Gestión de empresas farmacéuticas.

Gestión de empresas farmacéuticas.

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Entiéndase por farmacia al establecimiento en el que se dispensan o expenden productos farmacéuticos de venta bajo receta médica y/o se preparan fórmulas magistrales u oficinales. Para que el establecimiento se denomine farmacia debe ser de propiedad de un químico farmacéutico.

Productos farmacéuticos     

  • Medicamentos de marca.
  • Medicamentos genéricos.
  • Productos dietéticas y edulcorantes.
  • Productos medicinales homeopáticos.
  • Agentes de diagnostico.
  • Productos de origen biológico.
  • Radio fármacos.

Fórmula magistral

Producto farmacéutico destinado a un paciente individualizado preparado por el químico farmacéutico regente o bajo su dirección, en cumplimiento de una prescripción facultativa detallada de las sustancias medicinales que incluye, según las normas técnicas y científicas del arte farmacéutico, dispensado en la farmacia y con la debida información al usuario.

Formula oficial

Producto farmacéutico elaborado y garantizado por el químico farmacéutico regente o bajo su dirección, de conformidad a la farmacopea oficial y dispensada en la farmacia, destinado a la entrega directa a los pacientes a los que abastece dicho establecimiento.

El personal

  • Los establecimientos farmacéuticos funcionan bajo la responsabilidad de un químico farmacéutico, quien debe permanecer mientras dure la atención al público.
  • Para ser regente se requiere de ser profesional químico farmacéutico colegiado.
  • Los profesionales químico farmacéutico podrán desempeñar los cargos de regente en más de un establecimiento.
  • El regente y el propietario del establecimiento responden solidariamente por la competencia técnica del personal auxiliar que atiende en la farmacia.
  • El personal auxiliar esta impedido, bajo responsabilidad del regente y del propietario del establecimiento, de realizar actos correspondientes a la dispensación de productos farmacéuticos de vente bajo receta médica o de ofrecer la usuario alternativas al medicamento prescrito.

Unidades que forman parte de la organización

  • Órgano de Dirección.
  • Órgano de Línea.
  • Órganos Técnicos Normativos.
  • Órganos de Ejecución.
  • Órganos de Control.
  • Órganos Consultivos.
  • Órganos de Asesoramiento.
  • Órganos de Apoyo.

De la Sub Gerencia

  • Ejecuta y secunda lo establecido por la Gerencia General, para el  adecuado funcionamiento de la farmacia.
  • Tiene contacto con el cliente.
  • Se responsabiliza por el surtido de las recetas y las recomendaciones de otros productos.
  • Tener información actualizada de los productos genéricos y los proponen los laboratorios.
  • Reporta al Gerente General el nivel Recursos Humanos.
  • Controla los niveles de ventas.

Del Asesor Contable

  • Personal externo que asesora a la Farmacia para tener al día sus libros contables, entendiéndose como: Balance General, Libro de Inventario, Registro de Compra y Venta.
  • Asesora al Gerente General de la farmacia, que le conviene y todo lo relacionado al control de impuestos y pago de planillas.
  • Analiza el estado de pérdidas y ganancias de la farmacia, para reportar si hay utilidades o perdidas.

Del Departamento de Logística

  • Se encarga de abastecer de recursos en las diferentes necesidades de uso que tenga la farmacia para que pueda trabajar.
  • Es responsable de tener el Almacén al día, con el Stock alimentado, hace los pedidos a los proveedores de acuerdo a las requisiciones.
  • Establecer las órdenes de compra.
  • Mantener actualizada la lista de proveedores.
  • Controlar que los productos que se adquieran sean de buena calidad.

Funciones que ejercen cada unidad de organización

De la Gerencia General

  • Es responsable de la Dirección y Gestión Empresarial
  • Desarrolla las metas y los objetivos cuantificables con relación a la empresa.
  • Planifica todo lo relacionado a las actividades de la empresa.
  • Desarrolla estrategias de mercado para la capacitación de clientes.
  • Autoriza los descuentos y promociones previo análisis.

