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Auditoría de Gestión

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Los  conceptos  que se presentan a continuación incluyen    varios términos  tales como:

“Auditoría administrativa”, “Auditoría de Rendimiento”, “Auditoría Operacional”, “Auditoría Gerencial”, entre otros. Todos los cuales son empleados  en una manera similar al término de “Auditoría Operativa ó Auditoría de Gestión”:

“La Auditoría de Gestión es el examen que se efectúa a una identidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección” (Congreso Interamericano De Contabilidad, 1999)

“Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o  actividad,  orientada  a   mejorar la  efectividad, eficiencia  y  economía  en  el  uso de  los  recursos  y  el  control  gerencial,   para   facilitar  la toma  de  decisiones  por  quienes  son responsables  de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público. La auditoría de Gestión  por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad con relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y respeto a la correcta utilización  de los recursos (eficiencia y economía)” (Contraloría General de la República, 2002). 

“La  Auditoría  Operativa  es  la  evaluación exhaustiva y constructiva  de  la  organización,  objetivos,  planes, medios de operación, información disponible y utilización de recursos humanos y físicos de una empresa o sector de la misma.” (Zino, 2004)

Luego dicho autor agrega que por tanto, está claro que la auditoría puede ser muy abarcadora y englobar todos los temas, o centrarse selectivamente en algunos de ellos.  A fin de realizar la auditoría, el auditor debe:

“Decidir qué es lo que va a examinar.

Decidir el periodo o tiempo y de qué forma llevará a cabo la auditoría, elaborando un plan general preliminar de la misma.

Seleccionar el personal que participará.

Emprender una investigación previa, lo que supone fundamentalmente recopilar información general sobre el departamento de recursos humanos, la organización y los problemas concretos en los que se considere que habrá que profundizar.

Ultimar el plan de auditoría, refinando las herramientas y medidas, y elaborando un calendario claro de su realización. Recabar la información.

Reunir los resultados y utilizarlos para descubrir los puntos fuertes y débiles del departamento de Recursos Humanos, y señalar las áreas provechosas de actuación a largo plazo, a fin de mejorar su situación”

En el Perú, la agenda administrativa tiene como grandes lineamientos orientadores los siguientes conceptos: planear objetivos específicos, reducir costos operativos, buscar resultados, modernizar su infraestructura, asimilar la innovación y capacitar a sus empleados.

El Papel  del profesional de ciencias contables ante la auditoría operativa o de gestión cumple con un plan de acción que son los siguientes:

  1. El Primero, definir claramente cuál es nuestro verdadero rol con la gerencia, hoy más que nunca el empresario está dispuesto a trabajar con nosotros en la medida en que demostremos esa competencia, seamos honestos en reconocer que el empresario mide nuestra competencia por resultados.
  2. El Segundo, desarrollar más y mejor competencia parte de la premisa original que el profesional estaba realmente capacitado para poder efectuar trabajos de este tipo.
  3. El Tercero y fundamental, desarrollar resultados concretos y desarrollar las relaciones con nuestros usuarios, eso hace necesario que el profesional de ciencias contables esté continuamente entrenándose o estrenándose a fin de poder capacitarse para dar un servicio de calidad superior.

El Propósito general de la Auditoría de Gestión es la evaluación de desempeño (rendimiento), obtenido por una empresa. Esta evaluación implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad y otros criterios razonables de evaluación.

Así mismo podemos decir que la identificación de oportunidades, de mejoras, es el incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis de información, entrevistas con los funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes.

Por último mencionamos el desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas, elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión es variable. En algunos casos pueden formularse recomendaciones sobre asuntos específicos, sin embargo, en otros casos, después de analizar el costo / beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio más profundo del área específica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en la circunstancias.

Es evidente entonces que las entidades de la actividad privada, requieren tener Metas, Misión, Visión, poder medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia, economía, financiero y de cumplimiento. En tal sentido necesita implantar y profundizar una cultura de servicio.

En los principales componente de la auditoría de gestión antes mencionados podemos decir que la efectividad de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, comparando de los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. La evaluación de efectividad de una empresa no puede realizarse sin la existencia de un plan, propuesto o programa, en los que los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados.

La efectividad es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, por lo tanto su medición se expresa en un porcentaje de cumplimiento. Existen dos tipos de medición de efectividad: la que mide los hechos (efectividad parcial de los hechos) y la que mide los resultados (efectividad total de resultados).

