LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -SIAF

Los sistemas de información contemporáneos asistidos por computadoras se apoyan en los enunciados de la teoría general de sistemas, la misma que ha aportado una metodología aplicada en diversos campos científicos y tecnológicos, entre los que destacan los sistemas de proceso de operaciones para su utilización en el campo organizacional. El SIAF, es un sistema de proceso de operaciones que automatiza la información de los procesos de ejecución presupuestaria y financiera mediante un registro único de las operaciones produciendo con mayor rapidez, precisión e integridad informes utilizados para una toma estructurada de decisiones (estratégicas, tácticas u operativas) por los diferentes niveles gerenciales de la organización gubernamental.
 La Base de Datos, consiste en un listado integro de la información sobre las operaciones, es una estructura organizada que ordena la información presupuestaria y financiera registrada por la administración gubernamental.
 Los Procedimientos, están referidas al conjunto de normas que regulan la administración financiera gubernamental; son establecidos por los organismos rectores de los sistemas administrativos de gestión pública.
 Los Procesos, están referidos a la secuencia sistemática de las operaciones sobre un conjunto de datos, orientados a conseguir los resultados de la información.
OBJETIVOS DEL SIAF
En general un Sistema Integrado de Administración Financiera tiene los siguientes objetivos:
– Registrar en forma integral todas las operaciones que se producen en los organismos públicos y que afectan la gestión presupuestaria y financiera de la administración gubernamental.
– Presentar información contable adecuada y oportuna con el nivel de detalle suficiente sobre el resultado de las operaciones financieras y presupuestarias realizadas por los organismos públicos.
– Fortalecer las labores de control interno gerencial.
– Suministrar información para la adecuada toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera gubernamental.
– Facilitar la auditoria interna y externa.
CARACTERÍSTICAS DEL SIAF
Para que un Sistema Integrado de Administración Financiera pueda operar sobre todos los aspectos de la gestión presupuestaria, financiera y contable debe reunir las siguientes características de diseño y operación:
– Universalidad del registro
– Registro único de cada operación
– Conceptualización de los ingresos y egresos
– Plan contable gubernamental
– Diseño del catálogo o tabla de operaciones
– Selección de las fases del ciclo de ejecución
 Universalidad del registro.- El sistema debe registrar todas las operaciones que tengan incidencia económico-financiero, sean éstas operaciones de gastos, ingresos o complementarias. El registro de las operaciones se realiza en función de las fases de cada operación.
 Registro único de cada operación.- Una de las características básicas del sistema, es que cada operación se registre una única vez con todos los datos necesarios para su proceso y a partir de ese registro único ( entrada) generar todas las salidas (información) que se requiera.
 Conceptualización de los ingresos y egresos.- En la ejecución financiera el sistema considera como un ingreso’ toda operación que implica la utilización de una fuente de financiamiento (fuente de recursos) y como “egresos” a toda operación que implique una aplicación financiera (uso de recursos).
Desde el punto de vista contable, los “ingresos” se originan en operaciones que representan:
– Resultados positivos (ingresos corrientes)
– Disminución de activos
– Aumento de pasivos
– Aumento del patrimonio
Por otro lado, los “egresos” se originan en operaciones que representan:
– Resultados negativos (gastos corrientes)
– Aumento de activos
– Disminución de pasivos
Plan contable gubernamental.- El plan de cuentas a ser utilizado para el registro de las operaciones que realiza la administración, debe permitir un registro único de contabilización así como su acoplamiento modular, asegurando el procesamiento automático de la información, y evitar información fragmentada, así como conversiones o nuevas registraciones de datos ya procesados.
Diseño del catálogo o tabla de operaciones.- La tabla de operaciones está constituida por las agrupaciones de operaciones en que se estructura el sistema y por el número de códigos que les corresponde de acuerdo al procedimiento de codificación empleado. La tabla de operaciones viabiliza la automatización de las operaciones permitiendo homogenizar los procedimientos de registro y análisis.
A fin de facilitar la ubicación de las operaciones con las cuentas contables el procedimiento de codificación incorpora los Clasificadores Presupuestarios de Ingresos y Gastos.
Selección de las fases del ciclo de ejecución.- Los procedimientos de registro que originan las operaciones de ingresos y gastos tienen fases que permiten interrelacionarlos con las cuentas contables.
Conforme al nuevo enfoque técnico del proceso de la ejecución presupuestaria, el registro contable de las operaciones que originan los ingresos se realiza en dos fases : Determinado y Recaudado. La fase del “Determinado’ se registra a partir de la identificación de un compromiso de pago a favor de una entidad gubernamental. Este registro se realiza afectando la partida según el clasificador de ingresos y las correspondientes cuentas por cobrar; no tiene incidencia en la contabilidad presupuestaria.
