COMO LLEVAR A CABO UNA AUDITORIA FORENSE

COMO LLEVAR A CABO UNA AUDITORIA FORENSE

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Las investigaciones especiales requieren toda la habilidad técnica, el sano razonamiento, la energía, la independencia, la imaginación, aspectos éticos y la integridad, que son sellos distintivos de nuestra profesión contable.

 Planeación de un programa de auditoría Forense

El contador encargado y los ayudantes más experimentados asignados al trabajo, deben entender claramente su propósito, y cada procedimiento que se adopte debe encaminarse directamente hacia ese fin. Muchos estudios de operaciones en proyecto requieren un mayor conocimiento de contabilidad de costos o de presupuestos, que de auditoría.

Cualquier investigación originada por la existencia de un contrato, debe incluir el estudio y la interpretación de los términos contractuales como parte del programa de auditoría. Si el contador público es contratado por una compañía de fianzas, para cerciorarse de la cuantía de un fraude, o abuso de confianza, debe tener conocimiento de los términos del contrato de fianza.

Las fianzas indemnizan al asegurado por pérdidas causadas por faltas de honradez de sus empleados, tales como hurto, robo, abuso de confianza, falsificación apropiación indebida, sustracción ilegal, uso indebido de fondos u otros actos fraudulentos.

Debe reconocerse que hay limitaciones prácticas en cualquier investigación de fraude o abuso de confianza. Rara vez es posible determinar, en forma concluyente, el monto exacto del fraude o desfalco, no importa cuán completa haya sido la investigación. Es también igualmente difícil afirmar rotundamente que no ha habido fraude o desfalco. Aun cuando estas afirmaciones pueden parecer extremas, los siguientes factores contribuyen a esta situación :

1. La mayor parte de las investigaciones de posibles fraudes o abusos de confianza son necesariamente algo limitadas en cuanto al alcance de la revisión. Por ejemplo, no tiene generalmente sentido gastar miles de pesos localizando una posible pérdida de unos cuantos cientos de pesos.
2. Los registros y documentos disponibles pueden ser tan insuficientes (por haber sido destruidos o no haber existido) que impidan la determinación definitiva de la cuantía del fraude o desfalco.
3. La variedad de posibles métodos de fraude o desfalco, particularmente donde hay falsificación, colusión o conspiración, hace excesivamente difícil, por no decir imposible, la determinación de la pérdida total.
4. Nada se puede hacer. Los autores intelectuales tienen y están en el poder y ellos obtruirán cualquier investigación, luego no hay nada que hacer….

 Ampliación de los procedimientos normales

Existe variación entre el programa de auditoría para una revisión anual corriente y el programa para una investigación especial, puede deberse a la inclusión de técnicas de auditoría que no se utilizan ordinariamente, o a una extensión o expansión importante de los procedimientos normales de auditoría. Muchas partidas en las cuentas pueden ser de poco o ningún interés. Otras, pueden requerir una investigación mucho más extensa que la que ordinariamente sería necesaria.

 Fraude y abuso de confianza

Cuando se sospecha que existe fraude o abuso de confianza, debe tenerse extremado cuidado de no divulgar que se va a realizar una investigación especial, antes de iniciar el trabajo, pues en esta forma se pondría en guardia a las personas de quienes se sospecha. Los miembros del personal de la oficina del contador, no deben tener conocimiento anticipado de los nombres de las partes conectadas con la proyectada investigación, y el contador público debe advertir a su cliente que no permita que lleguen a ser conocidos ni aun por las secretarias de los ejecutivos. A menudo es aconsejable que ni el cliente mismo sea informado de la fecha exacta de la iniciación de la investigación.

El alcance del trabajo puede algunas veces, por lo menos al principio, ser planeado más fácilmente, si las sospechas sobre los actos de un empleado han cristalizado hasta el punto de que también se sospeche de cuál es el método de desfalco. En tal caso, los registros que se supongan alterados deben ser controlados y examinados primero, sin que, por supuesto, esto sea obstáculo para extender la investigación a otras áreas a medida que el trabajo progresa.

El procedimiento normal de auditoría consistente en el inmediato control por los auditores de la caja y valores, se complementa con pruebas extensas de transacciones de caja, y con solicitudes de confirmación de tipo positivo de todas las cuentas por cobrar y pagar. Si la persona que controla los fondos ejerce también control sobre los bienes de una actividad distinta, como por ejemplo, una asociación de beneficencia de empleados, los fondos extra deben ser auditados simultáneamente o recogidos por otros interesados en ellos, hasta que pueda obtenerse autorización para revisarlos.

Poca o ninguna confianza debe depositarse en el sistema de control interno, por la posibilidad de fraude colusorio. Todos los procedimientos de oficina deben ser objeto de estrecho escrutinio. El contador encargado debe sondear constantemente las prácticas establecidas, para averiguar cómo podría cometerse un fraude o abuso de confianza. También debe vigilar continuamente el trabajo de sus subordinados, para evitar que se vuelvan negligentes en sus labores rutinarias de cotejo.

El programa de auditoría diseñado específicamente para descubrir fraudes o abusos de confianza, puede emplear muchas técnicas de auditoría que ordinariamente no se necesitan. Los procedimientos de costumbre pueden ser considerablemente extendidos en cuanto a alcance. La comparación de la información interna disponible, con la información externa, es un ejemplo. En el caso de un distribuidor de automóviles, por ejemplo, es posible obtener rápidamente de la fábrica un detalle de todos los automóviles nuevos comprados por el distribuidor en un período dado (incluyendo números de serie, etc). Esto puede compararse en detalle con los registros.

