AUDITORIA OPERATIVA

AUDITORIA OPERATIVA

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Reseña Histórica

La auditoria operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros.

El termino “Operaciones” surge como la designación de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaración de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos. En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoria llamada “Auditoria Operativa” que tiene en consideración el rápido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones hacen de su administración.

La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como “examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el país el establecimiento de la auditoria operativa con el propósito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen.

DEFINICIÓN

La auditoria operativa es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el de proporcionar una evaluación independiente sobré él, desempeño (rendimiento) de una entidad, programa, efectividad, eficiencia, economía en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público.

“La auditoria operativa es un medio formal y disciplinado de extender los enfoques tradicionales de auditoria y técnicas de verificación al examen de las políticas, procedimientos y practicas en las operaciones industriales y gubernamentales. Examina la estructura de la organización, los controles operativos no están conformes con aquellos que se consideren necesarios para el éxito de la industria o la entidad”.[1]

Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentas las conclusiones del auditor. Es la Información específica obtenida durante la labor de auditoria a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los registros. El Termino evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoria son alcanzados.

Las evidencias son:

  • Evidencia Física.- Se obtiene por medio de una inspección u observación directa de Actividades ejecutadas por las personas, documentos y registros, hechos relativos al objeto del examen.
  • Evidencia Testimonial.- Es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuestas de las entrevistas pueden expresarse en un memorándum basados en notas tomadas durante ellas.
  • Evidencia Documental.- Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratados y otros.
  • Evidencia Analítica.- Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia orientada y facilita el análisis.

“La auditoria busca poder definir y establecer un instrumento de gestión para la empresa, ya sea interno o externo, basado en una evaluación de la eficacia de la organización respecto a un sistema o norma de gestión previamente fijados. Dicha evaluación deberá hacerse de manera sistemática, documentada, periódica y objetiva”[2].

Los atributos de las evidencias son:

  • Suficientes.- Evidencia Suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que a ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento específico del asunto.
  • Competencia.- Para que la evidencia sea competente debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad.
  • Pertinencia (Relevancia).- Es aquella que es válida y se relaciona con él hallazgo específico.

Los objetivos de la auditoria operativa son:

1.         Verificar el grado de cumplimiento del objetivo

2.         Evaluar el grado de administración de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

3.         Cumplimiento de las normas legales y de la directiva interna.

El planeamiento constituye el proceso mediante el cual se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requiere su ejecución, los criterios, metodología a aplicarse, así como son definidos los recursos necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad o programa, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales. Un Adecuado planeamiento nos reduce costos sin disminuir la calidad del auditor.

“Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) pueden considerarse como los requisitos  de calidad que deben observarse para el desempeño del trabajo de auditoria profesional. Por esta razón, durante muchos años han constituido y constituyen en la mayoría de países el soporte obligado de las actividades que conducen los Contadores Públicos”.[3]

Comprende dos etapas:

  • La Revisión General
    • La Revisión Estratégica

La Revisión General.- comprende los siguientes puntos:

  • El Conocimiento Inicial de la entidad.- Define los objetivos de la entidad que vamos a auditar, sistemas administrativos, controles gerenciales, metas, sistemas de control en base al archivo permanente (Es el fólder de la historia de la entidad), el cual lo tiene la contraloría. Aquí debe haber una coordinación coordinación con la alta gerencia. También debemos tener en cuenta el Resultado de la Auditoria Anterior para que en base a ella nos demos cuenta de errores, deficiencias que se presentaron en Auditorias Anteriores.
  • Análisis Preliminar.- Se debe de considerar lo siguiente:
    • Evaluación del ambiente de control interno, la cual se hace en la misma entidad.
    • Factores internos y externos, en el cual el auditor debe evaluarlos para saber si estos perjudica a la empresa. Entonces estos a su vez corregirlos y evaluarlos.
    • Areas de Gerencia de Revisión, donde se estudia cada área para ver cuales son mas importantes de la entidad.
    • Fuentes de Criterio y evidencias, son parámetros de los cuales vamos a comparar como va el avance, entonces mediante la observación.

Según Miguel H. Bravo Cervantes; Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para: a) la protección de sus activos (función de protección); b) Obtención de información financiera correcta y segura (función informativa); c) La promoción de la eficiencia de la operación (función de la eficiencia), acorde con las políticas de eficiencia prescritas por la dirección de la empresa.[4]

Descripción de los Sistemas Contables y Controles Gerenciales.- Se describe bajo cursograma, es la expresión gráfica de cómo se hace, esto nos permite determinar los objetivos del proceso y detectar las debilidades de control.

Reporte de Administración Estratégica.- Se define el alcance, objetivos, procedimientos, metodología y se agrega al programa de Auditoria.

La Revisión Estratégica.- Comprende los siguientes puntos:

  • Ejecución del plan.
  • Aplicación de pruebas preliminares e identificación de criterios de auditoria.
  • Identificación de los asuntos mas importantes.
  • Formulación del reporte de revisión estratégica.

Estructura del Plan de Revisión Estratégica.- Son:

a.- Origen de la Revisión.- Detallar porque motivo, de donde nace esta obligación, porque lo expuso la entidad.

b.- Objetivos y alcances de la revisión.- Definir que es lo que se presente alcanzar con esa revisión y el alcance se define las áreas, limite de la responsabilidad de revisión.

c.- Enfoque a Utilizar.- La Naturaleza de la auditoria de Gestión.

d.- Ejecución de la Revisión Estratégica.- Comprende:

  • d1.-Se detalla brevemente cual es la naturaleza de las actividades que realiza la entidad

ejem: fábrica de producción de actividad mecánica, operación para su comercio nacional y exterior.