Podemos indicar como ejemplo de efectividad algunos indicadores:

  1. Reducción de accidentes laborales a través de un determinado programa.
  2. Reducción de los incendios de los bosques como consecuencia de una  mayor vigilancia.

El grado de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o producidos, de los servicios prestados, y recursos utilizados para ese fin (productividad). Una actuación eficiente es aquella que con unos recursos determinados obtiene un resultado máximo. El estudio de eficiencia comprende, el rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su costo. La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente. Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados.

Así mismo podemos mencionar como ejemplo los siguientes indicadores de la eficiencia:

  1. Costo anual de mantenimiento de una biblioteca / número de lectores.
  2. Costo de mantenimiento de una piscina pública /número de usuarios.

En La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (sistema de información computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad en la oportunidad, lugar apropiado y al menor costo posible.

En la parte financiera es fundamental para obtener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una Auditoría de Gestión el componente financiero puede constituir solo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada.

Podemos decir que el cumplimiento generalmente se ejecuta con el componente financiero el cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables, políticas y procedimientos internos.

En los últimos años nuestro país para alcanzar una mayor eficiencia de la gestión en las instituciones, ha entrado a un proceso de modernización y reestructuración, con el objeto de construir entidades dinámicas, eficientes  competitivas, capaces de planificar y dirigir acciones que demande su desarrollo.

Cabe indicar que los objetivos de la auditoría de gestión están dirigidos a establecer e informar sobre el grado de cumplimiento de las metas y objetivos en función de la Economía, Eficacia y Eficiencia; así mismo se menciona la racionalidad y transparencia a fin de:

  1. Evaluar si los objetivos y metas previstos en los planes  institucionales son concordantes con los planes y políticas se ajustan a las disposiciones legales aplicables a la entidad.
  2. Evaluar los resultados obtenidos por la entidad durante un periodo con relación a los objetivos y metas previstas en el plan operativo institucional.
  3. Determinar si la entidad ha establecido un sistema de evaluación y medición de resultados aprobados, para informar la ejecución de la gestión.
  4. Grado de eficiencia en la adquisición, protección y empleo de los recursos y si estos están siendo administrados con la racionalidad, economía y transparencia.

Como se puede advertir, la auditoría de Gestión, constituye un agente de cambio y reforma, que ayuda alcanzar los objetivos planeados y mejorar la gestión en las instituciones.

Cabe indicar que generalmente al término de la evaluación en una Auditoría de Gestión, el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de la gestión, si no incluirá en su informe, observaciones y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión o desempeño; así como en relación con los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia y eficacia considere susceptible de mejorarse. Si estima que las acciones a adoptarse van a permitir obtener resultados eficientes, deberá recomendar las medidas correctivas.

La Auditoría Operativa o de Gestión tiene significativa importancia en la gestión empresarial, por que a través de los resultados permite a la gerencia de la entidad conocer las desviaciones en los sistemas, para mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos asignados para el cumplimiento de sus objetivos y metas institucionales.

Se debe reconocer que este tipo de auditoría implica un alto contenido de creatividad, que está sujeta a una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueran afinándose en base de aproximaciones sucesivas este es el origen de la Auditoría Operativa o de Gestión, está obligada a innovar, mejorar y cambiar sus enfoques.

Ahora, ante los hechos de la modernización deberemos analizar y cambiar nuestros esquemas de trabajo en la preparación de informes, a fin de lograr ofrecer un servicio más eficiente y de mayor competitividad ante el resto de herramientas empresariales.

Las características de la Auditoría de Gestión podemos decir en base a los hechos ocurridos en las siguientes auditorías:

  1. Se puede realizar en cualquier época del año y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos.
  2. Se auditan operaciones, investigando, analizando, evaluando los hechos que intervienen en dichas operaciones, a fin de diagnosticar los obstáculos y las debilidades y presentar recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
  3. Se deben identificar operaciones importantes evaluando toda las facetas de la organización puesto que una operación pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente en una parte de ellos.
  4. Es recomendable realizarla periódicamente con el propósito de proporcionar evaluaciones objetivas de las diferentes operaciones durante todo el ciclo de una empresa.
  5. Debe realizarse en forma permanente en operaciones claves y riesgosas, es decir en operaciones que requieran especial atención por el momento de recursos invertidos en ellas o por su creatividad.

