LA CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PROACTIVO ANTE EL CAMBIO DE PARADIGMA

LA CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PROACTIVO ANTE EL CAMBIO DE PARADIGMA

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INTRODUCCIÓN

La explosión de la información en un mundo altamente competido y que exige velocidad de respuesta, produce una saturación de datos, reportes, índices y gráficos acerca de los eventos cotidianos que nos sumergen en un bombardeo que requiere de un proceso de selección y análisis cuidadoso, por lo que es necesario discriminar entre la información útil y la superflua.

En el ámbito organizacional es claro que la información es básica para el proceso de dirección. De hecho, se puede afirmar que es el fluido vital de la administración, pues ninguno de los elementos significativos en la conducción de negocios (planeación, organización, dirección y control) existe en un sentido práctico sin ella, lo que conduce a pensar que para ser competitivos en una economía global y abierta se requiere de herramientas informativas capaces de responder a todas nuestras inquietudes y a las de nuestros clientes.

Este objetivo se alcanza a partir del conocimiento como actividad intelectual y de la profundización de sus estructuras lógicas aplicadas a sus grados, tipos y clases y de tal modo a todas las disciplinas. La importancia del conocimiento, como resultado del tratamiento de la información por el individuo, ha dado nacimiento y prioridad a las empresas intensivas en ese recurso. De hecho, ha modificado los conceptos de capital, de los activos como generadores de crecimiento y rentabilidad, así como el concepto de valor con relación a la empresa, de los productos o servicios, y en general se le considera hoy como el factor protagónico para lograr ventajas competitivas.

En estos momentos de aguda competencia y de desarrollo tecnológico, los sistemas de información son un elemento clave para manejar estratégica y operativamente los factores competitivos basados en los precios y la calidad del producto del servicio.
Con el desarrollo tecnológico inicia una etapa en el campo de las aplicaciones contables a la economía, lo que significa un replanteamiento teórico-práctico de las posibilidades para la contabilidad, condicionadas sólo por los principios de la partida doble.
La contabilidad forma parte de los sistemas de información que integran, a su vez, una disciplina de contenido general y amplio, la administración; y en este orden representa un importante trabajo de campo para la planeación y el control de los negocios.

En virtud de esta naturaleza de funciones, se puede considerar que la contabilidad es un método de trabajo intelectual aplicado, pues constituye un ordenamiento para obtener –a partir de fundamentaciones matemáticas y lógicas, cuyo objetivo es la medición de resultados– su producto formal (con alcance legal): los estados financieros. Asimismo es un sistema que, a partir de registros cronológicos y acumulativos de hechos y acciones económicas expresados en moneda, tiene por finalidad procesar, ordenar y proporcionar información sobre la marcha particular de una economía empresaria, o bien, de un conjunto de empresas, utilizable por sus propietarios y administradores, así como por el medio ambiente externo a su operación.

Es decir, la función de la contabilidad se evidencia en la labor de procesamiento de valores asignados a hechos económicos empresariales y se traduce en exposición documentada como resultado de elaboraciones técnicas. Aquí se evidencia la necesidad de impulsar estudios interdisciplinarios que permitan desarrollar una teoría general de la contabilidad que responda a las exigencias de un nuevo modelo organizacional, plano y flexible, en el que la utilidad, confiabilidad y oportunidad de la información se traduzca en herramienta imprescindible para el proceso descentralizado de toma de decisiones y el consecuente aprovechamiento de la ventaja competitiva.

Este trabajo apunta precisamente en este sentido, es decir, pretende discutir desde el punto de vista de la información las características que modifican de manera sustancial los conocimientos, destrezas y habilidades de una comunidad de trabajadores polivalentes. Se trata de proponer algunas perspectivas que expliquen cómo se integra la contabilidad a un sistema de información ante las exigencias de una estructura organizacional plana y flexible.

