Las funciones gerenciales y la información contable de la contabilidad de gestión
Planificación o planeamiento
Planear es la función gerencial que determina anticipadamente cuales son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlos de manera adecuada. En el fondo, la planeación es la diferencia entre una situación actual y una situación deseada como objetivo. La planeación siempre persigue una acción futura. Una vez elaborado el plan, el gerente puede organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa, pero con la mente siempre fija en los objetivos a ser alcanzados. (Kast, 2003)
Sin la planeación la empresa queda perdida en el caos. Planear es vital para las demás funciones administrativas, esto es, sin la planeación, organizar, dirigir y controlar pierden todo su significado.
La necesidad de planear reside en la racionalidad que imprime a las decisiones. Por racionalidad entendemos: escoger los medios adecuados para alcanzar determinados objetivos. Mediante la planeación, las acciones de la empresa se tornan racionales, es decir, más adecuadas a los fines propuestos.
Un plan es un esquema que establece anticipadamente aquello que debe hacerse. Cuando un proyecto es elaborado para alcanzar un objetivo final de la empresa, es llamado plan-fin. Cuando un plan es elaborado para alcanzar objetivos intermedios, que al ser concluidos permiten la ejecución de un plan-fin, es denominado plan-medio.
Por ello, los planes relacionados con la selección de la mano de obra, con la adquisición de máquinas y equipos y la compra de materia prima, son planes-medios. El plan que correlaciona todos estos planes-medios para alcanzar un objetivo final de producción es un plan-fin.
Existen varios tipos de planes:
a) Programas: son planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre si. Una programación es un tipo de plan que establece los vínculos entre planes diferentes. Este es el caso del programa de producción que involucra los planes de anexos (compras y bodega), de mantenimiento (disponibilidad de máquinas y equipos), de mano de obra (disponibilidad de personal), etc.
b) Procedimientos: son planes que prescriben la secuencia cronológica de las tareas por ejecutar. Los procedimientos son mas utilizados en trabajos repetitivos y cíclicos para mostrar las secuencias de las rutinas. En el caso del procedimiento de requisición de materiales de la bodega, el cual involucra una rutina, cuya secuencia es: emitir y completar el formulario, firma del emisor, rubrica de la jefatura, envío a la bodega, verificación de datos, separación del material requerido, sello de expedición en el formulario y envío del material requerido para el organismo solicitante.
c) Métodos: son planes que detallan como una actividad debe ser ejecutada hasta en sus más mínimos pormenores. Su amplitud es menor que la del procedimiento. Un caso de método es el montaje de una pieza de una máquina, donde se detallan todas las tareas que tendrá que realizar el operario.
d) Normas: son reglas o regulaciones que sirven para definir lo que debe o lo que no debe hacerse. Son guías que uniformizan la acción, pero que no establecen secuencias como los procedimientos, ni detallan las actividades como los métodos. Es el caso de la prohibición de fumar en ciertos lugares, la concesión de descuentos para ciertas compras, la exigencia de tarjetas de identificación en las porterías, etc.
La planeación está sujeta a dos principios que sirven para indicar la mejor manera de elaborar una buena planeación:
a) Principio de definición del objetivo:
Su enunciado es el siguiente: el objetivo debe ser definido de forma clara y concisa para que la planeación sea adecuada. La planeación debe ser realizada en función del objetivo que se pretende alcanzar. La finalidad de la planeación es determinar cómo será alcanzado el objetivo. Si el objetivo no se define claramente, la planeación será muy vaga y dispersa.
b) Principio de flexibilidad de la planeación:
Es enunciado de la siguiente manera: el plan debe ser flexible y elástico con el fin de poder adaptarlo a situaciones imprevistas. Como la planeación se refiere al futuro, su ejecución debe permitir cierta flexibilidad en situaciones que pueden sufrir alteraciones imprevistas.
