmente) el entorno de la misma. La interrelación e interdependencia hacen que resulte más apropiado visualizarla con un enfoque sistémico, por lo que se considera que desde la óptica que presentan, se encuentra sesgada por manejarlo como una isla y no como parte de un todo mayor.

En este sentido, el Diagnóstico Situacional:

a)      Tiene como objetivo examinar el problema que afronta la organización y debe considerar con claridad y precisión qué se pretende conseguir con el desarrollo del diagnóstico.

b)       Debe considerar factores internos y externos de la organización, valorados por su incidencia y repercusión.

c)      No tiene una forma única de llevarse a cabo, pues cada autor pone a consideración alternativas y combinaciones diferentes.

d)      Permite al investigador adelantar un pronóstico. Es decir, la evolución probable según las decisiones adoptadas.

e)      No incluye la puesta en práctica de soluciones. Esto se lleva a cabo en una fase siguiente.

Para el diseño y el desarrollo de este Diagnóstico Situacional se pretende utilizar las que Idalberto Chiavenato (1980) denomina Variables Administrativas Básicas (VAB). Y que según éste autor, en su obra «Introducción a la Teoría general de la Administración«, las VAB son los principales componentes en el estudio de la Administración de las organizaciones y empresas.

Chiavenato sostiene que: «El comportamiento de esos componentes es sistémico y complejo: cada cual influye y es influenciado a su vez, por los demás componentes. Las modificaciones que se llevan a cabo en uno de ellos provocan modificaciones en mayor o menor grado en los demás. Su comportamiento conjunto es diferente de la suma de los comportamientos de cada componente considerado de manera aislada…».

Idalberto Chiavenato (2006); detecta en un principio, cinco aspectos destacados en las organizaciones que las denomina: Variables Administrativas Básicas, las mismas son Tarea, Estructura, Persona, Ambiente y Tecnología. Estas representan cinco áreas principales que toda organización tiene, las cuales definen el estilo y la personalidad de la misma. En el año 2006; la séptima edición del libro «Introducción a al Teoría General de la Administración», Chiavenato agrega una nueva variable que mejora, refuerza y actualiza a las existentes y la denomina competitividad.

Las distintas teorías administrativas dan énfasis a una o más de estas Variables Administrativas Básicas citadas por Idalberto Chiavenato. De modo que independientemente de la teoría administrativa que se utilice como marco de referencia, cada una de ellas hace hincapié en algunas de estas variables.

Con respecto a la relevancia que las distintas teorías administrativas dan a estas variables, se puede señalar cuanto sigue:

a)        La tarea o actividad desarrollada por la organización en cuestión. Pone énfasis en esta variable las teorías que consideran a la administración como una ciencia aplicada a la racionalización y a la planeación de actividades operativas.

b)        La estructura que se refiere tanto a la estructura organizacional como a los recursos físicos con que cuenta la organización. Esta variable es enfatizada por aquellas teorías que consideran a la Administración como una ciencia encargada de configurar y estructurar los componentes de la organización.

c)         Las personas, recursos humanos y talentos que integran la misma. Esta variable es relevante para las teorías que consideran la Administración como una ciencia aplicada a las personas y sus actividades en las organizaciones.

d)        El ambiente, lugar donde se desarrolla la organización. Acentúan la importancia de esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia que busca la adecuación de las organizaciones a las demandas y situaciones que ocurren en su contexto externo.

e)        La tecnología o métodos y técnicas utilizadas. Dan especial énfasis a esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia encargada de la aplicación exitosa de la tecnología en la actividad organizacional. Y,

f)        La competitividad, definida como la «capacidad de una organización para ofrecer productos y servicios mejores y más baratos, adecuados a las necesidades y expectativas del mercado, brindando soluciones innovadoras al cliente». Esta variable es enfatizada especialmente en los nuevos enfoques en la Administración que surgen a partir de los años noventa.