LA CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PROACTIVO ANTE EL CAMBIO DE PARADIGMA

I. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las organizaciones operan en un mundo de incertidumbre creciente debido al proceso para aprehender una cambiante realidad donde prolifera la diversidad, caracterizada por una reducida intervención gubernamental para controlar (cada vez con menor eficacia) el nivel monetario, fiscal e impositivo; los cambios abruptos en las políticas comerciales; la competencia doméstica e internacional; las contracorrientes de cambio en el mercado; y crecientes costos laborales. Además, hay que destacar que en el ámbito mundial la competencia es cada vez más intensa, provocando que existan:

• Dos o más organizaciones que, bajo un similar concepto de negocio, compiten por conquistar un mismo grupo de clientes.
• Un grupo de clientes con necesidades, deseos y expectativas similares, así como también la capacidad de elegir la forma de cómo y de quién obtener sus satisfactores.
• Medios alternos y/o sustitutos como satisfactores.
• Fenómenos y condiciones del entorno que impactan a las organizaciones, a los productos y a los mercados.

Bajo estas condiciones, la información es el arma principal, pero no hay que olvidar, como lo señala Theodore Roszak en The Cult of Information, que la información no es conocimiento. Se pueden producir datos en forma masiva, pero no se pueden producir conocimientos de la misma forma; éstos sólo los produce el individuo basado en sus experiencias, separando lo significativo de lo irrelevante a través de la formulación de juicios de valor.
En este contexto, para evitar el fracaso, sobrevivir y lograr el éxito, las organizaciones deben explotar las dimensiones de la oportunidad de una comunidad de trabajadores polivalentes bien informada y que se encuentra en la búsqueda de la tan ansiada ventaja competitiva. Los sistemas de información se convierten en un elemento clave para manejar estratégica y operativamente los factores competitivos (Luis Picazo Martínez: 1991).

1.1. Los sistemas de información y la organización
En el pasado se consideraba a los sistemas de información más como un manipulador de números que como un arma competitiva. Su función era de recolección, procesamiento y análisis de datos que daban cuenta de funciones, eventos y cadenas de actividades que podrían afectar el sentido y resultado de las actividades de la organización para el proceso inmediato de toma de decisiones. El análisis que se hacía entonces comprendía la reducción de los problemas por resolver en subproblemas independientes; entonces la solución al todo no era más que la suma de la solución de sus partes (Rusell Ackoff: 1996).

Históricamente la presentación de informes a la administración era periódica sólo para actividades rutinarias. El procesamiento de datos se hacía, en gran parte, en la modalidad por lotes después del cierre de un ciclo operacional; el ejemplo más evidente se refiere a los períodos contables. Se procesaban las transacciones y se actualizaban por completo los archivos para así determinar las condiciones en que operaba la organización. El tiempo necesaria para determinar dichas condiciones hacía que, por lo común, los informes se encontraran disponibles después de la conclusión del período contable sobre el que giraba el informe y cuando el siguiente ciclo operacional estaba ya bastante avanzado. A menudo, las medidas tomadas para corregir los problemas eran incorrectas; la naturaleza del problema había cambiado, el problema se había resuelto o era demasiado tarde para hacer algo. Bajo estas circunstancias se puede observar que los sistemas de información tenían como función realizar esfuerzos aislados, determinados más que por una concepción sistémica, por la coyuntura o por visiones estratégicas funcionales, es decir, funciones limitadas a un momento y a un aspecto.

A partir de la década de los setenta se avizora un cambio radical que impacta a la industria y a los servicios, en donde ya no es posible mantener un sistema productivo que lanza al mercado contingentes masivos de productos homogéneos y estandarizados ante una demanda que se diversifica, se hace más exigente y requiere de un aparato productivo ágil y flexible que responda con una oferta diferenciada para cada segmento o nicho de mercado, manteniendo bajo el nivel de costos.
Es entonces cuando se redefinen las condiciones de competitividad y los medios para lograrla. En este sentido, las organizaciones deben reducir sus niveles jerárquicos y funcionales e integrar una comunidad autónoma de trabajadores polivalentes que se relacione, en términos de competencia y colaboración, con las otras unidades de la organización para dar una pronta respuesta a la demanda.