Del Dpto. de Contabilidad

  1. Recauda, cobra y paga.
  2. Tener en orden su caja chica.
  3. Tener al día Ingresos y Egresos de su caja chica.

Del Dpto. De Operaciones

  • Es responsable del mantenimiento de la producción y ordenamiento de la mercadería.
  • Ordena la mercadería para su mejor aprovechamiento, seleccionando los productos y manteniendo actualizada la lista de precios.
  • Preparado de productos.
  • Brindar adecuada Atención al público.

 

Procesos complementarios

Catalogo de bienes

Incluye de manera ordenada y clasificada a todos los productos e insumos que se utilizan. Aquí están registrados desde una tuerca hasta los equipos médicos, pasando por los insumos utilizados todas las áreas administrativas y asistencias como útiles de escritorio, artículos de limpieza, equipos de cómputo, de toda índole, accesorios; en fin, toda la gama de artículos que pueden utilizarse, incluso hasta las balas para el personal de seguridad. Por tanto, representa un listado enorme y de crecimiento constante, y pocas veces depurado, debido a que ello demanda una tarea dantesca.

En este listado se agrupan los productos por familias, sub-familias, grupos y sub-grupos e itéms. Para identificarlos se crea un código alfa numérico, a voluntad del área encargada pero que tienen un significado en la identificación.

Por ejemplo: El número 0402514015, identifica a la incubadora de transporte, tal como la libreta electoral identifica al ciudadano. En este número creado para nosotros la disposición de los números tiene un significado: 040 representa la familia de equipos, 25 la sub-familia de biomédicos, 14 el grupo de neonatología y el 015 el ítem mismo.

Como vemos es fácil identificar el producto y descifrar el código numérico, pero si lo hacemos a la inversa es decir, si se le indica un número y se les pide decir a qué corresponde, difícilmente alguien podrá recordarlo. Si nosotros le preguntamos al encargado de la oficina de personal cuantas personas laboran en el Centro Asistencial, éste nos responderá con suma exactitud, pero si le preguntamos al encargado de logística cuántos registros tiene su catálogo de bienes no sabrá la respuesta exacta. Por ello extraemos listados especiales y muchos más pequeños, que denominaremos listados de insumos o petitorios. De otro lado, debemos considerar que para que la institución pueda adquirir algún producto o servicio, éste debe estar codificado, dentro del Catálogo de Bienes. Por lo tanto, todos los items de nuestros listados deben estar necesariamente dentro del Catálogo de Bienes.

Registro de proveedores

Para contar con el insumo, producto o servicio que deseamos, requerimos a quien nos lo haga llegar, es decir a un proveedor, ya sea local o a distancia. Para asegurar a nuestros proveedores, debemos registrarlos y ordenarlos según el tipo o tipos de insumos, productos o servicios que brinden, de manera que, cada vez que deseamos contar con algo, sepamos a quien se lo vamos a solicitar.

Es deseable contar con una base de datos que nos permita saber qué artículos o servicios nos brinda cada proveedor así como quienes proveen tal o cual producto.

Pero el registro no se elabora de forma rápida, sino hay que abrir las puertas para que los proveedores se registren, es decir, debemos salir a buscarlos e invitarlos a inscribirse. Esta inscripción debe ser lo más sencilla posible, evitando trámites largos y engorrosos, así como documentación irrelevante. En suma debemos hacer atractiva nuestra oferta.

El registro tampoco debe ser de duración indefinida, sino renovable en el tiempo, para mantenerlo actualizado. Asimismo, debemos ir clasificando y catalogando a nuestros proveedores según costos, grado de cumplimiento, etc.; información que se va acumulando con el tiempo, abriendo un expediente por cada proveedor, conteniendo su comportamiento como tal.

Petitorio

El petitorio representa la forma final de los listados de recursos estratégicos manejemos. Es ideal tener uno por cada grupo de recursos estratégicos.

Por ejemplo: El petitorio de Medicinas, probablemente es el más difundido, pero podemos tener adicionalmente petitorios de Material Médico Fungible o Descartable, de Material Médico No Fungible o Instrumental o Instrumental, Equipos Médicos, Material e Insumos de Laboratorio o de Diagnóstico por Imágenes o de Medicina Física y Rehabilitación.

La idea es tener estos listados clasificados, y lo podemos hacer según su grupo, según la especialidad donde se usa, etc., o una mixtura de ellos.