El control
Consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. La tarea del control es verificar que todo se haga conforme con lo que fue planeado y organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos, con el fin de corregirlos y evitar su repetición. (Stoner, 2006)
El control tiene dos objetivos:
a) Corrección de fallas o errores. El control sirve para detectar fallas o errores, ya sea en la planeación, en la organización o en la dirección e indicar las medidas correctivas.
b) Prevención de nuevas fallas o errores. al corregir fallas o errores, el control indica los medios para evitarlos en el futuro
El control debe obedecer a los siguientes principios básicos:
a) Principio del objetivo:
El control debe contribuir para alcanzar los objetivos mediante la indicación de los errores o fallas en tiempo útil para permitir la acción correctiva oportuna. El control debe proporcionar las debidas correcciones para que no haya desvíos en relación con los objetivos.
b) Principio de la definición de los estándares:
El control debe basarse en estándares bien definidos. generalmente se definen en la planeación, o sea antes de la ejecución de los trabajos y deben, de forma clara, servir de criterio para el futuro desempeño.
c) Principio de la excepción:
Este principio fue formulado por Taylor, quien sostenía que la atención del administrador no debe detenerse demasiado sobre las cosas que andan bien. El administrador necesita poner atención en las cosas que andan mal, o sea en las excepciones.
d) Principio de la acción
El control solamente se justifica cuando proporciona acción correctiva sobre los desvíos o fallas señaladas.
Las principales áreas de control en la empresa son las siguientes:
a) Área institucional: Se refiere al control de la empresa como un todo.
b) Área de finanzas: se refiere a la administración de los recursos financieros de la empresa.
c) Área de producción: se refiere a la administración de los recursos productivos de la empresa.
d) Área mercadotecnia: se refiere a la administración de los recursos mercadotécnicos o comerciales de la empresa.
e) Área de personal: se refiere a la administración de recursos humanos de la empresa.
Toma de decisiones
En concepto general, tomar una decisión, en el ámbito general, es elegir dentro de buenas opciones la mejor. Vale resaltar, que esta opción o solución escogida debe conducirme efectivamente a mi propósito deseado. Según Alvarez y otros (1997); existen dos tipos de decisiones: (Alvarez y otros, 1997)
A. Las decisiones programadas; podría decirse, en este caso que se es sinónimo de rutina. Esto porque las decisiones se despliegan de la experiencia que se tiene con el paso del tiempo. Ya que, se podría explicar como un solo problema consecutivas veces, esto hace que no varíe en nada las decisiones, por lo tanto, queda aplicarse la misma decisión una y otra vez.
Por ejemplo, determinar qué periodo de vacaciones hay que conceder a un empleado, decidir cuándo enviar facturas a los clientes y hacer pedidos de materiales de oficina. La costumbre y los procedimientos de operación normalizada son las técnicas que con mayor frecuencia se utilizan para tomar este tipo de decisiones. Hoy en día los ordenadores manejan muchas decisiones programadas.
B. Las decisiones no programadas; Este tipo de decisiones son aquellas que son novedosas, del instante, que surgen de momento y por lo tanto no existe nada planeado.
Este tipo de decisiones, suelen tener una serie de consecuencias. Los hospitales son buenos ejemplos de la toma sobre la marcha de decisiones no programadas. Estas decisiones suelen estar dirigidas a recortar costes y mejorar la calidad al mismo tiempo.
La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas. El proceso que conduce a tomar una decisión se podría visualizar como:
- Elaboración de premisas,
- Identificación de alternativas,
- Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada y
- Elección de una alternativa, es decir, tomar una decisión
Racionalidad en la toma de decisiones
Según Polimeni (1994), con frecuencia se dice que la toma eficaz de decisiones tiene que ser racional. Las personas que actúan o deciden racionalmente intentan alcanzar alguna meta que no puede lograrse sin acción. Deben comprender claramente los cursos alternativos mediante los cuales se puede alcanzar una meta en las circunstancias y con las limitaciones existentes. (Polimeni, 1994).
También tienen que contar con la información y la capacidad para analizar y evaluar alternativas a la luz de la meta deseada. Por último, deben tener el deseo de llegar a la mejor solución mediante la selección de la alternativa que satisfaga de un modo más eficaz el logro de la meta.
Racionalidad limitada o “circunscrita”
Las limitaciones de información, tiempo y certeza limitan la racionalidad.