Podemos decir que es necesario tener un “Liderazgo, compromiso y calidad total” en la persona humana, un espíritu de dirección y sobre todo de decisión para realizar los proyectos qué se deben llevar a cabo, no sólo en el ámbito profesional sino también personal.

En el tema liderazgo, es necesario tomar en cuenta que muchas veces la labor de supervisión la recibe personal con tan poca experiencia como los propios supervisados; situación que hace necesario primero saber cómo supervisar para desarrollar un liderazgo orientado a mejorar su trabajo.

Debemos desterrar el temor de los trabajadores, incluso en el nivel gerencial que se origina por la falta de conocimiento sobre su trabajo. La mayoría prefiere tener las cosas como están, no quejarse, mantener el empleo y evitar problemas; sin embargo, ello ocasiona grandes pérdidas económicas.

Para mejorar la calidad y productividad, la gente debe sentirse motivada y seguir. La confianza es el requisito básico de la mejora. Como líder, usted es el responsable de mantener el enfoque de su área hacia la satisfacción de sus trabajadores internos  y externos; identifique  a sus clientes, reúnase con ellos, escuche sus necesidades y expectativas y cumpla con sus compromisos.

Referente a la calidad total debemos fomentar el trabajo en equipo; para ello se requiere: fijar las metas del equipo así como los individuales; desarrollar  las metas del equipo a través de la aportación de ideas de sus miembros; incrementar la confianza y respeto entre los integrantes; motivar y fomentar la responsabilidad en los objetivos y perseverancia en los logros de las metas. 

Actualmente existe consenso en que gerenciar consiste en dirigir una entidad, unidad operativa o programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, económica y transparente. Sin embargo, no ha existido la misma claridad para definir el rendimiento como concepto exigible a la gerencia, ya que tradicionalmente se la asocia a la combinación de eficiencia y eficacia; es decir, la medición de calidad de trabajo más que el logro  de objetivos que en conjunto nos aseguran  una gestión unitaria en un sentido sistemático y realizada por el esfuerzo  productivo, objetivos versus metas.

El tiempo y la velocidad del cambio, con proyección a futuro, debe ser afrontado de una manera orgánica y en forma armoniosa que se integra con el entorno, porque así lo demuestran los efectos dramáticos observados en los últimos años en el contexto: no solamente en los avances tecnológicos, sino también por las reformas  de orden político, económico y social, que exigen que los países y organizaciones se adapten  de manera dinámica continua a un mundo globalizado.

De ese modo, estaremos en condiciones de responder a las demandas de las empresas con suficiencia y con una perspectiva real de crecimiento y mejoramiento continuo que nuestro país necesita en todo orden de cosas de cara al nuevo milenio (Colegio Contadores Públicos de Lima, 2005).

Por otro lado los alcances y el enfoque del trabajo en la Auditoría de Gestión examinan la práctica de gestión. Los criterios de evaluación de gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares. No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión.

Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficiencias y sus consecuencias.

En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo,  se  señalan  a continuación enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales, que conforman una entidad.

Auditoría de la gestión global de la empresa, comprende la evaluación de la posición competitiva, la evaluación de estructura organizativa, el balance social, la evaluación del proceso de la dirección estratégica que conforma una entidad.

Auditoría de gestión global del sistema comercial, comprende el análisis de la estrategia comercial, la oferta de bienes y servicios el sistema   de   distribución   física,   la   política    de   precios,   la función publicitaria, la función de ventas y la promoción de ventas.

Auditoría de gestión del sistema financiero, comprende el capital de trabajo, las inversiones, la financiación a largo plazo, la planeación financiera y el área internacional.

Auditoría de gestión del sistema de producción, comprende el diseño del sistema, la programación de la producción, el control de calidad, el almacén y los inventarios, la productividad técnica y económica y el diseño del desarrollo de productos.

Auditoría de gestión de los recursos humanos, comprende la productividad, el clima laboral, las políticas de promoción de incentivos, las políticas de selección y formación y el diseño de tareas de trabajo.

