Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación

Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación

Spread the love

Presupuesto maestro o global

Es el presupuesto que resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización.

Es el resumen de los objetivos de todas las funciones de una organización, que influye ventas, producción, distribución y finanzas.

Componentes del presupuesto maestro

El presupuesto maestro está compuesto por los siguientes presupuestos:

1.         Presupuesto de operación:

a.         Ventas

b.         Producción:

  • Compra de materias primas.
  • Consumo de materias primas.
  • Mano de obra directa.
  • Costos indirectos de fabricación.

c.         Costo de los productos fabricados vendidos.

d.        Costo de comercialización.

e.         Costos administrativos.

f.         Estado de resultados proyectado.

2.         Presupuesto financiero:

a.         Estado de flujo de caja presupuestado.

b.         Balance general presupuestado.

Presupuesto de ventas

Punto de partida en la elaboración del presupuesto maestro que se basa en productos, territorios, clientes, etc. del cual dependen todos los demás presupuestos operacionales y financieros.

Éste es el soporte para determinar los ingresos que percibirá la empresa al comercializar sus productos o servicios. Para conocer el monto de recursos líquidos que tiene la empresa para cancelar sus deudas, se recurre a la siguiente información: unidades a vender por línea de producto o tipo de servicio, periodicidad de los negocios, precios o tarifas y pautas de crédito. El pronóstico de ventas responderá a la multiplicación de las unidades por los precios. Los verdaderos recaudos corresponderán a la política de crédito fijada por la empresa en cuanto a plazos y descuentos. Definido el presupuesto de ventas, compete a las diferentes áreas organizacionales planificar los requerimientos de insumos y materiales precisados por la operación.

Presupuesto de producción

El presupuesto de producción generalmente es una estimación de la cantidad de producción requerida, que se basa en el pronóstico de ventas más el inventario final deseado de productos terminados menos el inventario inicial de productos terminados.

Su elaboración se sustenta en el presupuesto de ventas. De este presupuesto depende el plan de requerimientos de insumos y recursos a emplear en el proceso productivo. Para estimar la cantidad a producir por cada línea de comercialización deben considerarse las siguientes variables: ventas presupuestadas por línea, inventarios finales o de seguridad esperados por línea e inventarios iniciales. El presupuesto de producción por línea corresponderá a los resultados arrojados con la aplicación de la expresión matemática «ventas pronosticadas + inventario final deseado o de seguridad – inventario inicial». Los volúmenes de producción calculados constituirán la base para la cuantificación de los costos por concepto de materiales e insumos (presupuesto de compras), mano de obra y gastos indirectos de fabricación.

En la presupuestación del costo de la mano de obra, el trabajo se fundamenta en diagnosticar claramente las necesidades de recurso humano para satisfacer la producción anual prevista. En el caso de empresas caracterizadas por la regularidad en volúmenes de producción (no sometidas a la presencia de ciclos en la comercialización), la necesidad de horas-hombre o número de operarios no varía de un mes a otro y, por tanto, la responsabilidad de quienes tienen asignada la operación fabril consistirá en determinar el número de horas-hombre (para el caso de remuneración en función del tiempo laborable) o de operarios (cuando se remunera el trabajo según un sueldo fijo); tales datos multiplicados por el estándar de costo por hora-hombre o por operario, darán el costo en cuanto a la mano de obra.

Ante situaciones de bajas fluctuaciones en la producción, en el presupuesto de efectivo los desembolsos corresponderán al costo mensual de la mano de obra. Cuando las compañías ejecutan la comercialización con fundamento en ciclos claramente definidos, la producción y el costo de la mano de obra variarán de acuerdo con las temporadas de ventas, y los egresos por concepto de salarios oscilarán.

Respecto a los costos indirectos de fabricación, un grupo de ellos es de naturaleza fija, al no depender de los niveles de producción y, por consiguiente, darán lugar a egresos de efectivo constantes (sueldos de supervisión, mantenimiento).

Otra gama de costos, entre los que se encuentra el consumo de energéticos (carbón o energía requeridos por el funcionamiento de las calderas u hornos, por ejemplo), varían según los volúmenes de producción, por lo que el cambio de costos se refleja en el desembolso de efectivo.

Presupuesto de compras

El presupuesto de compras consolida el ejercicio del abastecimiento en los campos comerciales y de apoyo logístico. El insumo a tener en mente para elaborar el pronóstico de compras es el presupuesto de producción, que a su vez depende de las proyecciones de ventas. Con la información de producción y de los estándares técnicos de consumo de insumos por unidad producida, se calcula el volumen de unidades de cada componente de producto final para los diferentes períodos del año. El consumo mensual se multiplica por el costo unitario estimado para cada insumo, cuantificándose así el presupuesto de materias primas. Los desembolsos de efectivo se calculan según las condiciones de crédito estipuladas por los proveedores. Para determinar las adquisiciones anuales de insumos debe considerarse la aplicación de la siguiente fórmula:

Consumo anual calculado + inventario final previsto o existencias de seguridad – inventario inicial disponible.

Los pagos derivados de la operación administrativa por concepto de suministros obedecen a un plan que refleja las tendencias históricas de consumos y precios, así como el momento más oportuno para acometer el abastecimiento. Las pautas que regulan el crédito otorgado por las firmas que atienden el suministro de elementos vitales para las funciones administrativas y de apoyo logístico (papelería, consumo de combustibles, útiles de escritorio) hacen- parte del plan.

