DIAGRAMAS DE FLUJO

DIAGRAMAS DE FLUJO

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I. CONCEPTOS
El flujograma es una técnica analítica que representa gráficamente y de manera lógica, precisa y clara, así como concisa, el desarrollo secuencial de un sistema, un proceso operativo, un elemento de ese proceso, así como las labores individuales, maquinarias. y cualquier otro aspecto informativo realizado mediante documentos, opiniones, etc. que se producen en una empresa, mediante la utilización de símbolos convencionales.

 

1.1. OBJETIVOS
a).- Brinda servicio o ayuda a los analistas de Organización, Métodos y otros especialistas, para conocer en forma más rápida y fácil, sobre el recorrido que siguen los documentos que utiliza una empresa y poder detectar los pasos inútiles y las operaciones estériles, así como la duplicidad de actividades y otras deficiencias en el trabajo, en el control interno y otras irregularidades.
b).- Expresa en forma clara y en fácil lectura, el recorrido y procesamiento de los documentos, facilitando el conocimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores que intervienen en los diversos procesos, permitiendo además las repercusiones que puede tener en las diversas áreas de la entidad, el hecho de que no cumpla con los procedimientos establecidos.
c).- Asiste al Auditor en el relevamiento y evaluación de los sistemas de control interno.
d).- Expresa claramente y en fácil comprensión el recorrido y procesamiento de los documentos y operaciones.
e) Determinar la separación funcional de responsabilidades por áreas.
f) Describir las operaciones que comprenden todos y cada uno de los procesos operativos.

 

1.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS
1.2.1. VENTAJAS
a).- Otorga flexibilidad en la representación parcial de los aspectos que interesan al auditor.
b).- Otorga una visión general, rápida y completa del procedimiento representado.
c).- Simplifica la labor de relevamiento del cuestionario de control interno, racionalizando el tiempo a emplearse.
d).- Muestreo de manera objetiva el funcionamiento real y sistemático de todos los integrantes del proceso operativo, facilitando al mismo tiempo su lectura, la ubicación de los aspectos de interés, su análisis y examen integral.
e).- Permite el ahorro de tiempo a los ejecutivos en general, en la lectura y revisión de los papeles de trabajo, porque brinda una visión rápida y concreta del proceso operativo.
f).- Permite el uso de símbolos convencionales, como una forma de comunicación, describiendo cualquier proceso en forma amplia, siendo un medio eficaz para sugerir recomendaciones, ideas, nuevas, etc.
g).- La representación se hace en forma reducida y se adecuan mejor para la representación de procedimientos complejos.
h).- Permite apreciar los buenos, así como los deficientes controles implantados, ayudando a detectar las áreas donde se ha omitido información, donde existe exceso de documentos, falta de control, tiempos muertos, duplicidad y trabajo innecesario, deficiente distribución de los bienes de las áreas, exceso de pasos en el proceso, etc.
i) Permite la comparación de manera fácil de los procesos operativos implantados y el que se ha propuesto, observándose con claridad los cambios a introducirse.

 

1.2.2. DESVENTAJAS
a) Requiere entrenamiento del personal para el dominio de esta técnica, necesitándose tiempo apreciable en su preparación, requiriendo además atención cuidadosa para los detalles.
b) Se estima que existe limitado alcance de las técnicas de diagramación para representar la totalidad de situaciones que ocurren en una entidad.
c) La gran cantidad de símbolos y la falta de claridad del mecanismo operacional representado, haciendo difícil su interpretación.
d) A veces existen omisiones en algunas operaciones en las representaciones que hace la empresa, y también los continuos cambios de ciertos procesos operativos afectan sus representaciones.

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