PAPELES DE TRABAJO

Los Papeles de Trabajo son los registros llevados por el Auditor de los procedimientos que utilizó, las pruebas que realizó, la información que obtuvo, y las conclusiones a que llego con respecto a la revisión.

Los Papeles de trabajo deben ajustarse a las circunstancias y necesidades del Auditor en el trabajo a que se aplican. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían, normalmente deben incluir o mostrar: información suficiente para demostrar que los Estados Financieros u otra documentación sobre la cual esta trabajando el auditor, estén de acuerdo con (o concilien con) los registros del cliente, que el trabajo se había planeado con el uso de programas específicos y que las intervenciones de cualquier ayudante se revisaron, indicando el cumplimiento de la primera norma relativa al trabajo, que el Sistema de Control Interno del cliente se revisó y se evaluó para determinar la extensión de las pruebas sobre las cuales se aplicaron los procedimientos de auditoría, indicando el cumplimiento de la segunda norma, los procedimientos de auditoría observados y las pruebas realizadas para obtener material comprobatorio, indican el cumplimiento de la segunda norma, las excepciones y situaciones anormales, si hubieron, aclarando los procedimientos con que fueron resueltos o tratados por el auditor externo, comentarios preparados por el auditor indicando sus conclusiones con relación a los aspectos significativos del trabajo.

Se reconoce, generalmente, que los papeles de trabajo pertenecen al auditor. Por lo tanto, se debe tener mucho cuidado sobre su disposición y salvaguarda. Los papeles de trabajo no deben estar nunca fuera de control.
Si el cliente o sus representantes desean ver o inspeccionar los papeles, esto sólo le permitirá con la aprobación del auditor. Además, se debe reconocer que la información, en los papeles de trabajo, es de naturaleza estrictamente confidencial. De acuerdo con esto, no se le puede entregar a tercera persona para su revisión a menos que el cliente haya dado su autorización y el auditor lo haya aprobado.
PAPELES DE TRABAJO

1.1. CONCEPTO
El término “papeles de trabajo”, comprende tanto los documentos recolectados como las cédulas preparadas pro el auditor durante el examen. En ellos el auditor registra los datos e información obtenida, los resultados de sus pruebas y la labor realizada.

Se ha dicho que los papeles de trabajo constituyen el eslabón entre los registros contables y el informe de auditoría; otros auditores, sostienen que es el puente entre los registros contables y los estados financieros.

1.2. OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida por el contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:
a. Facilitar la preparación del informe.
b. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
c. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del Estado.
d. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
e. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.

1.3. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos Contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público deberá estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe tenerse presente que, muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.

1.4. PROPOSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Entre los propósitos que cumple los papeles de trabajo tenemos.
a) Sirve, como un registro de información y evidencias obtenidas y desarrolladas
Esto, porque contiene información sobre el alcance y los detalles de las labores de verificación y pruebas del auditor, obtenida bajo la aplicación de los procedimientos de auditoría que se enmarcan dentro del programa de trabajo. Es así, como en los papeles de trabajo se van acumulando evidencias producto de la revisión de las diversas partidas examinadas, lo que al final, nos permitirá formarnos una opción global sobre la confiabilidad de los estados financieros en su conjunto.

b) Respalda el informe de auditoría
Este propósito constituye uno de los objetivos básicos de los papeles de trabajo, por cuanto todo lo que el auditor revela en su informe deberá sustentarse con los papeles de trabajo, es decir, nos hablará mas allá de lo que tiene evidenciado en sus papeles de trabajo.

c) Ayuda al desarrollo profesional y supervisión del examen
La correcta elaboración de los papeles de trabajo ayuda a los auditores y asistentes en su desarrollo técnico; mas aún, si a esto contribuye una adecuada dirección y supervisión. En la práctica, uno de los aspectos técnicos que se considera en la evaluación de los auditores, es la calidad de sus papeles de trabajo, y no precisamente la cantidad.

d) Coadyuvan en la planificación de auditorias futuras
Los papeles de trabajo sirven como antecedentes para auditorías futuras, tanto a nivel de papeles generales y de papeles específicos.