Con la estructura plana y flexible se avanza hacia la instauración de una comunidad de productores en donde se rompen las barreras entre el trabajo manual y el intelectual, se eliminan las jerarquías y se propician remuneraciones con base en a resultados y no en categorías estáticas. Bajo estas condiciones, es necesario propiciar aquel trabajo que integre valor-conocimiento, pero sobre todo que genere condiciones que favorezcan el despliegue de la creatividad y la innovación. Es así como el conocimiento se convierte en el elemento decisivo para la generación de un nuevo valor.

La naturaleza del sistema de información, sus objetivos y funciones deben variar y enfocarse hacia la descentralización de toma de decisiones. Cabe destacar en este aspecto, que el uso de la informática ha hecho posible el acceso inmediato a bancos de datos que brindan información procesada y analizada con la finalidad de reducir la información flotante, acelerando la velocidad de respuesta ante el exterior.

Es así como las empresas sobreviven gracias a la capacidad de adquirir, elaborar y utilizar información y conocimiento en modo diferencial respecto a la competencia, y a su capacidad para poner en discusión, en todo momento, su bagaje cognoscitivo. En esta dinámica, la capacidad de aprendizaje se vuelve crucial –sobre todo en empresas de alto contenido tecnológico o en las de servicios– para asegurar la generación de valor a partir del desarrollo del conocimiento (Guattri, 1991; S. Vacari, 1991).

Estas transformaciones podrían sustentar la hipótesis de que nos encontramos en un periodo de cambio de paradigma tecnoeconómico, esto es, de una modificación radical de la práctica óptima, de una modificación sustancial en las reglas del sentido común utilizado para lograr la eficiencia, cuestión que naturalmente implica un cambio en las estructuras organizacionales y en las formas de gestión.

II. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Cuando el hombre descubre ante sí los bienes materiales que se encuentran en la naturaleza para satisfacción de sus necesidades, establece un orden económico y jurídico que regule su intercambio. Para ello requiere la cuantificación de los recursos que posee con la finalidad de conocer la equivalencia entre los diferentes bienes. La unidad de medida que adopta para asignar valor a los satisfactores es la moneda. Una vez cuantificados los bienes, surge la necesidad de expresar ese valor de una manera clara y accesible para de controlar e informar acerca de los recursos que maneja una comunidad, y con ello estar en posibilidad de tomar decisiones.

La expresión escrita que describe los bienes materiales que posee la sociedad y su correspondiente valor expresado en términos de moneda, recibe el nombre de información financiera, por lo que ésta puede definirse como la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales expresados en unidades monetarias. Con base en lo anterior, se puede apreciar que los servicios que ha prestado la contabilidad a través de la información financiera que produce, se han basado en enfocar a las organizaciones desde el punto de vista interno, como un sistema cerrado; es decir, la información que proporciona ha estado enfocada al sistema operativo interno y orientada a hechos pasados. La cuestión es que los informes contables tradicionales (balance general y estado de resultados) generalmente presentan efectos de decisiones tomadas con anterioridad, sin explicar sus causas y mucho menos revelar oportunidades. En este sentido, resulta necesario replantear la utilidad y oportunidad de la información financiera en un entorno de aguda competencia, en el que las organizaciones se orientan a servir a un mercado y a generar riqueza, para lo cual requieren de sistemas de información confiables y significativos, y poder así enfrentar los retos que imponen los mercados globalizados.

2.1. Evolución de la contabilidad como un sistema de información
La contabilidad se practica, aunque en forma rudimentaria, desde tiempos remotos, y su ejercicio se inicia por la necesidad de registrar los acontecimientos de un entorno mercantil cambiante en el que la división del trabajo, la invención de la escritura y la utilización de una medida de valor exigían tener un control de la información financiera. A lo largo de su desarrollo, la contabilidad se ha utilizado para satisfacer diferentes propósitos: de tipo patrimonial, económico, financiero, fiscal y de gestión. Todos ellos propósitos se tratan de conseguir mediante el usos de la información que suministra un sistema contable básico y uniforme.