  • d2.- Toda entidad tiene control y sistema ejem: areas tesorería, producción, ventas, cobranza, contabilidad, marketing, almacenes, presupuesto.
    • d3.- Señalar cuales son los montos de esas áreas a examinar.
    • d4.- C.I. es el conjunto de normas, técnicas, procedimiento, métodos que emplea la entidad para salvaguardar sus actividades.

Ejecución del Plan de Revisión Estratégica.- Comprende:

  • Aplicación de pruebas preliminares.
    • Comprensión del ambiente de control interno.
    • Identificación de factores externos e internos.
    • Definición de criterios de auditoria.
    • Descripción de los sistemas y controles gerenciales.
    • Identificación de los asuntos más importantes.

Es el examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas, realizado por profesionales con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de evaluarlas, verificar y elaborar un informe que contenga observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen.[5]

Formulación del Reporte de Revisión Estratégica y Plan de Auditoria.- Comprende:

  • Preparación del reporte de revisión estratégica.- Concluida la revisión estratégica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisiones correspondientes los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen.

El Reporte de Revisión Estratégica constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoria. Este documento es elaborado por el auditor encargado y supervisor y es aprobado por el nivel gerencial correspondiente. Cualquier modificación ulterior de este documento debe ser procesada a través de estos mismos canales.

  • Propósito del Reporte de Revisión Estratégica.- Son:
    • Comunicar a los niveles gerenciales del organismo superior de control, al comité de asesoría (COA) y jefatura de Auditoría Interna, en los casos en que se aplicable, un mayor conocimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a ser examinada, sus áreas más importantes. Los sistemas y controles administrativos aplicables.
    • Lograr el apoyo necesario en cuanto a la importancia de los aspectos seleccionados como asuntos importantes para ser incluidos en el plan de auditoria.
  • Contenido del informe de Revisión Estratégica.- El reporte de la revisión estratégica, como mínimo debe contener:
    • Información Introductoria.
    • Comprensión de las actividades y operaciones.
    • Criterios de auditoria identificados.
    • Asuntos más importantes.
    • Conclusiones
    • Recomendaciones.

La ejecución es la 2da. Etapa de un proceso de Auditoria en la que tiene como objetivo fundamental aplicar o desarrollar el plan de auditoria antes denominado.

La auditoria interna es efectuada por el personal de la empresa, en la que puede emplearse: a) El método deliberado de auditoría, en cuyo caso las operaciones se revisan en detalle; o; b) El método automático, en que se confía que el sistema de control interno en uso compruebe la exactitud de las operaciones. [6]

Este programa de auditoria contiene de manera escueta el objeto de la auditoria, el  origen del examen, el alcance de la revisión, los componentes, las áreas criticas, los puntos de atención, los recursos humanos asignados al examen, el presupuesto de tiempo o costo de la auditoria, el N° de informes a emitir, la oportunidad en que estos deben ser elevados o remitidos y finalmente el programa en si que contiene la descripción breve de cada uno de los procedimientos a aplicar el tiempo estimado a emplear en cada uno de ellos, el auditor asignado a esa labor, el tiempo que el empleador tiene que dar referencia del papel de trabajo donde se esta desarrollando cada procedimiento.

“Los objetivos del control interno básicamente son tres:

  1. Información: constante, completa y oportuna que es fundamental para el desarrollo de la empresa, ya que significa la base para las decisiones gerenciales y la formulación de planes futuros.
  2. Protección: que representa el más claro objetivo, porque es la protección de los intereses del negocio, tanto contra las debilidades humanas (desfalcos y otros), como el de la cobertura de seguros para proteger particularmente el activo fijo de la entidad.
  3. La eficiencia de operación: que actualmente es uno de los objetivos que atraen la atención de los hombres de negocios preocupados en mejorar la productividad de las empresas”[7].

Un programa de auditoria puede ser:

  • Genérico.- Es aplicable cuando el personal de auditoria tiene amplia experiencia, sin embargo tiene como limitación que requiere de mayor esfuerzo para las labores de supervisión y costeo de esa auditoria.
  • Detallado.- Permite conocer cada uno de los procedimientos, los pasos a realizar, se aplica cuando el persona de auditoria asignado a esa auditoria no tiene experiencia suficiente, facilita la realización de la auditoria, la labor de supervisión y costeo de la auditoria. 

[1] Fernando Hernández Rodríguez.  La Auditoria Operativa. Editorial San Marcos. Lima –Perú. Pág. 13

[2]  Fundación iberoamericana. Auditorias medioambientales. Objetivos de la AMA. Pág. 21.

[3]  Instituto Interamericano de Auditoria y Contabilidad. Normas y Procedimientos de Auditoria Generalmente Aceptados.  Lima – Perú. 1era Edición. Pág. 24.

[4] Bravo Cervantes, Miguel. Auditoria Integral. Editora FECAT. Pág. 179.

[5]   Luis Fernando Valeriano Ortiz. Auditoría Administrativa. Editorial San Marcos. Pág. 43.

[6]   Miguel H. Bravo Cervantes. Auditoría Integral. Editora “FECAT”. .

[7]   Bravo Cervantes, Miguel. Auditoria Integral. Editora FECAT. Pág. 183. 

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