Las ventajas de trabajar con un Petitorio son varias:

–          Fácil y rápida ubicación del producto.

–          Fácil acceso al código del catálogo de bienes.

–          Denominación estandarizada.

–          Forma de presentación estandarizada.

–          Facilita la adquisición reduciendo tiempo de trámites.

–          Facilita el almacenamiento por denominación común internacional.

–          Facilita el control de existencias y consumo.

Como vemos un aspecto crucial es la estandarización del nombre o denominación. La forma de presentación y hasta la unidad de medida. Es muy común encontrar en el Catálogo de Bienes denominaciones que son sinónimos, pero que cada una posee un código diferente, incrementando innecesariamente el número de registros.

Por ejemplo: Podemos encontrar en el Catálogo de Bienes los rubros «alita», «scalp vein», y todas ellas corresponden a un mismo producto, cuya denominación correcta debe ser aguja pericraneal. Con este ejemplo podemos apreciar que no sólo colocamos a un mismo producto varias veces, sino que lo registramos por nombres comerciales.

Cuando usamos diversos nombres comerciales para un mismo producto médico creamos confusión al sistema, pues tanto el personal de la oficina de compras, como el de almacén, lo van a conocer por una denominación errada y creer que cada nombre es un artículo diferente. Así podemos solicitar al almacén «scalp vein», y el almacenero nos dirá que no hay, sin embargo puede haber bajo el nombre de «alita», pero al decirnos el almacenero que no hay el producto solicitado vamos a solicitar a logística la adquisición, innecesariamente, lo que ocasiona un gasto adicional, un proceso administrativo que no se requiere, un costo adicional de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, etc. En fin, observamos que algo que parece inofensivo, resulta complicado y costoso, que malgasta los recursos tiempo, personal y financiero.

Estimación de necesidades

El proceso de la estimación de necesidades es un paso crucial en la cadena de suministros, de una adecuada formulación de las necesidades dependerá el abastecimiento correcto, en la cantidad prevista y necesaria, en el momento indicado sin generar desabastecimiento ni sobrestock, y lógicamente debe estar acorde con el manejo racional del presupuesto.

Es importante tener en cuenta durante el proceso de programación el ámbito geográfico sujeto a la cobertura del servicio o bien a brindarse, considerando indefectiblemente la población objetivo y la cobertura que se está brindando o aquella que se está proyectando brindar:

Son dos los métodos principales de programación:

–          Método del Consumo Histórico

–          Método del Perfil de Demanda

a)        Método del Consumo Histórico:

Este método es el más utilizado, pero probablemente el que menos resultados favorables brinda, por las características propias de su sistema de información. Sin embargo es indefectiblemente el primer instrumento con el que cuenta para preparar un cuadro de necesidades, hasta que se pueda contar con los elementos suficientes para utilizar otro método de programación, que nos pueda brindar mayor exactitud en los cálculos a realizarse.

            Ventajas

–          No requiere datos de demanda

–          Fácil obtención de información

–          Requiere de pocos datos

–          Cálculos simples

–          Poco conocimiento de proyecciones

–          Disminuye tiempo de programación

Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, sólo hay que recolectar la información del Consumo Histórico en un determinado tiempo, al igual que lo hicimos en el proceso de selección.

Fundamentalmente se trata de programar lo mismo que en el período anterior, desconociendo así la demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se incrementa la programación en el mismo porcentaje. Claro que puede modificarse la cantidad al libre albedrío del programador, pero resulta en el fondo un procedimiento empírico, poco técnico.

            Desventajas:

–          Difícil obtención de datos fidedignos

–          Asume crecimiento perpetuo y constante

–          Asume productos deteriorados

–          Asume productos vencidos

–          Involucra pérdidas

–          Asume falsos consumos

–          Ignora necesidades no atendidas

–          No provee saturación del Mercado

–          No fomenta registro de demanda

–          No fomenta el uso racional

Los datos de consumo, habitualmente no son fidedignos, pues muchas veces no existe control y puede estarse utilizando más de lo debido o viceversa, asimismo considera el crecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo o va incrementando en el mismo porcentaje a todos los productos. Lo peor viene después, pues al tomar los datos del consumo, se hace de las Tarjetas de Control Visible del almacén, donde los productos deteriorados, vencidos o perdidos se anotan como egresos, lo que constituye un falso egreso de consumo, incrementando innecesariamente el pedido.

