Administración y coordinación

Administración
La administración no es una ciencia exacta. No se basa en leyes rígidas. Al contrario, necesita fundamentarse en principios generales y flexibles, capaces de ser aplicados a situaciones diferentes.

Estos principios son condiciones o normas dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en acción y desarrollado. En el fondo, los principios son reglas o recetas de comportamiento que el administrador debe adoptar en todas las situaciones que enfrenta en la empresa. (Koontz, 2004).

Los principios generales de la administración, fundamentalmente, son los siguientes:

a) Principio de división del trabajo y especialización.
Todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la especialización de las personas en algunas actividades. Esto significa que toda persona debe cumplir una sola función. La especialización provoca la división del trabajo y, consecuentemente, una especialización de las tareas, ósea, la heterogeneidad dentro de la empresa.

b) Principio de autoridad y responsabilidad
Autoridad es el derecho de dar órdenes y exigir obediencia, cuestiones indispensables en la actividad administrativa. La autoridad enema del superior hacia el subordinado, trabajo mientras que la responsabilidad enema del subordinado hacia el superior. La autoridad (frente a los subordinados) debe corresponder a la responsabilidad (frente al superior) y viceversa. Ambas deben ser equivalentes y equilibradas. El enunciado de este principio es que debe haber una línea de autoridad y responsabilidad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde el tope hasta la base de la organización empresarial.

c) Principio de jerarquía o cadena escalar
La jerarquía representa el volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u organismo en la empresa a medida que se asciende en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad. Mientras más grande es la empresa, mayor es él es número de niveles jerárquicos. Normalmente, la organización de una empresa representa una cadena de niveles jerárquicos sobrepuestos que forman una pirámide, en donde la Dirección (Nivel de toma de decisiones) se encuentra en la cúspide, los ejecutores inicio (Nivel operativo) en la base y en los niveles intermedios las demás capas de cargos u organismos (Nivel intermedio).

d) Principio de la unidad de mando
Cada persona debe subordinarse solamente a un superior. Es el principio de autoridad única, que busca evitar confusiones u órdenes dobles. Cada subordinado debe tener solo un jefe.

e) Principio de amplitud administrativa
Es lo inverso del principio anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada a los subordinados, ósea, un numero conveniente de personas para mandar.

f) Principio de definición
La autoridad, la responsabilidad de cada persona o de cada organismo, así como sus relaciones con otras personas u organismos, deben definidos previamente por escrito y comunicados a todos.

Estos son los principios generales más importantes y forman parte del recetario que predomina actualmente en la administración. Tales principios deben ser utilizados de manera flexible, para aceptarlos a cualquier circunstancias, tiempo o lugar.

Coordinación
La importancia de la coordinación reside en el hecho de que todas las actividades de una empresa necesitan integrarse y sincronizarse para que sus objetivos sean alcanzados plenamente. Si solo algunas personas u órganos funciona bien, los objetivos empresariales pueden no alcanzarse. Se hace necesario que la empresa, como un todo, funcione de manera integrada para su pleno éxito. Este es el papel de la coordinación.