LA ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO

LA ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO

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Después de establecer los términos de venta que se van a ofrecer, la compañía debe evaluar a los solicitantes individuales de crédito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o un pago lento. El procedimiento de evaluación del crédito involucra tres pasos relacionados: la obtención de información respecto del solicitante, el análisis de esta información para determinar si el solicitante es digno de crédito y tomar la decisión sobre el crédito. Esta última, a su vez, establece si se debe extender el crédito y la cantidad máxima que se puede conceder por este concepto.

FUENTES DE INFORMACION

Existen diversas fuentes que proporcionan información para el crédito, pero para algunas cuentas, en especial las pequeñas, el costo de obtener la información puede sobrepasar la rentabilidad potencial de la cuenta. La compañía que extiende el crédito tal vez tenga que contentarse con una cantidad limitada de información sobre la cual debe basar su decisión. Además del costo, la empresa tiene que tomar en cuenta el tiempo que se necesita para investigar a un solicitante de crédito. No es demorar en forma innecesaria un embarque a un cliente potencial mientras se lleva al cabo una investigación exhaustiva sobre su crédito. De esta manera, hay que tomar en consideración la cantidad de información recolectada en relación con el tiempo y los gastos requeridos. De acuerdo con estas consideraciones, el analista de crédito puede utilizar una o más de las siguientes fuentes de información :

Estados Financieros

Al momento de la venta potencial, el vendedor puede solicitar unos estados financieros, una de las fuentes más deseables de información para el análisis de crédito. A menudo, existe una correlación entre la negativa de una empresa de proporcionar sus estados financieros y una débil posición financiera. Cuando es posible, son preferibles los estados ya verificados, es conveniente obtener estados provisionales además de las cifras de fin de año, especialmente en el caso de aquellas compañías que tienen patrones estacionales en sus ventas.

Clasificación y Reportes de Crédito

Además de los estados financieros, se puede obtener clasificaciones de crédito de diversas agencias mercantiles. Proporcionan a sus suscriptores clasificaciones de crédito para un enorme número de negocios en todo el mundo. Las clasificaciones Dun & Bradstreet, Inc. proporcionan al analista de crédito un indicio del tamaño calculado del valor neto y una evaluación de crédito de compañías con un tamaño específico, que van de “alto” a “limitado”. D & B también indica cuando la información disponible es insuficiente para proporcionar una clasificación para un negocio determinado. Además de su servicio de clasificación, D & B proporciona reportes de crédito que contienen una breve historia de una empresa y sus principales funcionarios, la naturaleza del negocio, cierta información financiera y una verificación comercial de sus proveedores (el tiempo y experiencia que tienen con la organización y sí los pagos son con descuento, rápidos o pasada la fecha de vencimiento). La calidad de los reportes de D & B varía de acuerdo con la información disponible externamente y la disponibilidad de la compañía que se está verificando para cooperar con el reportero de D & B. Si se desea, se puede tener acceso al reporte mismo mediante una terminal de computadora. El contrato típico de D & B con un acreedor involucra pagar cierto precio por un número mínimo de reportes, precio que se incrementará si se requieren investigaciones adicionales.

TRW Business Credit Services ha desarrollado una base de datos de crédito de negocios para unos 10 millones de empresas. TRW recaba y procesa los datos sobre los negocios para producir servicios para la administración de riesgos y evaluación de créditos. La información suele no ser tan extensa como la de Dun & Bradstreet, pero sí ofrece una alternativa amplia para el análisis de crédito. Los servicios de crédito comercial de TEW están disponibles en una diversidad de formatos, que incluyen una entrega en línea mediante computadora, CD-ROM y guías regionales de referencia. Por último, el Credit Interchange Service (servicio de intercambio de crédito) de la National Association of Credit Management (Asociación Nacional de Administración de Crédito) sirve como una cámara de compensación para la información sobre créditos.

En el Perú, Infocorp es el principal prestador de servicios de información del mercado peruano. La información es utilizada como soporte indispensable al momento de hacer negocios o transacciones comerciales, permitiendo una más rápida y eficiente toma de decisiones.

Verificación Bancaria

Otra fuente de información para la empresa es una verificación de crédito por conducto de un banco. Muchos bancos tienen grandes departamentos de crédito que emprenden verificaciones de crédito como un servicio para sus clientes. Al llamar o escribir a un banco donde el solicitante de crédito tenga una cuenta, el banco de una compañía puede obtener información sobre el saldo promedio de efectivo que tienen, otorgamiento de préstamos, experiencia y, en ocasiones, otras información financiera. Puesto que los bancos generalmente están más dispuestos a compartir información con otros bancos que con un particular, a menudo es mejor que la empresa inicie la verificación de crédito por conducto de su propio banco antes que tratar de obtener esa información en forma directa.