En el siglo VI, con el desarrollo de la actividad mercantil, la contabilidad aparece como una técnica muy parecida a la actual. Sin embargo, a partir del siglo XIX sufre transformaciones en los siguientes aspectos:
• Naturaleza de las cuentas.
• Depreciaciones.
Amortizaciones.
Reservas.
Contenido y presentación de la información.
• Mecanización de la contabilidad.
• Se definen los principios que permiten su confiabilidad.
• Se reglamenta la profesión.
• El Estado reglamenta la información financiera que deben proporcionar las entidades.

Como núcleo del sistema de información de la contabilidad se encuentra el libro mayor, que contiene el catálogo de las cuentas necesarias para presentar el balance general y el estado de pérdidas y ganancias, entre otros reportes que se presentan a la gerencia como fuente de información para la toma de decisiones.

Aquí se trataba de transformar los insumos que se reciben del medio ambiente en productos finales conforme a los objetivos y programas establecidos; sin embargo, este sistema está conformado por el personal de menor nivel jerárquico, cuyo campo de acción es el interno.

Las decisiones fundamentales se refieren a la asignación de recursos y al desempeño de tareas repetitivas, contempladas en el presente o en el futuro inmediato, antiguamente planteadas como estratégicas, ya que consideraban variables que en ese entonces, poseían carácter incierto (productos, capacidad productiva, niveles de producción, precios, costos, tecnología, mercado, personal y diseño) y que se orientaron fundamentalmente hacia la búsqueda de la eficiencia y de la productividad. Los estados financieros se emitían mucho tiempo después de la fecha en que eran relativos. La contabilidad se registraba manualmente, provocando que la información financiera que emitía no fuera expedita ni oportuna.

En los cincuenta se emiten varias reglas básicas para preparar la información financiera con base en los principios contables de entidad, negocio en marcha, unidad monetaria, período contable y valor histórico. Pero esas reglas seguían visualizando a la empresa como un sistema cerrado en el que el control interno sólo perseguía salvaguardar los bienes de la empresa y desarrollar la eficiencia de las operaciones, descuidando hechos y fenómenos económicos que impactaban a la estructura financiera de la organización. En ese momento, la contabilidad estaba limitada a relacionar causas y efectos; cargos y abonos a través de expresiones cuantitativas que servían como base en la toma de decisiones para el aprovechamiento eficiente de los recursos, coadyuvando a la productividad de los mismos.

A partir de los setenta existe una serie de eventos que apuntan hacia la recomposición, tanto en los sistemas integrales de información, como en la tecnología utilizada y en la estructura de usos e indicadores. La evidencia más común se encuentra en los equipos de cómputo. La computadora, con su inmensa potencia y capacidad de archivo, clasificación y cálculo, produce información que en muchas ocasiones no puede asimilar el ser humano (principalmente por su volumen), y pone a disposición de los usuarios una información cualitativa y de tal importancia que hace algunos decenios era inimaginable.

Por ejemplo, en el caso de control de inventarios en las tiendas al detalle, implantar un sistema de inventarios perpetuos resultaba impráctico y costoso. Con las computadoras es posible, ya que a través de lectores ópticos pueden leer código de barras para identificar el artículo, su precio de venta, el descuento promocional (si es que existe), y así facturar y llevar el control del inventario perpetuo en forma instantánea.

Otro caso es el de las tarjetas de crédito, a través de las cuales se realizan millones de operaciones al día; se operan y registran al mismo tiempo que se efectúan las transacciones comerciales y financieras en todo el mundo. Por medio de redes de comunicación, se transfieren aplicaciones a cuentas de cheques, inversiones, cajeros automáticos, teleproceso con los clientes a través de terminales, integración de servicios, reservaciones en líneas aéreas, servicios especializados en hotelería, etcétera.
Esta tendencia marca nuevas formas de administración de la información.