Presupuesto de comercialización

El presupuesto de comercialización corresponde a los costos en que se incurre para llevar un producto desde el origen (fábrica) hasta el consumidor final, incluidas la publicidad, la promoción y las comisiones por ventas, entre otros. Renglones como la publicidad y la promoción pueden cuantificarse según el parámetro «metas de ventas». En el presupuesto de efectivo los egresos reales examinan las cláusulas de créditos estatuidas por los medios publicitarios y las agencias de publicidad. En cuanto a las comisiones, éstas constituyen un porcentaje sobre las ventas, por lo que los costos y las salidas de efectivo ocurren durante el período en que los negocios se realizan.

Presupuesto de costos administrativos

El presupuesto de costos administrativos recopila los diferentes costos causados por la gestión administrativa, o sea, interpreta el apoyo logístico humano proporcionado a las funciones del abastecimiento, la producción y el transporte hacia la empresa y desde ella. Tales costos se computan mediante la sumatoria de las remuneraciones estimadas para los cargos administrativos y las salidas de efectivo se presentan durante el período en que dichos costos se causan.

El trabajo de confección final del presupuesto de efectivo involucra los compromisos en contra (amortización de empréstitos, pago de intereses y deudas comerciales) y a favor (cuentas por cobrar), que aparecen en el balance general. Además, en dicho presupuesto se contemplan los pagos de impuestos y dividendos programados.

Elaboración del presupuesto de efectivo

El presupuesto de efectivo es el estado de entradas y salidas de efectivo esperados durante el período presupuestal ajustado por los saldos iniciales y finales en caja. Éste puede indicar cuándo los flujos de caja serán deficientes y cuándo se requiere financiación externa, o cuándo hay un superávit de caja que requiere invertirse a corto plazo en vez de permanecer ocioso.

A continuación se presenta el esquema general para la elaboración del presupuesto de efectivo, considerando las fuentes de información de dónde extraer los datos respectivos y las múltiples posibilidades de financiamiento con las cuales alimentar los niveles de efectivo, así como las transacciones financieras que determinan pagos con los recursos líquidos.

Como complemento del esquema el proceso seguido para establecer los niveles de fondos líquidos y permite inferir que la labor presupuestal cobija los siguientes pasos:

1.         Conocimiento del saldo existente (SI) al comienzo del período de planeamiento.

2.         Suma del saldo y de las entradas previstas (E) para cuantificar las disponibilidades (D = SI + E).

3.         Cómputo de las salidas de efectivo programadas (S).

4.         Establecimiento de los saldos finales (SF = D – S), deduciendo las salidas de las disponibilidades previamente estimadas.

5          Comparación del flujo neto (FN) y los saldos mínimos (SM) requeridos, para precisar si es necesario gestionar la contratación de créditos a corto plazo o redimir títulos valores cuando FN es inferior a SM. En el caso contrario (FN > SM), la gerencia conocerá antes en qué momento conviene colocar externamente los excedentes de liquidez y evitar la posesión de fondos no requeridos por la operación. La inmovilización de recursos, afecta las metas de rentabilidad y tienen la agravante de la pérdida del poder adquisitivo derivada de los procesos inflacionarios.

El proceso seguido para determinar las necesidades de efectivo consulta inicialmente los objetivos comerciales, dado que éstos condicionan las políticas de inventarios y los programas de producción. Las metas de ventas, unidas al conocimiento de la estructura de precios por productos, de la estacionalidad imputable a los negocios y de las condiciones de créditos que regulan las transacciones con la clientela (compradores y/o canales de distribución), permite conocer en qué momento del período de presupuestación ocurrirá el ingreso de fondos líquidos.

En materia de desembolsos, al integrar la información de las ventas previstas por producto, los niveles medios de inventarios de productos terminados y la periodicidad de los negocios, es posible precisar los programas de producción para definir el volumen de insumos exigidos para atender la transformación o ensamble de bienes finales. Dicho volumen refleja el tamaño de la producción estimada y la composición química o física de los artículos.

Una vez calculada la demanda de insumos o suministros por someter a procesamiento industrial, el tamaño de las compras (C) se cuantifica con base en dicha demanda (D) y en los niveles de inventarios iniciales (II), y finales (IF), así: C = D + IF – II.

Para determinar el nivel de efectivo óptimo, obviar los costos en que pueden incurrirse por yerros en la administración de los fondos líquidos y mejorar la posición de liquidez, la gerencia financiera sustenta la política del efectivo en limitar la ocurrencia de dos fenómenos: saturación o insuficiencia de recursos líquidos.

En caso de saturación o tenencia de efectivo por encima de los saldos óptimos, la inmovilización de fondos influencia negativamente la rotación (factor de la rentabilidad) y constituye un represamiento de recursos que plantea la pérdida de oportunidades de obtención de ganancias en alternativas externas de inversión.

Cuando el exceso de efectivo es fruto de una actitud deliberada tendiente a posponer la cancelación de los compromisos comerciales o financieros, la empresa verá restringidos sus niveles de efectivo y, hacia el futuro, no sólo deberá absorber el pago de intereses de mora, sino sufrir las consecuencias de la pérdida de imagen ante los proveedores, bancos y entidades financieras, acarreando ello la no concesión de descuentos, el no suministro de insumos y demás elementos requeridos por la operación productiva, y la negativa al financiamiento monetario.

Ante situaciones de insuficiencia, si no se procede oportunamente para conseguir los préstamos que permitan cubrir los faltantes, la secuela de hechos que conducen a la merma de los rendimientos comienza por la cesación de pagos, prosigue con la cancelación del crédito, continúa con la falta de tenencia de insumos y culmina con la caída de los niveles de producción, de las ventas y de las utilidades. Al estudiar la trascendencia de una mala programación y gestión en el manejo del efectivo, plasmada en los extremos de saturación o insuficiencia, es que la formulación de su política y la estimación de los niveles óptimos deben responder a un pormenorizado planeamiento.

Sobre el autor

admin administrator