Asimismo, asume falsos consumos. Por ejemplo: Si hemos vendido el mes pasado 10,000 cápsulas de ampicilina y 15,000 de eritromicina, esto debido a que llegó la ampicilina al Establecimiento y la noticia corre «como Regeueri de pólvora» y todos recetan ampicilina, pero resulta que ésta se agota y como alternativa sólo nos queda usar eritromicina, que volveremos a pedir 10,000 ampicilinas 15,000 eritromicinas, cuando en realidad el consumo de ampicilina debiera haber sido mayor y estamos generando desabastecimiento, pero lo que es peor, estamos creando un falso consumo de eritromicina, pues no requerimos en tal cantidad. Lógicamente puede suceder que decidimos comprar 20,000 ampicilinas y 15,000 eritromicinas, solucionamos el problema de la ampicilina pero un sobrestock creamos de eritromicina.

Ignora las necesidades atendidas pues no las registra, al no haber consumo efectuado no se registra, pues no se controla las enfermedades y lo recetado para ellas, sino sólo lo egresado el almacén o de la farmacia.

No prevee la saturación del mercado, pues no involucra nuevos procesos o tecnologías. Tampoco fomenta el registro de la demanda, pues no la requiere y tampoco fomenta el uso racional, pues sólo le interesa lo que se utiliza y no la razón de su uso.

Como se ve la cantidad programada será la misma que el mes anterior, pero lo que puede hacerse para un mejor ajuste y prevenir el sobrestock, es restar las existencias actuales, de lo que estábamos programando como consumo al mes.

Por ejemplo: Tomando el caso de la eritromicina, antes mencionado, si solucionamos el problema de la ampicilina tendremos un consumo de 8,000 tab. de eritromicina al mes y tenemos un stock de 2,800 tabs.

Cantidad a Comprar = 8,000 tab. – 2,800 tab.

Cantidad a Comprar = 5,200 tab.

Método del Perfil de Demanda:

Este método de programación de necesidades es un sistema algo más complejo pero más exacto que el anterior, pero también exige otro tipo de información y procesos. Representa el método de programación por excelencia, al cual todas las Unidades Operativas deben acceder progresivamente.

Es también denominado Método de Morbilidad, pues la programación se realizará en función al número de eventos de una misma enfermedad. Por ejemplo: Si tengo 30 clientes con tratamiento de hemodiálisis, que van tres veces por semana, y el filtro se usa 10 veces, requeriré un filtro por cliente cada tres semanas.

            Ventajas

–          No requiere datos de consumo

–          Se basa en precripción racional

–          Enfoca necesidades de la clientela

–          Favorece elaboración de protocolos

–          Favorece procesos de control

–          Estimula registro de demandaa fidedignos

–          Cuantifica clientes antiguos, actuales y futuros

–          Puede registrarse cambios como variación estacional.

Como puede observarse es un procedimeitno mucho más técnico y elaborado que el método anterior, que va dirigido a satisfacer la necesidad real de la población a la cual se ha definido como objetivo.

No requiere de los datos del consumo histórico pues no los utiliza, puede verlos como patrón referencial, más no es indispensable.

Va dirigido a las necesidades reales del cliente externo, pero requiere de la elaboración de protocolos, tal como se mencionó en el proceso de selección. Estos protocolos deben cumplirse, pues, como hemos mencionado, debe existir una programación racional. Todo ello implica que se favorece la aparición de mecanismos de control destinados a mantener el uso racional de los recursos, disminuyendo los gastos innecesarios y las pérdidas.

Como requiere de los datos de morbilidad, éstos deben ser fidedignos, es decir, que debe solucionarse el problema del sub-registro, como se mencionó anteriormente. Por ello se conocerá cuántos clientes, cuántos hay y se puede proyectar cuantos habrá en el tiempo próximo o lejano.

Ya que se trabaja en función al requerimiento real del cliente externo, esta necesidad irá incorporando nuevas tecnologías y abriendo nuevos campos en el desarrollo de la salud. Es de vital importancia tener en consideración la variación estacional u otro evento que se conozca con anterioridad.

Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, época alta de turismo, etc., que conllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminución de otras.

            Desventajas

  • Difícil registro de demanda
  • Requiere cálculos detallados
  • Los resultados pueden diferir notablemente de los reportes del abastecimiento.
  • Requiere de aplicación de protocolos
  • Cálculo de stock de seguridad.

Probablemente, la razón más importante de no implementar este método, es el insuficiente registro, más ello no es un motivo suficiente para no desarrollarlo en un futuro próximo, ya que estimula el registro de morbilidad. El otro aspecto desventajoso es que requiere de cálculos más detallados y para cada uno de los productos, lo que hace del método algo engorroso; más ello es sólo al inicio, con el tiempo va haciéndose más sencillo. Los resultados obtenidos de este proceso pueden diferir los reportes anteriores del abastecimiento, tal como se observó en el ejemplo de la ampicilina y eritromicina mencionado anteriormente.

La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre es difícil, pues siempre hay quienes no estén de acuerdo con ellos y deciden prescribir otro tratamiento o procedimiento. Por ello, se debe implementar mecanismos de control destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generará desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros.

Programación ajustada y valorización

a)        Programación Ajustada:

En cualesquiera de los métodos que se utilice, esta programación deberá considerar, necesariamente, las existencias en almacén, las mismas que deben ser descontadas de la cantidad programada inicialmente.

Cantidad Programada = Programación – Inventario

(Ajustada)

Por ejemplo: Puede utilizarse el mismo que en eritromicina:

Cantidad Programada = 8,000 tab. – 2,800 tab. = 5,200 tab.

(ajustada)

b)        Valorización:

Un hecho que se comporta como un factor limitante en la adquisición es siempre la disponibilidad presupuesta. Por ello, siempre es necesario valorizar el cuadro de necesidades y tener como precio referencial el último con el cual se adquirió cada uno de los productos considerados en el listado a programar.

Esta compra valorizada alcanza a S/. 2,300.00, que deberá verificarse si existe presupuestalmente la cantidad necesaria para cubrir el importe, caso contrario se deberá modificar el pedido.

El sistema logístico es como un sistema circulatorio. Si la sangre no fluye normalmente en el cuerpo humano, éste se debilita y puede morir. Si los insumos, materiales y equipos no llegan en la cantidad, calidad y oportunidad debida, los servicios se deterioran, los trabajadores se sienten atados de manos y los clientes se sienten engañados, se quejan y/o abandonan los servicios y la institución, como un todo, ve desmejorado su imagen, perdiendo posicionamiento en el mercado.

Abastecimiento

Vamos a programar las necesidades de nuestro establecimiento, para poder cumplir con nuestra misión de abastecimiento. Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización y se orienta a suministrar y proporcionar los elementos materiales (bienes) y/o las actividades complementarias (servicios) utilizados para la Producción del Establecimiento de Salud.

Para ello, debemos tener a la mano varias herramientas:

Estrategia Logística

Equipo Técnico

Cuadro de Necesidades

a)        Estrategia Logística:

El desarrollo e implementación de la Estrategia Logística se basa en:

–           Importancia de la Logística en el establecimiento de salud.

–           Complejidad de los Mercados.

En función a estos aspectos se formularán las acciones y procedimientos a desarrollar frente a las dificultades del abastecimiento, a fin de superarlas y garantizar un adecuado suministro que permita el normal funcionamiento del establecimiento de salud.

Estas variables sitúan al área logística dentro del establecimiento de salud, donde puede tener un rol preponderante a ser sólo un elemento de apoyo. Ello en función del establecimiento de salud y de la estrategia de gestión logística.

El área logística debe tener un papel importante en toda empresa, por pequeña que este sea, pues en todos los casos esta área deberá realizar el suministro de una serie de insumos para el normal desarrollo de las actividades del establecimiento o los establecimientos bajo su jurisdicción, y es en esta función que debe demostrar su importancia en el manejo económico-financiero del establecimiento, logrando el funcionamiento normal del establecimiento al menor costo posible, sin desmedro de la calidad de atención o servicio.