Los grandes centros administrativos de información pasan a segundo término, llevando centros estratégicos de información en cada uno de los procesos de un organismo, provocando que en cada sitio específico se tomen decisiones y se eviten así los núcleos de concentración de información, tanto en su captura para la elaboración de la planeación estratégica, como en sus aplicaciones en operaciones cotidianas (que a manera de gestión, integra desde un proceso fabril hasta una decisión de tesorería que influya de manera significativa en la vida empresarial). El nuevo paradigma tiende a reintegrar a las organizaciones con sus fines y centra la atención, no en las tareas separadas, sino en la manera de vincularlas mejor para alcanzar los resultados deseados.

De aquí se infiere que en la actual economía de la información y el conocimiento, el impacto de la tecnología de la información a través de sus sistemas inteligentes, de la inteligencia artificial y de las telecomunicaciones modifica el sentido del control interno hacia una integración descentralizada, en donde existe una amplia delegación del poder de decisión a través de la formación de equipos interdisciplinarios.

Esta configuración facilita la medición de la productividad total y el control de calidad de cada producto, haciendo que la organización sea capaz de retener clientes satisfechos que, en sí mismos, representan un activo generador de ingresos y utilidades futuras, aunque este hecho no tenga expresión en el balance general.
El efecto económico-financiero de las empresas intensivas en conocimientos hace que el personal sea más importante que los activos fijos tradicionales.

La organización para tener capacidad de asimilar, manejar y promover el cambio técnico continuo en el producto y en el proceso de producción, requiere del personal con capacidad, formación y relaciones que también son un activo de cuya actuación y compromiso depende la generación futura de ingresos y utilidades. En este sentido, la contabilidad no sólo debe relacionar causas y efectos, sino además combinar diversas causas y entrelazar múltiples efectos, a partir de las bondades del manejo informativo. Así, con el análisis de estas relaciones y combinaciones, es posible llegar a la satisfactoria toma de decisiones.

2.2. Retos que enfrenta la contabilidad
En el nuevo modelo organizacional de estructura plana y flexible, el análisis, procesamiento y distribución de datos e información son la esencia de la mayoría de las actividades, profesiones e industrias en general. Ciertamente el crecimiento de empleos y negocios durante los últimos veinte años se ha dado en aquéllos conectados con el tratamiento de la información y conocimientos. Una tendencia que continuará en el futuro.

Entre las causas principales por las que muchas empresas e instituciones no crecen, pierden competitividad o desaparecen se encuentra el que continúan utilizando instrumentos, prácticas o conceptos tradicionales y obsoletos. La flexibilidad y la adaptabilidad como directrices de la práctica óptima en producción, comercialización e inversión ponen en tela de juicio las viejas nociones de una escala óptima única y de una configuración ideal para la fabricación del producto. Ahora la comunidad de trabajadores polivalentes, para la toma de decisiones estratégicas, debe satisfacer nuevas necesidades informativas que implican entre otros atributos:

• Análisis de fenómenos externos que tengan un efecto en las operaciones de la empresa y en cada uno de sus factores estratégicos clave.

• Orientación hacia el futuro, no para predecir eventos futuros, sino para identificar las probables trayectorias de ciertas tendencias.

• Conceptos sobre la empresa vista en su totalidad (no en partes o detalles) que destaquen sus fuerzas y debilidades.

• Efectos económico-financieros de programas o acciones que se pretendan llevar al cabo.

• Proyecciones financieras a corto y largo plazo, explicando no sólo el qué, sino también el porqué de lo que se incluye.

La contabilidad, como un sistema de información básico e imprescindible para la administración, debe replantear sus funciones y servicios, proporcionando una información más completa cuando examine a la empresa como un sistema extendido, desde la unidad que le provee de insumos, hasta llegar al cliente, pasando por todos los procesos internos de transformación de y de la distribución y comercialización de los productos terminados. Esta interrelación presenta a una organización en todos sus aspectos, tanto internos como externos, de manera que se pueda tener una visión integral de ella en el contexto macroeconómico y social en el que opera.

Ha sido común que los informes convencionales de la contabilidad limiten su contenido a las cuestiones tradicionales que reportan los estados financieros; sin embargo ya no es suficiente la sola formulación de dichos estados que muestran efectos de decisiones tomadas con anterioridad, pero que no explican sus causas ni proporcionan, por sí mismos, un panorama de actuación ante un mundo globalizado de negocios.