Verificación Comercial

Es frecuente que se intercambie información de crédito entre empresas que venden al mismo cliente. Por medio de diversas organizaciones de crédito, las personas que trabajan en este renglón en un área específica se convierten en un grupo muy unido. Una empresa puede preguntar a otros proveedores acerca de sus experiencias con una cuenta determinada. La información útil incluye el tiempo que han tenido la cuenta, el crédito máximo otorgado, la cantidad de la línea de crédito y si los pagos son rápidos o lentos.

La Propia Experiencia de la Empresa

Es muy útil realizar un estudio de la rapidez con que se han hecho los pagos anteriores, incluido cualquier patrón de naturaleza estacional. A menudo el departamento de crédito hará evaluaciones por escrito acerca de la calidad de la administración de una organización a la cual se puede extender crédito. Estas evaluaciones son muy importantes pues pertenecen a la primera de las famosas “cuatro C” del crédito: carácter, colateral, capital y capacidad. La persona que hizo una venta a un cliente potencial a menudo puede ofrecer una impresión útil de la administración y sus operaciones. Es necesario ser precavidos al interpretar esta información, puesto que un vendedor muestra una inclinación natural hacia la concesión de crédito para poder efectuar la venta.

ANALISIS DE LA INFORMACION

Después de haber recabado la información de crédito, una empresa debe hacer un análisis del crédito del solicitante y determinar si la compañía está por encima o por debajo de la norma de mínima calidad. Si se proporcionan estados financieros, el analista debe emprender un análisis de razón, un análisis de fuentes y uso de fondos y tal vez otros análisis. El analista estará especialmente interesado en la liquidez del solicitante y su capacidad de pagar las cuentas a tiempo. Razones como la razón rápida, la rotación de cuentas por cobrar e inventarios, el periodo promedio de pago, la razón de deuda a valor neto y la razón de cobertura de flujo de efectivo resultan especialmente pertinentes.

Además del análisis de los estados financieros, el analista de crédito deberá considerar el carácter y la fortaleza de la empresa así como su administración, el riesgo de negocios asociados con su operación, y otros asuntos diversos. Entonces el analista trata de determinar la capacidad del solicitante de dar servicios al crédito comercial, la probabilidad de que un solicitante no pague a tiempo y la pérdida por una cuenta mala. Con base en esta información, junto con la información acerca del margen de utilidades del producto o servicio que se está vendiendo, se llega a una decisión sobre extender o no el crédito.

Clasificación de Créditos y Sistemas Expertos

Cada vez se utiliza con más frecuencia el análisis discriminatorio. Sobre la base de la clasificación global ponderada que proporciona esta técnica, se juzga que un solicitante es un “buen” o “mal” riesgo de crédito. El análisis discriminatorio se ha utilizado con éxito en créditos al consumidor y otras formas de préstamos en abonos, donde se clasifican cuantitativamente diversas características de un individuo y se llega a una decisión de crédito sobre basándose en la clasificación total. Las tarjetas plásticas de crédito que muchos de nosotros usamos, con frecuencia se otorgan sobre la base de un sistema de clasificación de crédito que toma en cuenta puntos como edad, la ocupación, duración en el empleo, la propiedad de una casa, años de residencia, teléfono e ingreso anual. Las compañías que extienden crédito comercial también utilizan sistemas de clasificación numérica. Con el crecimiento global del crédito comercial, cierto número de empresas viene encontrando que vale la pena filtrar una aceptación y rechazo “claros” de los solicitantes. En otras palabras, se toman las decisiones rutinarias sobre el crédito con base en una clasificación numérica. Los solicitantes marginales que caen entre las señales “claras” de aceptación o de rechazo, pueden ser analizados en detalle por el analista de crédito. De esta manera, una empresa puede lograr una mayor eficiencia en su proceso de investigación de crédito. Utiliza analistas capacitados de crédito para operar con mayor ventaja.

En otra versión de este mismo asunto, se han diseñado sistemas expertos que utilizan programas de computadora para analizar estados financieros, emprender análisis de crédito de los solicitantes y autorizarlos. La idea de un sistema experto es imitar el razonamiento de experto en el análisis de un problema definido y así llegar a una decisión. Al rastrear sistemáticamente el proceso de razonamiento de expertos, se diseña un conjunto de reglas jerárquicas que abarca el área problemática. La tarea que se involucra es repetitiva, pero no necesariamente estructurada. Al rastrear con cuidado la historia del solicitante de crédito, su récord de pagos, su status actual, condición financiera, potencial para negocios futuros y factores externos (macro), la computadora puede aplicar un marco consistente a la tarea y llegar a decisiones informadas. El uso de sistemas expertos permite aprovechar con mayor poder el talento humano, con frecuencia un recurso escaso, y puede reducir los costos y aumentar la precisión.