            Complejidad de los Mercados

  • Escasez de materiales
    • Ritmo del cambio tecnológico
    • Sustitución de materiales y equipos
    • Barreras:
    • Técnicas
    • Legales
    • Políticas
    • Económicas
    • Presencia de Monopolios u Oligopolios
    • Costos logísticos

La escasez de materiales constituye un serio problema, muchas veces difícil de superar, pero que implica salir a la búsqueda de nuevos. Asimismo, los cambios tecnológicos se deben valorar a fin de establecer la importancia y el momento del abastecimiento. La sustitución de materiales y equipos debe estar prevista y programada.

Las barreras técnicas, legales, políticas y económicas deben conocerse y encontrar la forma de superar cada una de ellas.

Por ejemplo:

–           Técnicas: Poco equipo de cómputo, solucionarlo con adquisición o alquiler de acuerdo a demanda.

–           Legales: Como derogación del RUA (Reglamento Unico de Adquisiciones) entonces se debe conocer la norma que lo sustituye.

–           Políticas: Como el seguro escolar, requiere de replantear las metas y revisar el POI.

–           Económicos: Como escasez de dinero, implica ahorro de costos y generación de ingresos propios.

Los monopolios u oligopolios constituyen un serio problema, pues quien pone las condiciones es el proveedor, de manera que debe buscarse, cuando sea posible, otros proveedores del mismo producto, a fin de romper el monopolio u oligopolio, de manera que no sea el proveedor quien maneje el mercado.

Otro aspecto importante de tener en cuenta es los costos logísticos pues cada proceso de adquisición tiene un costo operativo, además del costo de producción, pues no se cuenta con el material o equipo, dejando de producir.

Dentro de este marco se debe desarrollar el sistema logístico, evaluando las alternativas, cambios y oportunidades del medio donde se desarrolla, tanto social como estructura y político.

Formulación de la Estrategia:

Para definir qué se va a programar, se requiere establecer una Estrategia Logística, para ello se debe realizar lo siguiente:

  • Clasificación de los Materiales
  • Análisis del Mercado de Proveedores
  • Análisis de la Posición del Establecimiento de Salud

Clasificación de los Materiales:

La clasificación de los materiales está en función a dos variables primordiales, destinadas a seleccionar sólo aquellos productos en que por sus características propias, ameriten ser adquiridos con prioridad:

Dificultad y riesgo de aprovisionarse:

  1. Disponibilidad del Material: Que exista ene nuestro medio.
  • Número de Proveedores: a mayor número, mejor.
  • Demanda en el Mercado:¿Cuánto se usa?.
  • Oportunidad: en tiempo, entrega, costo, etc.
  • Posibilidad de Sustitución: Alternativas.

Incidencia sobre los beneficios:

–           Los de mayor rotación:

–           Cantidad a adquirirse

_          Influencia sobre las operaciones

Costo:

Mayor costo total

Mayor costo unitario

            Análisis del Mercado de Proveedores:

El análisis del mercado de proveedores está dirigido a tener la mayor cantidad de proveedores, a fin de promover una sana competencia, basadas en la calidad a menor costo. Debe evitarse en lo posible los oligopolios o monopolios. Una alternativa es salir en búsqueda de otros mercados, no necesariamente el de la localidad, a fin de incrementar el registro de proveedores y contar con mayores alternativas.

Análisis de la Posición en el Sistema Administrativo:

Determinando su situación dentro del mercado:

–           Análisis FODA

–           Valorizar riesgos

–           Establecer estrategias básicas

Habrá productos en los que el Establecimiento será poderoso y manejará el mercado como en lo que existe varios proveedores y habrá los casos contrarios como en los monopolios o ausencia de proveedor local, cada uno de ellos amerita un trato diferente.

Por ejemplo: En el primer caso pondremos condiciones y en el segundo buscaremos nuevos mercados y haremos adquisiciones suficientes por varios meses, aunque implique el tenerlos almacenados.

Finalidad de la Estrategia:

Básicamente, la estrategia está destinada al encumbramiento del establecimiento de salud en el mercado mediante:

  • La explotación de sus fortalezas frente a usuarios y proveedores, incidiendo favorablemente en los beneficios.
  • La reducción de riesgos y fracasos a límites aceptables. Es decir desempeñarse dentro de la Calidad del Servicio, buscando garantizar el Exito en alcanzar las metas establecidas, es decir el abastecimiento.