Es definitivo que los informes tradicionales pueden enriquecerse, no necesariamente agregando grandes, costos sino un tratamiento creativo que pueda enriquecer con comentarios, no por la cantidad, sino por la calidad de conceptos, lo que representará un sólido apoyo para la administración. Algunos de los principales retos a los que se enfrenta la contabilidad son:
• Realizar el diseño de sistemas contables para obtener información multivalente, es decir, en el diseño de sistemas contables se puede incluir información sobre el valor del personal, satisfacciones psicológicas, costos sociales. Para ello se requerirá establecer unidades de medición para efectuar una cuantificación.

• Se estima que en los próximos años el usuario de los informes sobre la entidad económica, se considerará más importante que el producto de los mismos. Esto compromete a la persona que elabore los sistemas contables a interesarse con mayor profundidad en las ciencias del comportamiento.

• Tendrá que responder de manera oportuna y significativa a las nuevas mediciones que requieren los empresarios para ejercer un control más eficaz de su gestión, y que comprenden: fallas imprevistas de máquinas; excesos de inventarios; mal manejo del servicio de venta y posventa; falta de capacitación para la calidad; falta de participación y lealtad de los empleados; incumplimiento con los clientes en tiempo, oportunidad y calidad; costo de las devoluciones; falta de análisis del costo del flujo real desde el proveedor hasta el cliente; falta de evaluación de alternativas de abastecimiento y distribución; falta de evaluaciones del desempeño; falta de investigación de mercado; cobranzas y pagos fuera de término.

El desafío es proveer información relevante y necesaria, que facilite hallar las respuestas correctas a las preguntas adecuadas, con una focalización constante en qué debe hacerse en seguida. Esto implica utilizar algo más que las técnicas financieras tradicionales y datos esencialmente históricos. La exactitud no es tan importante como la relevancia. La flexibilidad en la respuesta a circunstancias cambiantes es lo esencial.

CONCLUSIONES

El sistema económico en que vivimos se basa en la información y los conocimientos, considerados éstos como los recursos determinantes para crear riqueza. La economía actual se caracteriza por haber propiciado la innovación y desarrollo de la tecnología de la información, lo que ha revolucionado a las organizaciones y a los individuos en sus formas de pensar, ser y hacer. De hecho, la tecnología de la información, en sus múltiples expresiones, propició la globalización económica de los negocios en donde se modifican los esquemas tradicionales de abastecimiento, producción y distribución, provocando niveles agudos de competencia entre las organizaciones.

Bajo este entorno organizacional plano y flexible, el perfil del administrador y la problemática de su actuación profesional, así como las condiciones de aptitud, le imponen una formación que le permita evaluar correctamente la información en un ambiente turbulento que exige velocidad de respuesta ante los cambios que, en forma constante, operan en la realidad. El proceso de toma de decisiones aparece vacío sin el aporte de la contabilidad como un sistema de información estadístico, interpretativo y proyectado.

La contabilidad debe ser parte proactiva e integral de la sociedad de la información y el conocimiento, puesto que su producto, conceptualmente hablando, es la información financiera como base para ejercer control, dirección y fomento de la toma de decisiones como un proceso descentralizado en el que el resultado de la operación no debe ser visto como responsabilidad de los ejecutivos, sino como producto de una comunidad de trabajadores polivalentes. En este sentido, la información financiera debe incluir el análisis de tendencias, y no limitarse a la comparación de resultados reales de periodo a periodo o contra presupuesto.

Los análisis deben informar sobre las variaciones que se han realizado por precio, volumen, o la mezcla de productos en los casos de variaciones que puedan presentarse en la contribución de los productos, líneas de productos o líneas de servicios, identificando su causa y las razones de los incrementos o decrementos en costos fijos o variables para que se puedan tomar decisiones y se actúe con rapidez para mejorar la rentabilidad de la empresa.
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