- Búsqueda de alternativas
Suponiendo que se conocen cuáles son las metas y que existen premisas claras de planeación, el primer paso en la toma de decisiones consiste en desarrollar alternativas. Casi siempre hay alternativas para cualquier curso de acción; de hecho, si parece existir sólo una forma de hacer algo es probable que sea incorrecta. Si sólo se puede pensar en un único curso de acción es evidente que no se ha pensado lo suficiente.
Evaluación de alternativas
Una vez que se han encontrado las alternativas apropiadas, se procede a evaluarlas y seleccionar aquella que contribuirá mejor a la obtención de la meta.
Selección de una alternativa:
Al seleccionar alternativas, los administradores pueden usar tres métodos básicos: 1. Experiencia, 2. Experimentación y 3. Investigación y análisis.
Toma de decisiones en condiciones de certeza, incertidumbre y riesgo
Prácticamente todas las decisiones se toman en un ambiente de cierta incertidumbre. Sin embargo, el grado varía de una certeza relativa a una gran incertidumbre. En la toma de decisiones existen ciertos riesgos implícitos.
En la situación en que exista certeza, las personas están razonablemente seguras sobre lo que ocurrirá cuando tomen una decisión. Cuentan con información que se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto. (Mallo y otros, 2000)
Por otra parte, en una situación de incertidumbre, las personas sólo tienen una base de datos muy deficiente., no saben si éstos son o no confiables y tienen mucha inseguridad sobre los posibles cambios que pueda sufrir la situación. Más aún, no pueden evaluar las interacciones de las diferentes variables.
En una situación de riesgo quizá se cuente con información basada en hechos, pero la misma puede resultar incompleta. Para mejorar la toma de decisiones se pueden estimar las probabilidades objetivas de un resultado, al utilizar, por ejemplo, modelos matemáticos.
Por otra parte, se puede usar la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la experiencia. Afortunadamente se cuenta con varias herramientas que ayudan a los analistas a tomar decisiones más eficaces.
Enfoques modernos en la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre
Varias técnicas modernas incrementan la calidad de la toma de decisiones en condiciones normales de incertidumbre.
Entre las más importantes de éstas se encuentran:
- El análisis de riesgos,
- Los árboles de decisión y;
- La teoría de la preferencia
Análisis de riesgos
A todas las personas inteligentes que toman decisiones en condiciones de incertidumbre les gusta conocer la magnitud y la naturaleza del riesgo que asumirán al elegir un curso de acción. Una de las deficiencias en el uso de los enfoques tradicionales de la investigación de operaciones para la solución de problemas es que muchos datos usados en un modelo son simples estimaciones y otros se basan en probabilidades.
La práctica común es hacer que los asesores presenten sus “mejores estimaciones”. Sin embargo, se han desarrollado nuevas técnicas que proporcionan una visión más precisa del riesgo.
Árboles de decisión
Una de las mejores formas de analizar una decisión consiste en utilizar el denominado “árbol” de decisión, los acontecimientos fortuitos y las probabilidades existentes en los diversos cursos posibles. Existe un problema muy común que se presenta en los negocios cuando se introduce un nuevo producto.
Teoría de la preferencia
La teoría de la preferencia o de la utilidad se basa en la idea de que las actitudes individuales hacia el riesgo varían algunas personas sólo están dispuestas a correr riesgos más pequeños que los que señalan las probabilidades (“personas con aversión al riesgo”) y otras están dispuestas a correr riesgos mayores (“apostadores”).
Aunque hasta aquí se ha hecho referencia a ella como la “teoría de la preferencia”, esta técnica se denomina en un sentido más clásico “teoría de la utilidad”.
Evaluación de la importancia de una decisión
Puesto que los administradores no sólo deben tomar decisiones correctas, sino que también deben tomarlas cuando es necesario y del modo más económico posible y debido a que tienen que hacerlo con frecuencia, es útil contar con pautas sobre la importancia relativa de decisiones. Las menos importantes no requieren de un análisis e investigación profundos e incluso quizá se pueda delegar sin problemas y sin poner en peligro la responsabilidad, por lo que, aquello que quizá no tenga importancia para el presidente de una empresa puede ser de gran importancia para el jefe de una sección. (Kast, 2003)