1.5. ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO
Los auditores adoptan diversas formas de archivos para agrupar los papeles de trabajo. Es, así que algunos consideran el archivo de planificación, archivo permanente, archivo corriente, archivo tributario, etc.; sin embargo, para simplificar esta agrupación trataremos de centrarnos solamente en el archivo permanente y archivo corriente.

Archivo Permanente:
Con motivo

1.6. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo desde el punto de vista de su agrupación en los archivos, se pueden clasificar en papeles generales y papeles específicos.

* Papeles Generales:
Son aquellos que por su naturaleza tienen relación con la auditoría en general y no se encuentran vinculados directamente con una cuenta o rubro de los estados financieros.
Ejemplos:
 Informe de auditoría.
 Escritura de constitución social y estatutos de la empresa.
 Manual de organización y funciones.
 Plan de auditoría.
 Balance de comprobación y saldos, etc.

* Papeles Específicos:
Están conformados principalmente por cédulas elaboradas por el auditor y son aquellas que se relacionan directamente con alguna cuenta o rubro de los estados financieros. estos pueden subdividirse a su vez en:
 Cédulas sumarias, y
 Cédulas auxiliares.

II. PLANEACION Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.

Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada. Regularmente, se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación; sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.

En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como: los documentos por pagar, los intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado; las depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargadas a gastos. Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.

Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el contador público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, a saber:
a. Programas de auditoría.
b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
e. Cuestionarios con evaluación de los controles.
f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.
i. Certificaciones y confirmaciones.
j. Escrituras de constitución y reformas.
k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.

2.1. EXPEDIENTES DE AUDITORIA
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente, se clasifica para cada ente dos clases de expedientes:

a. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o revisión del año o período que cubre.
b. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la información que normalmente no cambia de un período a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos:
– Refrescar la memoria del contador público acerca de partidas aplicables a varios ejercicios.
– Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de la organización del cliente.
– Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.

La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es obtenida en el curso del primer trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de información general como la siguiente:
a. Extracto o copia de la Escritura de Constitución de la entidad.
b. Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
c. Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.
d. Contratos de arrendamiento, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantías.
e. Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
f. Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
g. Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
h. Análisis de cuentas “permanentes”, tales como terrenos, capital social y pasivo a largo plazo.

La información anterior deberá ser cuidadosamente conservada por el contador público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes. Con esta información, debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares, pueden obtener, en consecuencia, una conveniente disposición hacia las políticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar. El archivo permanente deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia, y ser convenientemente conservado de tal manera que pueda ser utilizado en cada revisión.

2.2. NORMAS PARA LA PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.

Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de consciente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.

Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo.
a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el período cubierto.
b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.
c. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y del supervisor que los revisó.

La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo.

Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el contador público que efectúa una revisión subsecuente de los resultados del trabajo y, además, constituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se traduce en un sustancial desperdicio de tiempo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado. La fuente de la información mencionada en cada hoja de trabajo, debe estar claramente establecida.

La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público, debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al detalle de las cantidades examinadas. La simple copia de cifras sólo reflejan el hecho de que el contador público desconoce cómo conducir la revisión adecuada. En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el contador público debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.

La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente mencionadas en cada fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado. La creciente confianza en las pruebas selectivas tipifica la actual práctica profesional; los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas. La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión, deben ser claros. Cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.

A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.

Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del personal del ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta cooperación ya que el costo del trabajo se verá reducido y su eficiencia se incrementará al liberar al contador público de tanto trabajo de detalle como sea posible. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.

Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla, análisis o memorando sea concluido, debe ser llevado al expediente respectivo. Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados.

2.3. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y mucha de esta información es confidencial. El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deben mantener el contador público según lo establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la profesión de contador público.

Gran parte de la información obtenida por el contador público, con carácter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.

Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el curso de una revisión, ya que ellos constituyen la única prueba de la corrección y razonabilidad de su informe. Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador público, pueden perderse, ser robados o alterados.