Para una mejor comprensión se ha distribuido los derechos y obligaciones del auditado durante las tres fases clásicas por las que discurre una auditoría de gestión que son los siguientes:

Los derechos y obligaciones del Auditor durante el planeamiento una vez aprobado el encargo correspondiente la comisión de Auditoría premunida  de una carta de presentación dirigida al titular de la entidad bajo examen, debe presentarse para iniciar sus actividades. Estas deben considerar los aspectos siguientes:

  1. Motivo del examen
  2. Alcance y tipo del examen a efectuar
  3. Nombres del equipo encargado del examen (supervisor y Auditor encargado)

Tratándose de una carta emitida por una sociedad de Auditoría Independiente ésta deberá hacer referencia, además, a la resolución de Contraloría General  que la designó.

La carta de presentación debe estar firmada por el titular de la Contraloría General de la República o por el funcionario que él designe: el titular o socio de la firma auditoría según corresponda.   A la recepción de la carta de presentación, es obligación de los funcionarios de la entidad bajo examen:

Comprobar la identidad de los miembros del equipo auditor.

Verificar la autenticidad de la carta de presentación.

Conceder a la comisión una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita. Asimismo, de acuerdo al alcance previsto, arreglar una reunión los funcionarios a cargo de las áreas a examinar con la comisión auditoría. También, durante, esta reunión la entidad bajo examen podría dar a conocer las áreas o transacciones que, a su criterio, convendría sean examinadas.

Asignar un ambiente adecuado para instalar a la comisión considerando: Amplitud y mobiliario en función al número de sus integrantes. Por lo menos un armario, archivador o similar dotado con llave para la salvaguarda de los papeles de trabajo y documentos que proporciona la entidad. Privacidad para el trabajo. Según disponibilidad, equipo básico de oficina en calidad de préstamo y algunos útiles de oficina mínimos.

Si la comisión lo solicita, arreglar un recorrido por las instalaciones de la entidad, incidiendo en las áreas que serán motivo de examen. La persona designada deberá tener conocimiento suficiente de las actividades y personal para las explicaciones y presentaciones que sean requeridas.

De acuerdo con las circunstancias (tamaño de la entidad, dispersión de su instalación, turnos de actividades) podría la entidad bajo examen, circular internamente la carta de presentación, requiriendo se preste a la comisión las facilidades necesarias para el cumplimiento de su trabajo.

Es conveniente, para la entidad auditora, designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así las devoluciones de documentos y otros. También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios y otros. Las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir:

Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad.

Vehículos a tiempo completo para uso personal o fuera del horario  normal de actividades.

Servicio telefónico a larga distancia, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos.

La fase de planeamiento de auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la entidad y las actividades que lleva a cabo y la conducción del examen, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza. Oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, de modo de permitir al equipo identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales de la entidad. La naturaleza y alcance del planeamiento pueden variar de acuerdo al tamaño en la entidad, el volumen de sus operaciones y la experiencia del equipo en relación a la entidad.

La entidad auditora participará en el planeamiento de auditoría, pidiendo a la comisión proporcionar toda la documentación que le sea requerida, por el auditor. Asimismo, facilitará los servicios de fotocopiado, cuyas órdenes deberán ser firmadas por el auditor encargado.

La entidad facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la información adicional que le sea requerida. El acceso a la información contenida en el sistema de cómputo será coordinado y proporcionado vía copias (diskette o listado).

Cuando sea requerida, la entidad dará a la sociedad de auditoría las explicaciones, orales u escritas que sean necesarias para permitir a la comisión satisfacerse en cuanto a los requerimientos de información.

La demora o negativa a facilitar la información requerida significa una limitación al alcance del examen, lo que será meditado por la Comisión de Auditoría e incluirá este incidente en su informe final.

Tratándose de una auditoría de gestión, al final de la fase de planeamiento, la comisión de auditoría solicitará llevar a cabo una reunión para comunicar las áreas específicas seleccionadas para revisión en profundidad y discutir los criterios que serán utilizados en las evaluaciones a efectuar durante la fase de ejecución.

Los derechos y obligaciones del auditor durante la ejecución de la auditoría, la comisión profundizará sus pruebas en las áreas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen deberá continuar facilitando la documentación, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas.

Durante esta fase la entidad bajo examen recibirá las comunicaciones escritas mediante las cuales la comisión auditora transite los hallazgos de auditoría, a las personas comprendidas en los mismos, para que en el plazo fijado presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación.

