PAPELES DE TRABAJO

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Concepto
Los papeles de trabajo sirven principalmente para ayudar al auditor a conducir su trabajo y proporcionan un importante apoyo para el dictamen del Auditor, incluyendo la comprobación del cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptados.

Los Papeles de Trabajo son los registros llevados por el Auditor de los procedimientos que utilizó, las pruebas que realizó, la información que obtuvo, y las conclusiones a que llego con respecto a la revisión.

Los Papeles de trabajo deben ajustarse a las circunstancias y necesidades del Auditor en el trabajo a que se aplican. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían, normalmente deben incluir o mostrar:
1. Información suficiente para demostrar que los Estados Financieros u otra documentación sobre la cual esta trabajando el auditor, estén de acuerdo con (o concilien con) los registros del cliente.
2. Que el trabajo se había planeado con el uso de programas específicos y que las intervenciones de cualquier ayudante se revisaron, indicando el cumplimiento de la primera norma relativa al trabajo.
3. Que el Sistema de Control Interno del cliente se revisó y se evaluó para determinar la extensión de las pruebas sobre las cuales se aplicaron los procedimientos de auditoría, indicando el cumplimiento de la segunda norma.
4. Los procedimientos de auditoría observados y las pruebas realizadas para obtener material comprobatorio, indican el cumplimiento de la segunda norma.
5. Las excepciones y situaciones anormales, si hubieron, aclarando los procedimientos con que fueron resueltos o tratados por el auditor externo.
6. Comentarios preparados por el auditor indicando sus conclusiones con relación a los aspectos significativos del trabajo.

Se reconoce, generalmente, que los papeles de trabajo pertenecen al auditor. Por lo tanto, se debe tener mucho cuidado sobre su disposición y salvaguarda. Los papeles de trabajo no deben estar nunca fuera de control. Si el cliente o sus representantes desean ver o inspeccionar los papeles, esto sólo le permitirá con la aprobación del auditor. Además, se debe reconocer que la información, en los papeles de trabajo, es de naturaleza estrictamente confidencial. De acuerdo con esto, no se le puede entregar a tercera persona para su revisión a menos que el cliente haya dado su autorización y el auditor lo haya aprobado.

El que los papeles de trabajo sean los adecuados, es responsabilidad del auditor. El debe asegurarse que cada hoja de trabajo tenga un propósito y que ese propósito se cumpla. Los papeles de trabajo tienen muchos usos además de los que se especifican en cuanto a las prácticas de contabilidad y auditoria: proporcionan la base de revisión de lo adecuado del trabajo efectuado y la razonabilidad de las conclusiones a las que se llegaron; los trabajos de auditoria posteriores se verán beneficiados al contar con buenos papeles de trabajo que le ayudarán a eliminar detalles innecesarios y el uso indebido del tiempo; y permiten un mayor refinamiento de las técnicas de auditoría. También pueden ser utilizados para entrenar a los ayudantes y evaluar su capacidad y aprovechamiento.

Archivo permanente
Se deberá preparar un archivo permanente de papeles de trabajo por cada cliente y el contenido básico de ese archivo se detalla más adelante en el Indice Estándar de Archivo Permanente, en esta misma sección. El archivo permanente tiene una función muy útil, al conjugar en un solo lugar los asuntos de información que son aplicables continuamente a las auditorías subsiguientes.

Una falla usual de los archivos permanentes es que muy a menudo se convierten en un lugar donde se reúnen información que nunca se revisa para ver si continua siendo útil. Por lo tanto, es importante que como parte de cualquier trabajo, se revise los papeles de trabajo permanentes y cualquier material que ya no sea aplicable se cancele. Estos papeles deberán conservarse en el Archivo de Papeles de Trabajo del año al cual fueron aplicables. (Por ejemplo, un contrato de arrendamiento por 10 años del 1/1/94 al 1/1/05 deberá incluirse los papeles de trabajo al 31/12/04).

Con relación a las cédulas continuas de activo fijo, es importante que no se tenga la única copia de tal información. Debe hacérsele ver al cliente la conveniencia de que se conserven registros detallados y, si no fuera práctica para él hacerlo, como mínimo debemos proporcionarles copias de tales cédulas.

Conclusiones en los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deberán contener conclusiones de trabajo de auditoría realizado. Este trabajo deberá ser respaldado por la evidencia de los papeles. Las conclusiones de los Papeles de Trabajo representan las opiniones de personal en las fases de trabajo que han desarrollado y deberán estar firmadas. El informe de auditoría por lo tanto, se basa en la revisión efectuada y las conclusiones a las que se llegaron a las diversas fases de trabajo. Por supuesto, si no se puede llegar a una conclusión satisfactoria en alguna parte del trabajo, entonces procede que:
(1) Se extiende el alcance de la revisión o
(2) Se requiere una salvedad en el informe de auditoría.

Al escribir sus conclusiones, el auditor habla en su propio nombre. Esta expresando su opinión basándose en el trabajo efectuado por él, o desarrollado bajo su supervisión directa, como por ejemplo, cuando tiene a su cargo a diversos empleados en presenciar la toma del inventario físico.

En tal caso, la conclusión deberá normalmente decir: “En mi opinión…”, y no deberá contener una redacción como: “Somos de la opinión” o “En nuestra opinión”

Las conclusiones no deberán encubrirse con palabras tales como “parece” o “se puede concluir que”. Si el empleado considera que se necesita una cuantificación, debe especificarlo claramente, si la conclusión no esta directamente de acuerdo con los objetivos del trabajo, siempre existe la duda sobre si el empleado extendió el propósito del trabajo que desarrolló.

Hay tendencias a concluir que todo esta “razonablemente presentado”. Esta redacción es demasiado amplia y vaga para proporcionar una conclusión satisfactoria. Las conclusiones sobre las diversas fases de la auditoría deberán ser más específicas y directamente en línea con los objetivos del trabajo que se esta efectuando en particular.

Las conclusiones deben señalar específicamente que cada objetivo ha sido concluido satisfactoriamente. Por ejemplo, si nada adverso es revelado por el trabajo sobre cuentas por cobrar, la conclusión podrá declarar: “En mi opinión las cuentas por cobrar son conformes; no se presentan en exceso: están debidamente clasificadas y no están comprometidas, descontadas, seguidas o asignadas. Además, en mi opinión, la reserva para cuentas malas es adecuada”.