Los presupuestos, herramienta de la administración

Los presupuestos, herramienta de la administración

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La actividad presupuestaria detalla los planes de la administración en términos cuantitativos. También ayuda a evaluar dichos planes. Los presupuestos cumplen dos funciones vitales de la administración:

1.         Formulan un plan general de acción para el futuro.

2.         Comparan los resultados reales con el plan predeterminado

Así, pues, la planificación y el control, dos funciones primordiales de la administración, son también rasgos esenciales del proceso de elaboración de presupuestos.

El presupuesto es el plan de operaciones, preparado cuidadosamente, para un lapso determinado. El control presupuestario constituye un medio de mantener el plan de operaciones dentro de márgenes de tolerancia aceptables. El control consiste en la comparación de los resultados reales con los planes y, de existir desviaciones, en la adopción de acciones correctivas.

Sin presupuesto, la empresa se tambalea. La administración nunca sabe hacia dónde se encaminan los negocios. Aun con un presupuesto, una empresa puede no alcanzar sus metas. Pero el control presupuestario señala las desviaciones de los planes, con lo que brinda a la administración la posibilidad de tomar medidas. (Farfan, 2000)

Progresos importantes en la actividad presupuestaria

El progreso singular más importante de los últimos años en materia de práctica presupuestaria ha sido «el lograr la participación total» de todos los niveles administrativos en el proceso de presupuestación. Estos ejecutivos prominentes destacaron la necesidad de atraer a este proceso sobre todo ia participación del nivel más bajo, o de supervisión. Según un ejecutivo, en su empresa el adelanto más importante fue «enseñar a los administradores de segundo y tercer nivel a utilizar y comprender el presupuesto». Estos comentarios demuestran que la práctica presupuestaria moderna no es ya de exclusiva competencia del ejecutivo principal, el director de presupuesto u otro ejecutivo prominente. Por el contrario, todos los niveles de la empresa participaran en dicho proceso y se comprometerán a lograr las metas fijadas en el presupuesto.

En algunos países europeos, como Alemania y Suecia, la participación de los trabajadores de los niveles inferiores de la administración en el proceso presupuestario es una práctica aceptada y hasta impuesta en las grandes empresas. No ha ocurrido así en la mayoría de las compañías de las naciones industriales adelantadas. Un ejecutivo principal de una empresa norteamericana con más de 800 empleados y otro ejecutivo asumen exclusivamente la responsabilidad por la preparación del presupuesto. Este es revisado por otros cuatro funcionarios de la compañía, que formulan sugerencias y proponen modificaciones, antes de ser presentado al Directorio para su aprobación proforma.

En el futuro se manifestará la tendencia a aprovechar todos los recursos humanos con que cuenta una compañía para utilizarlos en la preparación y control del presupuesto. La mayor participación de un número más grande de personas las comprometerá a lograr los objetivos presupuestarlos una vez establecidos. Esto tendrá resultados importantes en materia de motivación y autorrealización.

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