Los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. La condición está referida a la descripción de la deficiencia identificada cuyo grado de desviación debe ser demostrada.

El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

El coordinador designado por la entidad bajo exámen deberá comprobar que el criterio utilizado en relación del hallazgo sea exactamente el convenido al final de la fase planeamiento. Toda labor de auditoría, debe ser controlada a través de programas de trabajos, tales programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de auditoría.

La entidad bajo examen y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditoría deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por:

  1. La presencia de nuevos elementos de juicio que modifiquen las perspectivas de la condición observada.
  2. La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.
  3. La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otras personas, en cuyo caso la comisión deberá  trasladar este hallazgo a tales personas.

Consecuentemente, la inasistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modificará  el hallazgo comunicado. Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final. Concluida la fase de ejecución, la entidad auditora deberá cautelar que le sea devuelta la documentación examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo.

La entidad examinada debe entregar a la comisión Auditora la carta de representación que deberá firmar como reconocimiento de haber puesto a su disposición la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el periodo bajo examen y hasta  la fecha de terminación de trabajo de campo.

Los derechos y obligaciones del auditado durante la recepción del informe final la entidad auditada deberá cautelar que las partes correspondientes de los mismos se distribuya a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formulación de los descargos a hubiera lugar, así como la implementación de las recomendaciones formuladas.

MEE, John F.(1958), al tratar sobre las fuentes de información, él explica que:

 “La auditoría de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas; la misma que está compuesta de ítems que enfocan funciones básicas y que en el cuadro siguiente se detalla”.

Luego dicho autor destaca en forma de comentario que las decisiones que se relacionan con la cobertura y profundidad de la auditoría, es lo que va a orientar su procedimiento.  El autor hace énfasis, dentro de su experiencia típicamente norteamericana, en que las auditorías por lo general empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan a la administración del potencial humano, incluyendo el personal de línea y de staff, las calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la adecuación del apoyo financiero para varios programas.

A partir de ahí, se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse.  Se examinan los registros e informes del personal.  Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones.

Por otro lado, la auditoría puede penetrar mucho más profundamente,  pues  ella también puede evaluar programas, políticas, filosofías y teorías. Dependiendo de la política que exista en la organización, la auditoría de recursos humanos puede enfocarse hacia cualquier o hacia todos los siguientes aspectos de la productividad.

  1. Resultados;    que   incluyen  tanto     las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administración en curso;
  2. Programas, que incluyen  las   prácticas   y   los  procedimientos detallados que los conforman;
  3. Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas;
  4. Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y objetivos;
  5. Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relacionan las filosofías, las políticas, las prácticas y los problemas continuos.

AARONSON, Albert (1991), nos dice que de cualquier modo, cuando mayor y más descentralizada esté la organización, tanto mayor será la necesidad de una cobertura sistemática de auditoría; luego agrega:

“Muchas veces, la auditoría sirve como refuerzo al entrenamiento que se brinda a ciertos ejecutivos que actúan dentro del área de recursos humanos. Dejando a un lado su carácter fiscalizador la auditoría puede desarrollar fuerte impacto educativo, pues permite relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los diversos indicadores de eficiencia de la empresa.

La auditoría cuando se lleva a cabo a un nivel elevado, permite observar hasta qué punto la administración tuvo éxito en la identificación personal de los empleados con los procesos de la organización y la aceptación de los objetivos organizacionales.  La auditoría también puede presentar los indicadores de la calidad de liderazgo, de motivación en el trabajo, de eficiencia de la supervisión y del crecimiento continuo y el desarrollo de los empleados y de los administradores tomados individualmente.  En suma, la auditoría permite verificar:

Hasta qué punto la política de recursos humanos se basa en una teoría aceptable.

Hasta qué punto la práctica y los procedimientos son adecuados a tal política y a tal teoría” (Aaronson, 1991).

Las afirmaciones de YODER (1989), guardadas las proporciones y la época, se aplican en diversos países como el Brasil de hoy.  Las fuentes de información para la Auditoría de Recursos Humanos, son las mismas funciones de ARH.  Esta auditoría puede aplicarse a uno o a todos los niveles siguientes: resultados, programas, políticas, filosofías y teorías.

El agente de auditoría puede ser un especialista, un consultor externo o una comisión interna; en cualquier caso, la ARH tiene un fuerte impacto educativo sobre la organización. En esta forma de auditoría, también se tiene que abordar sobre la Contabilidad de Recursos Humanos y el balance social; a fin que sea integral.

