LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

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I, GENERALIDADES
Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones, respecto a la que se venia haciendo en la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello deberemos adaptar a los usuarios y la organización a las nuevas formas de ejecutar las operaciones, incluyendo estos métodos cuando diseñemos el SI.

Además es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crítica acerca de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por ello las TI deben llevarnos a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente a lo largo del tiempo, intentando que las TI aporten mejores métodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI nos puede llevar a una situación improductiva, o forzarnos a realizar las tareas de forma peor, por no ajustarse a nuestro SI.

Para evitar estos resultados, es necesario conocer las TI en términos de lo que nos pueden aportar a nuestro SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Si utilizamos las TI para rediseñar el SI, nos obligamos a replantearnos la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que podemos obtener serán:

• La anticipación puede ser un éxito en la implantación, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina).
• Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el resultado será imprevisible y conducirá casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologías.
Las principales aportaciones de las TI al mundo de la empresa son :
INFORMÁTICA:
NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
OFIMÁTICA

El proceso de incorporación de las TI a los SI, afecta a toda la empresa (organización, estructura, control…) y no sólo al SI, por eso para que sea un éxito la implantación de los avances tecnológicos, hay que coordinar estos avances con todas las áreas de la empresa, para que el SI resultante sea un conjunto armonioso y que se adapte perfectamente a la estructura de la empresa.

Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantación de las TI debe ser compatible con la política general de la organización, y deberá materializarse en un plan estratégico para el sistema informático que vamos a utilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo en consideración los objetivos generales de la organización, y ser una expresión lo más real posible de la política informática adoptada. Por todo ello, la dirección debe tener una participación activa en el proceso de planificación y diseño y la implantación de las TI dentro del SI, en caso contrario podemos tener problemas en la elección de las aplicaciones prioritarias a utilizar, tanto en el diseño de soluciones para secuencias de procesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos de decisión o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas sus necesidades.

II. EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES.
En cualquier organización existen distintos tipos de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los SSI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal, producción, mercadotecnia….) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratégicas, aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas.

Esta forma de SI para áreas funcionales, es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que son menos flexibles, y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta, buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización.

Las necesidades de información, pueden ser agrupadas según las áreas de la empresa que requieran información y sus aplicaciones concretas.
Identificamos un primer nivel que afecta a toda la empresa (nivel estratégico):
• Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus principales usos son el de planeación a largo plazo de las actividades (ventas, presupuestos, mano de obra …) y resolución de problemas.
• Dirigen las decisiones no estructuradas y están diseñados para incorporar información sobre cambios en el entorno (nueva legislación…) y obtener información reducida de los otros sistemas (SSD; MIS; TPS).

Un segundo nivel de necesidades (nivel administrativo):
• Son principalmente el MIS y el SSD, los primeros proporcionan informes y sirven para la planeación, control y toma de decisiones a nivel gerencial en las áreas funcionales.
• Los SSD sirve para tomar decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes que no pueden especificar sus necesidades con antelación tienen capacidad de análisis y extraen información del MIS y el TPS.

El tercer nivel, serían las aplicaciones concretas de las funciones de la empresa.

En este nivel se encuentra el TPS (correo electrónico, procesador de textos…) sistemas que han sido creados para desarrollar los programas de la organización integrando funciones, para incrementar la productividad de los empleados. Además la evolución de las TI provoco interconexiones entre empresas y bases de datos, facilitando diversa formas de integración y modificando las relaciones de trabajo, reduciendo el coste de las transacciones.

Una aportación positiva de las TI a los SI, es como ayuda a la adopción de decisiones, a través de los Sistemas de Apoyo a la Decisión (SAD), por medio de programas técnicos que nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuación de un experto en la materia con problemas de representación del conocimiento, que suponen un avance en los usos de las TI para el SI.
III. HERRAMIENTAS
• Secuencias de proceso. Son programas o procedimientos de manipulación de datos bien definidos y estables, ayudan a buscar soluciones en las decisiones operativas y estructuradas, pues se pueden automatizar de forma eficiente (TPS; MIS).

• Intervalos de decisión. Se utiliza en decisiones no estructuradas, son procesos de toma de decisiones, que utilizan determinados datos, o elaboran datos que no pueden automatizarse a través de un programa, por sus características (esperanzas, previsiones y evoluciones de las magnitudes) necesitando soluciones informáticas distintas (DSS, EIS, sistemas expertos…). Los SAD tienen el propósito de proporcionar a los gerentes la información necesaria en la toma de decisiones, a través de un SI que convierta los datos iniciales en información.

Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en todas las etapas:
• Identificación del problema.
• Selección de los datos.
• Evaluación de las alternativas de acción.

Una vez conseguida estas tres premisas, la información resultante es la que sirve de ayuda a la gerencia, pero no reemplaza la toma de decisiones. Los SI permiten a la dirección :
• Recoger los datos y almacenarlos.
• Procesar los datos y construir modelos de decisión.
• Examinar los efectos de las diferentes alternativas.
• Transmitir la información seleccionada.