Esta nueva variable complementa a todas y cada una de las variables vigentes, porque incorpora el empuje necesario para movilizar a ese todo complejo en la búsqueda de la superación, evitando así la conformidad. Inyecta la dosis de esfuerzo necesario para no aburguesarse rememorando logros pasados y ceder así espacios que pueden resultar irrecuperables por el aumento de competidores en un mercado de constante cambio, evolución e incertidumbre. Esta nueva variable conecta a la organización con su entorno y evalúa su posición ante las organizaciones que se dedican al mismo rubro.

Se coincide con Chiavenato en que los principales desafíos de la administración están guardan relación con adecuar e integrar entre las seis variables mencionadas. Al respecto, Chiavenato señala que: «La adecuación e integración entre esas seis variables son los principales desafíos de la administración». Al respecto, Chiavenato señala que: «A medida que la administración enfrenta nuevas situaciones que surgen con el paso del tiempo y del espacio, las doctrinas y teorías administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos para mantenerse útiles y aplicables. Esto explica, en parte, los pasos paulatinos de la Teoría General de la Administración, al paso del tiempo y de la amplitud y la complejidad graduales que se acaban de exponer».

Idalberto Chiavenato, al igual que autores connotados como George Terry (1970); Wilburg Jiménez Castro (1995); James Stoner (1986); Edgard Freeman (1986), Daniel Gilbert Jr (1986); Harold Koontz (1998); Heinz Wehrich (1998); entre otros; tácitamente coinciden en que las teorías administrativas fueron surgiendo como una respuesta a los problemas empresariales más importantes del momento y la época. De este modo, cada teoría que surgía cumplió un papel destacado al exponer alternativas de solución para cada dificultad presentada.

Considerando que la empresa es un tipo de organización caracterizada como un sistema abierto probabilístico hipercomplejo. La noción de sistemas no es una idea nueva. Se podría remontar a filósofos griegos y, probablemente, a civilizaciones anteriores si es que se decide buscar el origen de este enfoque. La Teoría de Sistemas es una rama específica de la Teoría General de Sistemas que surgió con los trabajos de Ludwing Bertalanffy.

El mencionado autor define el sistema como: «…es un conjunto de elementos interactuantes e interdependientes que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente». Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que realiza una actividad para alcanzar un objetivo, y opera sobre datos / energía / materia para proveer información / energía / materia.

Es abierto porque presenta relaciones de intercambio con el ambiente, a través de la entrada y salida. Probabilístico porque no se puede prever en su totalidad las alternativas o situaciones que se van a presentar; e hipercomplejo porque son muy complicados, al punto que no pueden ser explicados con detalle y precisión.

El citado estudioso presenta la siguiente clasificación teniendo en cuenta las principales teorías administrativas:

  ÉNFASIS    TEORÍA ADMINISTRATIVA  ENFOQUES PRINCIPALES
  En las Tareas    Administración Científica (1903)  Racionalización del trabajo a nivel operacional
  En la Estructura  Teoría Clásica (1916), y Teoría Neoclásica (1954)Organización formal Principios generales de la administración Funciones del Administrador
  Teoría de la Burocracia (1909)Organización formal burocrática Racionalidad organizacional
  Teoría Estructuralista (1947)Enfoque múltiple: Análisis formal e informal Análisis intraorganizacional e interorganizacional
  En las Personas  Teoría de las Relaciones Humanas (1932)Organización informal Motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámica de grupo
  Teoría del Comportamiento Organizacional (1957)Estilos de Administración Teoría de las decisiones Integración de los objetivos organizacionales e individuales
  Teoría del Desarrollo Organizacional (1962)Cambio organizacional planeado Enfoque de sistema abierto
 En el Ambiente  Teoría Estructuralista (1947)Análisis intraorganizacional y análisis ambiental Enfoque de sistema abierto
  Teoría de la Contingencia (Situacional) (1972)  Análisis ambiental (imperativo ambiental) Enfoque de sistema abierto
  En la Tecnología  Teoría de la Contingencia (Situacional) (1972)  Administración de la tecnología (imperativo tecnológico)
  En la Competitividad  Nuevos Enfoques en la Administración (1990 en adelante)  Caos y complejidad Aprendizaje organizacional Capital intelectual

Fuente: Chiavenato, Idalberto «Introducción a la Teoría General de la Administración» 7ma. Edic. Mc Graw Hill 2 006  pag. 12.

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