La contabilidad tradicional se orienta predominantemente hacia el accionista de la empresa.  Con el fin de proporcionarle una evaluación de la marcha de los negocios y de la adecuación de su administración desde el punto de vista financiero y contable.  Al ser la ganancia el objetivo central del capitalista, la contabilidad tradicional olvida los demás objetivos de la empresa, así como los otros socios que ingresan con nuevos recursos a la organización.

En términos puramente contables, el ser humano parece escapar a toda evaluación cuantitativa directa e inmediata; sin embargo, el factor humano constituye el elemento más importante de las organizaciones.  El desarrollo de éstos no puede ser evaluado de manera adecuada, si el factor humano no se incluye en esta evaluación.  Hay que colocar el elemento humano en el centro de las preocupaciones, no sólo de la administración, sino también de la Contabilidad (Yoder, 1989).

FERNÁNDEZ FERREIRA, Rogéiro (1993) ; explica entre otros lo siguiente:

“Desde el comienzo de los años 90, algunos países de Europa Central se preocuparon por la contabilización de los recursos humanos y por el balance social.  Aunque lo social y lo humano no puedan contabilizarse en términos de valorización o efectos directos, los reflejos de un buen clima organizacional, por ejemplo, mejoran los resultados mediante el incremento de la productividad y favorecen la conservación del patrimonio.

Las cuantificaciones de estas ganancias o de las mejoras patrimoniales no aparecen en los balances contables tradicionales. De este modo, surge una pregunta inicial: ¿Debe el balance social constituir un alargamiento del balance contable o deberá ser una nueva y diferente perspectiva separada de la contabilidad tradicional y de su característica intrínseca de patrimonio?” (Fernández, 1993).

Por su parte, MARQUES, Edmond tiene su punto de vista muy particular sobre esta realidad, en la cual aprovecha para decirnos:

“Que el balance social, en cambio es un concepto cuya concreción formal todavía está incompleta, puesto que en el inventario de los valores sociales solo se focalizan ciertos aspectos que no son más que uno de los lados del balance, es decir, aspectos del activo social.  Las empresas no suelen hacer evidentes los aspectos negativos, es decir aspectos del pasivo social.  En este sentido, si no tenemos activo social y pasivo social no podremos tener balance social.

El hombre y la sociedad no pueden reducirse a una simple ecuación de igualdad entre un activo y un pasivo.  No obstante, en términos más restringidos, si la empresa invierte en algo llamado aspecto social, debe tener una remuneración compensatoria por esto.  En otras palabras, a cada costo debe corresponder un beneficio.  De este modo, dos ideas son básicas; la primera es que el hombre, es un activo para la empresa; y la segunda, que como todos los otros bienes, se hace necesario conocer el costo de obtener este activo y su ley de amortización o retorno.   Implícitamente, estas dos nociones preliminares introducen una noción de tipo capitalista de que todo activo debe ser rentable, teniendo en cuenta el objetivo de la empresa, que es el lucro”.

El balance social, busca recapitular en un documento único los principales datos que permitan apreciar la situación de la empresa en el dominio  social, registrar  las realizaciones efectuadas y medir los cambios ocurridos durante el año en referencia y durante los años anteriores.   De este modo, el balance social, debe contener información acerca del empleo, la remuneración, las obligaciones sociales, las condiciones de higiene y seguridad, la productividad del personal, las perturbaciones (rotación, ausentismo, conflictos laborales), las relaciones laborales, etc.  Es más, el balance social debe reflejar no sólo las relaciones ente la empresa y su personal, sino, y sobre todo, las relaciones entre la empresa y la sociedad en su conjunto, incluyendo de este modo información sobre las siguientes categorías de grupos sociales:

Los empleados.- Constitución, características, remuneración, obligaciones sociales, potencial de desarrollo, ascensos, condiciones de trabajo, etc.

Los accionistas.-  Constitución, características, capital de riesgo aplicado y resultado financiero.

Los clientes y usuarios.-  constitución, características, nivel de producción y de ventas, etc.

Las entidades locales, regionales y nacionales.-  Relacionadas con aspectos del ambiente, control, operación, etc. de la organización. Las autoridades públicas, en general.