IV. DISEÑO DE UN SAD
Primero hay que desarrollar y definir los flujos de donde proviene la información, que principalmente son tres:

• Información externa.
Fluye del entorno de la organización y es recibida como posibilidades por la dirección (desgravaciones fiscales, reflejadas en los P.G. del Estado) y también fluye hacia el entorno como señales a nuestros competidores y clientes (precios)

• Información confidencial.
Incluye datos del entorno operativo de la organización (consumidores, gobierno, acreedores ..) y su uso sólo se reserva a las personas implicadas.

• Información interna.
Son las comunicaciones operativas y de relaciones hacia abajo, hacia arriba, horizontales y diagonales, que debemos estructurar a través de un esquema, para poder transmitir la información a la persona adecuada en el momento oportuno.

V. FUNCIONES DE UN SAD
Determinar las necesidades de información. para ello se necesita responder a las siguientes preguntas:
• ¿Qué tipo de decisiones se van a tomar?
• ¿Que tipo de información se necesita?
• ¿Qué información posee?
• ¿Cómo desea periodificar cada tipo de información (mes, día, año .)?
• ¿Qué programas necesitamos para procesar la información

Obtención de la información a través de cinco pasos:
• Evaluación de la calidad de la información disponible.
• Codificar la información.
• Clasificar la información. Según afecte a cada tipo de decisión.
• Diseminación de la información al receptor adecuado.
• Almacenamiento de la información.

5.1. Utilización de la información.
Dependerá de las variables de calidad, codificación y disponibilidad de la información para que sea recibida en el momento adecuado por el receptor indicado.

Las principales vías que siguen las TI, par la ayuda en la toma de decisiones es la aparición de programas específicos que se concretan en :
Los sistemas interactivos de información para la decisión que permiten:
• Hacer frente a las decisiones poco o nada estructuradas.
• Diseñar BD flexibles que organicen la información de forma estructurada en base a las necesidades del decisor.
• Las BD se gestionan por el centro de información, en base a redes, sistemas jerárquicos o relaciónales, utilizando paquetes de información decisión (lotus, excel, multiplan..)
• Estos programas permiten inferir en los resultados obteniendo muchas soluciones posibles para el decisor.
Los sistemas expertos.
Son programas de ordenador, destinados a simular el razonamiento humano de expertos en un determinado campo, para resolver problemas concretos, poseen los siguientes componentes:

• Base de conocimientos con reglas de inferencia y hechos relevantes para los expertos.
• Memoria de trabajo que recoge la descripción del problema.
• Motor de inferencia, interpreta y aplica las reglas, a través de un programa informático que recoge el razonamiento de los expertos.
• Subsistema de explicaciones, permite obtener explicaciones parciales, de cada parte del proyecto que se está analizando.
• Subsistema de adquisición de conocimientos, permite añadir modificaciones o nuevas aplicaciones en el sistema.

Las funciones que desarrollan los sistema expertos son:
• Interpretación de fenómenos a partir de datos observados.
• Previsiones o inferencia de consecuencias probables.
• Diagnóstico de problemas según los datos observados.
• Configuración de determinadas especificaciones y restricciones del modelo.
• Planificación de la secuencia de acciones a realizar, teniendo en cuenta las restricciones.
• Control resultados-previsiones.
• Formación en la resolución de problemas en la empresa, por el método de consulta.
• Toma de decisiones en una secuencia de actividades a partir de la identificación del problema.

Los sistemas de expertos aún están en fase de desarrollo, pero constituyen un aprendizaje organizacional en la forma de tomar decisiones.
Para perder la rigidez, tendremos que diseñar un proceso flexible que nos permita realizar aproximaciones sucesivas a través de prototipos, así como la participación de los responsables de tomar decisiones en los SAD y no generar desequilibrios en el crecimiento de las TI en la empresa.

VI. LAS TI COMO MEDIO PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS.
Los procesos de internacionalización de mercados, y el acceso prácticamente inmediato, a la información, han generado dos grandes procesos estratégicos, de fondo en el entorno económico mundial:

• La aproximación de las estrategias.
• La estandarización de las tecnologías.

a) Estamos asistiendo a la consolidación del concepto de aldea global, que engloba la idea de una gran masa social capaz de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi instantánea del flujo informativo a que se ve sometida. Los competidores cercanos, ahora son capaces de conocer de forma casi inmediata nuestra estrategia ante el mercado, aunque estén en un entorno geográfico y cultural muy lejano y distinto.
b) El abaratamiento de costes por el uso de componentes estándar, obliga a realizar plantas de producción con un grado importante de estandarización, y facilita la sustituibilidad geográfica en la producción, debido a un acceso a las fuentes tecnológicas rápido y sencillo, y aumentan las dificultades para crear ventajas competitivas.

En este contexto surgen las TI como alternativa válida para generar ventajas competitivas y poder permanecer en el negocio.

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