            Establecimiento de los Materiales a Adquirirse:

En función a la Estrategia Logística y utilizando los criterios antes mencionados, los materiales los podemos clasificar en:

  • Dentro del grupo de críticos, se ubican los Recursos Estratégicos. Asimismo dentro de este grupo se hace un análisis, semejante en función a sus beneficios y costos, tal como se verá en el proceso de almacenamiento.

b)        Equipo Técnico:

Ya conocemos ¿qué y para qué vamos a programar?, ahora falta decidir ¿quién y cuánto vamos a programar?. Para determinar ¿quién?, debemos seleccionar un personal con el conocimiento técnico suficiente para determinar el requerimiento real de lo que se va a adquirir.

Se debe formar entonces a un equipo calificado que tenga conocimientos técnicos de:

–           Los materiales que se van a adquirir.

–           El uso que se les da a cada uno de ellos.

–           El destino final de los productos.

Esto quiere decir que no va a ser la Oficina Logística la encargada de la programación, pues su personal está calificado en la función logística, y no necesariamente en los materiales a adquirirse y cuanto más alta sea la complejidad del establecimiento de salud mayor será la exigencia de calificación del personal que integre el Equipo Técnico.

Por lo tanto, es imprescindible que el personal de salud forme este equipo, más no necesariamente en forma exclusiva; debiera también ser apoyado por personal de la oficina logística, quien conoce sobre los problemas del abastecimiento. Debe entenderse que es un equipo y no una sola persona, y el equipo debe ser diferente según sea el tipo de material o insumo a programar.

Cuadro de Necesidades:

Este es el resumen del requerimiento de todas las áreas del sistema, es decir es el requerimiento total de los materiales, que involucra a todas las áreas operativas y centros periféricos.

La programación se realiza, necesariamente, en cada una de las áreas operativas del sistema de salud, pues sólo ellos conocen su requerimiento real y ésta se hace en función a las metas y planes establecidos en el POI.

Por ejemplo: Si se va a realizar un programa de vacunación (VAN) en determinado mes, esto debe estar previsto en la programación de necesidades de este momento a fin de llevar a cabo el programa establecido.

De cada una de estas áreas, la información va ascendiendo en la pirámide organizacional hasta llegar a logística, quien recibe la información de todas las áreas operativas y las consolida, al tiempo que lo valoriza.

Este cuadro final obtenido no es otra cosa que el Cuadro de Necesidades del establecimiento.

Signos de mala programación

Son signos de mala programación:

–           Desabastecimiento

–           Costos elevados

–           Presupuesto

–           Prescripción irracional

–           Sobrestock

–           Desabastecimiento intra gerencial

El desabastecimiento constituye uno de los signos más claros de mala programación, que s explica por sí solo. Pero tan terrible como ello lo es el sobrestock, donde el cliente externo o paciente no lo siente, pero sí el establecimiento de salud; pues implica haber gastado sin necesitarlo aún; incrementar los costos de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, mermas o vencimiento; aumentar los costos operativos administrativos (registro, papel, teléfono, luz, etc.) y primordialmente incrementar el costo financiero, pues se tiene el dinero «congelado» en el almacén>

Otro signo de mala programación son los costos elevados, más aún los precios, pues una programación insuficiente llevará a ejecutar otro proceso de compra, que cuesta dinero y adicionalmente como las compras serán de poco volumen, el producto será de mayor precio.

La escasez de presupuesto significa que en el planteamiento anual no se realizó una correcta programación de los insumos hospitalarios que se iban a requerir. La prescripción irracional o inadecuada, es un signo de mala programación inadecuada implica no tener mecanismos de control, uso indiscriminado, uso inadecuado, perdidas y costos elevados.

El desabastecimiento intra-gerencial, se producen porque en los establecimientos periféricos ellos no efectuaron una programación adecuada o peor aún, el nivel central lo realizó por ellos.