Los proveedores de materias primas y equipos.-  Constitución, características, para que puedan evaluar la solvencia y la rentabilidad de la empresa.

De  igual  forma, CHIAVENATO, Idalberto  es coincidente con la información precedente, pero sin embargo, en cuanto al balance social  da su apreciación en los términos siguientes:

“El balance social trata de demostrar las relaciones que existen entre la empresa y sus grupos sociales, como también la influencia social o de los socios y el impacto social ejercido por la empresa.  Busca reflejar los diversos flujos entre la organización y su ambiente.

Luego agrega, que la situación del balance social refleja el estado de la política social de cada país, y no hay un consenso respecto de su naturaleza y su conceptualización. Por consiguiente, el balance social de una empresa americana difiere profundamente desde una empresa europea; o el de una empresa suiza es muy diferente del de una empresa francesa o alemana”. (Marques, 1993).

En esta realidad, sobre los diversos aspectos que se debe considerar en una auditoría de recursos humanos, nuevamente MARQUES, Edmond, nos   dice:   “Los  modelos  de contabilidad social consideran  importante a un elemento bajo el prisma social como una cuenta analítica particular. Podemos clasificar cuatro categorías de cuentas sociales:

1ª Categoría:  Las cuentas sociales reducidas o análisis en términos de costos sociales, relacionadas con los principales grupos sociales que conforman la organización, como:

Personal.  Inversiones o gastos anuales ordinarios referentes a mejoras en las condiciones de trabajo o higiene y seguridad, así mismo en cuanto a la formación del personal, gasto para mejorar la calidad de vida del personal y de su familia (restaurantes, albergues, lugares vacacionales, clubes, etc.);

Clientes o usuarios.  Inversiones (investigaciones, instalaciones de control de calidad, mejoramiento del producto o del servicio) que buscan dar mayor protección al consumidor.

Colectividad.  Gastos para reducir la población, mejoramiento urbano, ambiente físico, obras de interés colectivo, etc.

2º Categoría:   Las cuentas sociales en que las acciones tienen un  fin social. Son evaluadas de manera simultánea en términos de costos monetarizados y en términos de impacto no monetarizados. Se trata de mejorar  el  item  precedente,  en  que  el  producto social se conoce, sin embargo, no se evalúa en términos monetarios precisos. De este modo, además de un beneficio financiero definido, se excluye un beneficio social que no puede expresarse en unidades monetarias, sino en mejores condiciones de trabajo, incremento de la educación o la cultura, reducción de la polución, etc.

3ª Categoría: Las cuentas sociales en que los costos sociales y los productos sociales se monetarizan. Para determinar un resultado social líquido por cada tipo de grupo social que conforma la empresa y, por una algebraica, un resultado global. El único ejemplo característico de esta categoría es el modelo de balance social en el que todos los bienes se expresan en dinero y en el que los principios de partida doble se respetan completamente y hay una cuenta para cada uno de los siguientes grupos: empleados, la empresa, el público en general, la comunidad y los accionistas, etc.

En la cuenta de cada grupo se calcula un resultado social líquido (beneficio social o pérdida social). La suma algebraica de este resultado sociales permite evaluar la contribución social de la empresa, que puede ser positiva o negativa, al conjunto de la sociedad, por ejemplo contable.

4ª Categoría: Las cuentas sociales que buscan esencialmente mostrar cómo, en el curso del tiempo evoluciona la parte de la riqueza creada por la empresa y cómo se distribuye entre los diversos grupos sociales. Este modelo parte de cierta idea de justicia social encubierta en una concepción política de la sociedad: procura evidenciar el hecho de que la economía liberal puede proporcionar el bienestar material de todos los grupos sociales y mostrar cómo las ganancias de la empresa se reparten entre los diferentes grupos sociales, sobre todo en las empresas nacionalizadas o de economía mixta.

En su forma más elemental, este tipo de contabilidad presenta un cuadro de repartición anual o de sobre posición del valor agregado entre los diversos grupos sociales, y considera dos períodos sucesivos para demostrar.

Si la productividad total de la empresa mejoró de un período a otro y en qué proporción.

Si ocurrió una productividad adicional, cómo se proporcionó este beneficio y cómo se distribuyó en cada uno de los grupos sociales”. (Marques, 1993).