La fase del “Recaudado” se registra en el momento de la efectivización de las creencias registradas en la fase del “Determinado” afectando tanto las cuentas patrimoniales como las cuentas presupuestarias. En cuanto al registro contable de las operaciones que originan los gastos, el proceso de registro del sistema se realiza en las siguientes fases: Comprometido, Devengado, Girado y Pagado.
La fase del “Comprometido”, permite el registro preventivo de la cadena funcional del gasto, afectando en forma parcial o total las asignaciones presupuestarias autorizadas por el respectivo Calendario de Compromisos. El registro en esta fase implica efectuar asientos contables. En la fase del “Devengado”, se procede a efectuar el registro contable patrimonial (cuentas por pagar) de la obligación de pago que se asume como consecuencia del compromiso contraído, afectándose en esta fase las cuentas presupuestarias y en forma definitiva la asignación presupuestaria mensual autorizada y por consiguiente, el Presupuesto Institucional.
El sistema, la fase de “Girado”, esta referida al registro que se realiza por la cancelación de la obligación contraída hasta por el monto del compromiso devengado, procediéndose a efectuar el registro contable de las cuentas patrimoniales provisionadas en la fase del devengado y la cancelación de las asignaciones comprometidas en la contabilidad presupuestaria.
La fase de “Pagado” permite el registro contable patrimonial que se efectúa luego de realizar la conciliación de las cuentas bancarias que operan con recursos ordinarios para que el sistema procese la contabilidad de la Dirección General del Tesoro Público. Esta fase de registro no afecta la contabilidad de las Unidades Ejecutoras.
OPERATIVIDAD DEL SIAF
Un SIAF opera mediante una base de datos estructurada en función de los clasificadores presupuestarios de ingresos y gastos y de un plan contable, la misma que almacena en todo nivel de detalle la información de las operaciones realizadas por la administración financiera gubernamental.
El acceso a la base de datos se realiza mediante la utilización de catálogos o más apropiadamente tablas de operaciones que permiten relacionar las transacciones con las cuentas contables y los clasificadores presupuestarios correspondientes. Básicamente la descripción de la operatividad del sistema es la siguiente:
a. Entradas al sistema.- Las entradas al sistema se producen en tres grupos de operaciones: Operaciones de ingresos, Operaciones de gastos y Operaciones complementarias.
 Operaciones de ingreso En este grupo se registran las diferentes fases de las operaciones que generan los recursos (Determinado y recaudado).
 Operaciones de gasto En este grupo se registran las fases de comprometido, devengado, girado y pagado que generan las operaciones de gastos.
 Operaciones complementarias En este grupo se registran aquellas operaciones adicionales que tienen incidencia patrimonial pero que no significan movimiento de fondos, ni se les puede caracterizar como incidencias presupuestarias.

b. Almacenamiento de la información.- El sistema considera el almace-namiento de la información en una base de datos que permita elaborar los registros de las cuentas de la contabilidad patrimonial y presupuestal, a partir de lo cual se genera la información requerida por los usuarios del sistema.
c. Salidas del sistema.- Las salidas del sistema permiten obtener los informes financieros y presupuestarios requeridos por la administración gubernamental, obteniendo una visión detallada y permanente de la situación presupuestal y patrimonial del Estado.
USUARIOS DEL SIAF
Los Sistemas Integrados de Administración Financiera son usados directamente por todas las entidades públicas involucradas en los procesos de la administración financiera gubernamental. Entre los usuarios se distinguen las siguientes instancias administrativas del Estado:
 Organismos directores: Son aquellos organismos encargados de aprobar las normas legales que rigen la administración pública y de ejercer las funciones de dirección, control y supervisión global de las actividades que realiza la administración del Estado.
 Organismos centrales : Están constituidos por los organismos rectores de los sistemas administrativos de gestión pública, encargados de establecer las normas y procedimientos técnicos que se aplican en las entidades públicas, a fin de asegurar en forma uniforme una eficiente gestión gubernamental del Estado.
 Organismos sectoriales : Son aquellas entidades del sector público que por ley se constituyen en Pliegos encargados de supervisar el cumplimiento de las actividades y/o proyectos a cargo de su Unidad o Unidades Gestoras que lo conforman, de acuerdo con los objetivos y metas establecidas por las disposiciones y orientaciones de política del gobierno.
 Unidades ejecutoras: Que son las encargadas de recepcionar recursos financieros y de contraer compromisos, devengar gastos y ordenar pagos.