2.4. PROPIEDAD CONTROL Y PROTECCIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial exige que éstos deben ser protegidos en forma permanente. Los papeles de trabajo son preparados en las oficinas del ente, de los registros del ente, y a expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público.

La propiedad de los papeles de trabajo, no obstante está sujeta a las limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de trabajo pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como soporte o sustituto de un registro contable.

La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia lógica de las relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un empleado común del mismo. Es un profesional independiente que tiene la libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales.

III. ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Todas las asociaciones de contadores públicos establecen un método propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le método de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:
ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. Más adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.
ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.

3.1. CONTENIDO
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:

Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de índice.

Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización.

Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado.

Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.

Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se esta considerando también se expresan en forma clara.

3.2. PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura.
3.3. CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

3.4. CÉDULAS
Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final. Una definición de cédulas de auditoria podría ser:

Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

3.5. CLASIFICACIÓN
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
• Tradicionales.
• Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

3.6. ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN
Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén debidamente registradas.

Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.

Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.

3.7. ASIENTOS DE AJUSTE
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.

Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.

3.8. EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES
Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe conservarse información de interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoria en particular.

En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable planear adecuadamente la información que debe contener este archivo; previendo así su crecimiento.

Es importante que al término del trabajo de auditoria se haga una revisión final de la información que contiene el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere conveniente mantener.

Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro. Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:

Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución.
Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante tantos años como está en vigor.

Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad..
Copia o extracto de los principales contratos con los que esta obligada la entidad.

Análisis de años anteriores de cuentas tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital de accionistas, crédito mercantil y activos fijos. Al tener esta información en archivos permanentes el auditor la concentra analizando sólo cambios del balance del presente año mientras conserva para un estudio posterior los resultados de las auditorias de años anteriores en forma accesible.

Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.

Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno y la evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas, flujogramas, cuestionarios y otra información de control interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.

Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorias de años anteriores. Entre estos datos están razones y porcentajes calculados por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año que deberían investigarse con mayor amplitud.

Sistemas de operación en uso, como es el caso de sistemas de contabilidad general y del sistema de contabilidad de costos (incluyendo en ambos, catálogo de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de contabilización).

3.9. PRUEBAS SUSTANTIVAS.
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.

Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.

IV. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:
• La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.
• La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
• La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.
4.1. PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
Con los avances de la tecnología , es necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la programación, pero si que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.

4.2. COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.

4.3. GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los equipos electrónicos

Pera obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas cuyo contenido facilite la verificación de ciertas partidas. Como medio para comprobar el funcionamiento del control interno, en caso que se trate de una auditoria operacional..

El grado en que el PED se utiliza en un sistema también esta relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando más funciones de negocios y contabilidad se realizan mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo es incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la computadora.
La complejidad también se incrementa a medida que se incrementa el número de funciones basadas en computadora en un ciclo dado.

4.4. EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de comisión de errores. El cambio organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la centralización de datos y separación de responsabilidades y a los métodos de autorización de las organizaciones que usan el PED, estos cambios dependerán de la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen documentos fuentes en apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los resultados de procesamiento se imprimen. De manera que las entradas, salidas y también en gran parte del procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED. Con mayores volúmenes de datos y más complejidad la visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del rastro de la transacción ya no será posible. Otros factores que incrementan la probabilidad de cometer errores importantes en los estados financieros son: reducción de la participación humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado y la perdida de datos. Estos factores son de importancia para el auditor.

4.5. COMITÉ DE AUDITORIA
Un comité de auditoria es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa de sus componentes.

El objetivo estará delineado por el tipo y el fin de la organización, sin embargo puede entenderse que el fin de un CA será «Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria externa»

4.6. CICLO DE AUDITORIA
Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las actividades de un centro determinado.

Un enfoque de auditoria efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoria integral es el de los ciclos de auditoria:

Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:
o Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.
o Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.
o Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.
o Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.
o Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.
o Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.