Los que obtienen los bienes que produce la empresa son los clientes. El estado se beneficia de manera sistemática de las ganancias de la producción mediante los impuestos. De este modo, si hay un aumento en la productividad, la cuestión es saber quién se benefició y en qué proporción.

Las cuentas de sobre posición buscan evidenciar la noción de equidad social, fundamentada en criterios de orden económico. Las cuentas de sobre posición no consiguen mostrar la repartición inicial de la riqueza creada por los diferentes contribuyentes (grupos), pero pueden mostrar cómo esta repartición se modifica con el tiempo, constituyendo un valioso instrumento de condición social para la dirección de la empresa, un medio de negociación con los sindicatos, así como también un medio de orientación política del gobierno.

La Responsabilidad Social de la empresa en el balance social evidencia el concepto de responsabilidad social de la empresa. 

La  responsabilidad social no significa la actuación socialmente responsable de sus miembros, ni las actividades de beneficencia, sino los compromisos de la empresa para con la sociedad en general y de manera más intensa con aquellos grupos o parte de la sociedad con los cuales está más en contacto: con su ambiente de tareas.

La  responsabilidad  social  está  orientada hacia  la  actitud  y  el comportamiento  de la empresa de cara a las exigencias sociales, como consecuencia de sus actividades. Esto implica la evaluación y compensación de los costos sociales que la misma genera y la ampliación del campo de sus objetivos, definiendo el papel social a desarrollar para conseguir, con todo esto, la legitimidad y la responsabilidad de cara a los diversos grupos humanos que la integran e imperan en la sociedad en su conjunto.

Anteriormente vimos que la empresa es una institución, una coalición de grupos humanos integrados por un sistema de relaciones económicas, sociales y tecnológicas, tanto al interior de cada grupo como entre los grupos. Los grupos humanos y las empresas interactúan  de  manera  dinámica.

Cada organización depende de su ambiente para lograr entradas y salidas. La empresa tiene éxito y alcanza la eficacia cuando consigue sus objetivos y es capaz de atender las necesidades de su ambiente. Desde esta óptica, la responsabilidad social de la empresa se da en cuanto cumple las prescripciones legales y los contratos, constituyendo una respuesta de la empresa a las necesidades de la sociedad, esto es, interiorizando lo que es bueno para la sociedad y respondiendo a lo que la sociedad espera de la empresa.

Por esto, el concepto de responsabilidad social de la empresa está condicionado por el ambiente social, político y económico, por los grupos  y organizaciones implicadas y por el tiempo. Una misma actividad empresarial puede ser socialmente responsable en un momento dado dentro de un conjunto de circunstancias culturales, sociales, etc., y socialmente irresponsable en otro momento, lugar y circunstancia. El balance social surge, pues, como un instrumento para delimitar y definir la responsabilidad social de la empresa,. Por esto, la implantación del balance social presenta tres etapas:

Etapa política: es la fase de toma de conciencia por parte de la dirección de la empresa, en cuanto a la necesidad de implementar el balance social como instrumento de relaciones públicas.

Etapa técnica: cuanto surge la exigencia de un sistema de información social y se demuestra que el balance social es un instrumento válido para ello.

Etapa de integración de los objetivos sociales: cuando el proceso decisorio pasa a integrar los nuevos objetivos sociales, como reflejo de la idea de responsabilidad social en los diversos niveles de la empresa. El balance social pasa de ser mero instrumento de información – comunicación a un instrumento que se traduce en un sistema de administración. Los objetivos sociales se tratan de igual manera que los objetivos económicos, lo cual afecta profundamente el proceso de toma de decisiones en la empresa.

Por consiguiente,  el  balance social se convierte en un sistema de información dirigido al público respecto del comportamiento socialmente responsable de la empresa. La  nueva concepción de la empresa encargada de la convicción de su responsabilidad social impone un profundo cambio en cuanto a la información que se ofrece al público, interno y externo. En esencia el balance social no pretende expresar  el  estado  de un conjunto de partidas dobles de activo y pasivo, sino un conjunto de índices e indicadores que expresan los niveles de cada una de las variables que se toman como importantes por la empresa para hacer cumplir su responsabilidad social.

El balance social tiende a mostrar si la organización está o no haciendo un buen trabajo, ya sea desde el punto de vista de sus empleados, de sus accionistas, de sus clientes, del público en general y de la comunidad. Se trata de rendir cuentas, y la ARH no puede sustraerse a ello.