DECISION DE CREDITO

Una vez que el analista de crédito ha reunido la evidencia necesaria y la ha analizado, se debe tomar una decisión sobre la disposición de la cuenta. En una etapa inicial, la decisión que se debe tomar es si se deben enviar o no los bienes y extender el crédito. Si es probable que se repitan las ventas, la empresa tal vez desee establecer procedimientos para que no tenga que evaluar la extensión del crédito cada vez que se recibe una orden. Un medio para agilizar el procedimiento es establecer una línea de crédito para una cuenta. Una línea de crédito es un limite máximo a la cantidad que la compañía se permitirá deber en cualquier momento. En esencia, representa la exposición máxima al riesgo que la compañía se permitirá arriesgar para una cuenta. Con una línea de crédito se suponen órdenes múltiples. El principio es el mismo. Se deben equilibrar las ganancias probables de las ventas actuales y futuras contra el periodo probable de cobranza, los costos de la misma y la probabilidad de perdidas por cuentas malas a través del tiempo. Estos últimos tres factores dependen más de la magnitud de la línea de crédito que se ofrece que del tamaño de la orden. Al igual que antes, se pueden aplicar conceptos de probabilidad con el fin de analizar el intercambio entre los beneficios esperados y los costos esperados para sí determinar una línea de crédito apropiada para el cliente.
El establecer de una línea de crédito agiliza el procedimiento para el embarque de los bienes. Uno sólo necesita determinar si en una orden la cantidad que el cliente debe excede de línea. Si no es así, se envía la orden, si la sobrepasa, se debe tomar una decisión para incrementar el crédito. La línea misma debe reevaluarse periódicamente a fin de mantenerse al tanto de la evolución de la cuenta. Una exposición satisfactoria al riesgo el día de hoy puede ser más o menos satisfactoria dentro de una año. A pesar de los amplios procedimientos de crédito, siempre habrá casos especiales que deban tratarse en forma individual. En este punto la empresa también puede agilizar la operación al definir claramente las responsabilidades.

SISTEMA DE INFORMACION CON BASE EN COMPUTADORAS

El extenso uso de las computadoras en la administración de crédito proporciona cierta información esencial actualizada para el análisis. Se integra la información en la memoria de la computadora para que el departamento de crédito tenga fácil acceso a ella. A intervalos frecuentes se puede obtener una balanza de comprobación que resume todas las facturas, pagos, descuentos concedidos y cantidades que todavía se deben. Asimismo, se puede obtener un cálculo del envejecimiento de las cuentas que muestra la cantidades totales que debe la empresa, la parte que es actual, la parte que tiene hasta 30 días de vencimiento, de 30 a 60 días de vencimiento, y así sucesivamente. Además del vencimiento, también se pueden calcular periódicamente el periodo promedio de cobranza y una matriz de la misma. Al vigilar de esta manera las cuentas por cobrar, el gerente de crédito puede detectar cambios en el comportamiento de pagos del cliente. Se puede identificar una tendencias al deterioro y establecer nuevas políticas de crédito y cobranza antes de que la erosión se convierta en un problema serio.

La computadora se puede programar para que proporcione reportes completos sobre cuentas atrasadas, y se pueden enviar cartas recordatorias mecánicamente a intervalos regulares. Los reportes frecuentes sobre las cuentas vencidas revelan problemas individuales según se desarrollan. El gerente de crédito alerta puede estar al tanto de ellos y realizar algunas acción correctiva. Antes, la situación podría haberse deteriorado durante el retraso de la información. La administración también podría desear estar informada cuando una cuenta se acerca a la línea de crédito que se le ha establecido, para los cuales las computadoras pueden proporcionar la información con facilidad.

Una computadora ayudará al gerente de crédito a proporcionar información oportuna y precisa sobre el status de las cuentas. La historia de pagos de un cliente se puede sacar del almacenamiento e imprimir en segundos. Incluirá la fecha en que se abrió la cuenta, la cantidad que se debe actualmente, la línea de crédito del cliente, cualquier clasificación numérica de su crédito y la rapidez de los pagos anteriores. Se pueden preparar reportes especiales para la categorización o su comparación. Si varias compañías en la misma industria son lentas en sus pagos en un periodo específico durante el año, la administración deseará saber la experiencia de la organización con todas las demás compañías en esa industria específica. Esta información permite al gerente de crédito analizar y tratar el problema con mayor efectividad. En otras situaciones, la administración podría desear comparar las órdenes que ingresan de un cliente con su historial de pagos. También se puede obtener esta información con rapidez.

A decir verdad, las computadoras pueden proporcionar un enorme despliegue de información detallada -lo cual anteriormente resultaba ilusorio- que puede ser útil no sólo para el gerente de crédito sino también para otras personas en la administración. Además del procesamiento de datos, estas máquinas se pueden programar para que tomen ciertas decisiones rutinarias sobre el crédito. En especial, una computadora puede aprobar órdenes pequeñas de buenos clientes sin que cada orden tenga que pasar por un analista de crédito. En conjunto, el procesamiento electrónico de datos realiza una contribución significativa al departamento de crédito.

BIBLIOGRAFIA

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