 

Criterios de selección de medicamentos

  • Relaciones costo/beneficio y costo/efectividad óptimas de los medicamentos para cada tratamiento.
  • Estadística de morbilidad y mortalidad de la población.
  • Estudio de consumo de medicamentos y patrones de prescripción durante el último año en la farmacia.
  • Estudios de utilización de medicamentos que se hayan realizado, en primer término en la misma farmacia y en segundo término, a niveles locales y nacionales.
  • Características demográficas de la población que atiende la farmacia.
  • Disponibilidad de otros servicios en el área geográfica de influencia.
  • Especialidad del personal, grado de capacitación y experiencia.
  • Capacidad administrativa y económica de la farmacia (presupuesto disponible y su proyección).
  • Disponibilidad del medicamento en el mercado, producción local y comercialización.
  • Modalidades de financiamiento de los medicamentos que implementa la farmacia.

Fuente: Organización Mundial de la Salud. Uso de medicamentos esenciales. Cuarto Informe del Comité de Expertos

DATOS NECESARIOS PARA EVALUAR MEDICAMENTOS

Identificación del medicamento:

  • Denominación Común Internacional, DCI
  • Nombres comerciales más comunes (opcional)
  • Formas farmacéuticas
  • Proveedores (opcional)
  • Clasificación terapéutica del producto
  • Indicaciones terapéuticas en función del registro del producto, tanto en el propio país como en las indicaciones para las cuales fueron aprobadas en otro país de referencia (ej. tipo de indicación según aprobación por la FDA)

Biodisponibilidad y farmacocinética:

  • Lista de biodisponibilidad por todas las vías
  • Farmacocinética del principio activo en todas sus vías

Dosificación:

En todas las vías y casos especiales como en geriatría, pediatría o pacientes con disfunción renal o hepática

  • Efectos adversos y toxicidad
  • Precauciones especiales para su uso
  • Evaluación de la utilización del medicamento en comparación con otras terapéuticas semejantes y aportación de estudios clínicos relevantes
  • Comparación de costos o tratamientos
  • Recomendaciones con base al análisis de los datos anteriores

Fuente: Adaptado de American Society of Health System Pharmacists, Inc. Originalmente publicado en Statement on the Formulary System. American Journal Hospital Pharmacy 1885;40:1384-5. American Society of Hospital Pharmacist, Inc. Reproducido por la Organización Panamericana de la Salud con permiso R9753. ASHP no se responsabiliza por la fidelidad de la traducción.

LISTA DE VERIFICACION GENERAL PARA EVALUACION DE DESEMPEÑO

  1. Tiene los medicamentos ordenados en la farmacia (orden alfabético o farmacológico)
  2. Tiene todos los documentos que necesita para hacer sus informes
SUMINISTRO DE LA FARMACIA
  1. Registra su información en un kardex
  2. Registra en el kardex stock Máximo y Mínimo de cada medicamento o insumo
  3. Elabora su pedido de acuerdo al kardex (stock máximo o mínimo)
DISPENSACION
  1. Explica como tomar el medicamento
  2. Explica cómo preparar y almacenar el medicamento en casa
  3. Escribe en la etiqueta o en el sobre las horas y días que debe tomar
  4. Orienta al paciente sobre posibles efectos secundarios
  5. Comprueba si el paciente entendió mediante preguntas sencillas.
  6. Averigua los motivos por los que el paciente no lleva la receta completa.
  7. Convence al paciente para llevar su tx. completo
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
  1. Identifica fecha de vencimiento y número de lote
  2. Reconoce un medicamento en mal estado (olor, color y consistencia).
  3. Almacena los medicamentos en forma adecuada (Ventilación, humedad, calor, sol, plagas).
  4. Tiene plantilla para evitar vencimiento del medicamento
SISTEMA DE INFORMACION
  1. Elabora su informe mensual de productos farmacéuticos
  2. Elabora su informe mensual económico (Rendición de cuentas)
  3. Elabora su inventario trimestral

FUENTES DE INFORMACIÓN

  • Materiales de Enseñanza sobre el Suministro, Prescripción y Dispensación de Medicamentos de la Organización Panamericana de la Salud. Serie Paltex para Ejecutores de Programas de Salud – OPS, N° 37, 1995.
  • Módulo de Capacitación para Técnicos de Farmacia del Ministerio de Salud. Minsa – Digemid 1994. }
  • Bonal J. y colaboradores Bases para el desarrollo y aprovechamiento sanitario de la farmacia hospitalaria. OPS. Washington, D.C.; 1987.
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