La revisión de las declaraciones de impuestos de individuos sospechosos, aun cuando no es concluyente, puede dar información útil. Algunos Estados hacen de las declaraciones personales del Impuesto sobre la Renta una cuestión de registro e información públicos..

Las políticas administrativas deben ser cuidadosamente observadas para descubrir cualquier desviación en la práctica del sistema establecido. Muchos desfalcos y fraudes se han facilitado por la continua violación, o el completo abandono de procedimientos que fueron originalmente instituidos para impedir tales fraudes.

El fraude se comete a menudo ocultando activos. La revisión de registros de años anteriores, por un auditor alerta, puede conducir al descubrimiento de activo no reportado, mediante la investigación del origen de ingresos reportados en ejercicios pasados.

Cuando el mismo despacho que realiza la investigación de un fraude ha revisado periódicamente las cuentas del cliente, debe examinar y criticar concienzudamente sus propios procedimientos, de preferencia a través de un socio que no haya tenido anterior relación con los negocios del cliente de que se trate.

Se cometen a menudo fraudes y abusos de confianza incluyendo en las nóminas a personas no existentes, o que han abandonado el empleo, y mediante la manipulación de cuotas del seguro social u otros descuentos.

Los desfalcos que se ocultan mediante falsificación son particularmente difíciles de encontrar. En uno de estos casos, un documento falsificado que amparaba un préstamo con garantía de acciones, incluido en el activo de una asociación de ahorros y préstamos, había sido examinado por muchos años y confirmado mediante correspondencia directa con el accionista. El abuso de confianza del secretario de la asociación se había ocultado por una serie de falsificaciones : 1, en la solicitud del préstamo ; 2, en el documento ; 3, en la contestación a la solicitud de confirmación. Fue descubierto cuando los auditores abrieron la correspondencia recibida y notaron que el interés sobre el préstamo no había sido incluido en una remesa hecha por el accionista. La “dirección” que aparecía en los registros, resultó ser la de la mejor amiga del secretario y una segunda confirmación fue enviada a la dirección del accionista, de acuerdo con el directorio telefónico. Esto llevó al descubrimiento de que el accionista no había obtenido nunca un préstamo sobre sus acciones.

La sustracción de ingresos en efectivo puede permanecer oculta por largo tiempo, si no existe un método satisfactorio de determinar el monto de los fondos a recibir. Esto es particularmente cierto en los casos de comisiones por renovación y contingentes, o de cobranzas de regalías cuyo monto depende de que ocurran ciertos hechos difíciles de medir para quien recibe el dinero.

En resumen, deben reunirse y correlacionarse todos los datos acerca del activo, pasivo, utilidades y dividendos. Mediante su habilidad y buen juicio, el contador debe poder presentar todos los hechos y cifras, de tal manera que las autoridades fiscales queden convencidas de que se ha dado la debida importancia a todos los factores determinantes del valor, y que el justo valor de mercado así establecido, es razonable.

 Negociación de contratos y controversias sobre contratos

Abundante literatura contable ha sido publicada en relación con la nueva negociación de contratos celebrados con el gobierno, así como los problemas inherentes a la terminación de dichos contratos. Se han requerido servicios contables para la determinación de costos esenciales reembolsables de acuerdo con contratos otorgados bajo la Ley Walsh-Healy, y también de acuerdo con contratos que implican ampliaciones de emergencia a la planta, contratos de costos más honorarios fijos, contratos de tiempo y materiales, contratos de precio base, contratos de investigación y desarrollo, así como de acuerdo con cláusulas de escalamiento y terminación incluidas en contratos a precio fijo.

Un ejemplo de la importancia de una apropiada asignación de costos aplicables a un contrato de gobierno, es el caso de una compañía que hacía trabajos tanto para el gobierno como para los particulares. Los gastos indirectos departamentales se habían aplicado siempre por esta compañía sobre la base de costo de mano de obra directa, pero los ingenieros habían fijado estándares exactos para material y mano de obra.

Incluido en los gastos indirectos había alrededor de $500.000. de gastos del departamento de ingeniería, y éstos se estaban aplicando tanto a trabajos de particulares como del gobierno. Sin embargo, las actividades “secretas” del departamento de ingeniería estaban limitadas exclusivamente a la planeación de futura producción de guerra, incluyendo el diseño de nuevas ampliaciones e investigación y pruebas de laboratorios.

La redistribución de estos costos de ingeniería disminuyó la utilidad previamente mostrada en los trabajos de guerra, y eliminó la pérdida de la mayor parte de los $500.000 a través de procedimientos posteriores de nueva negociación.

Muchos sistemas de contabilidad de costos agrupan los gastos indirectos variables y fijos por departamentos, y enseguida aplican el total al producto a medida que avanza a través de la planta. Estos son defectuosos cuando se aplican a problemas de contabilidad que surgen después de una suspensión parcial de operaciones, y que afectan el importe de la recuperación por reclamaciones, hechas por suspensión de operaciones. Son igualmente defectuosos en el caso de una cancelación de contrato entre particulares.

Los registros de costos, las estimaciones presupuestales, los inventarios perpetuos y las estadísticas de producción, pueden jugar tan importante papel en la realización de investigaciones especiales, como las cuentas del mayor general y los registros de entrada original.

En cualquier tipo de valuación nada puede ayudar más al contador que una visita, debe ver siempre la propiedad física funcionando ; no debe basarse únicamente en libros y papeles.

 Contratación de expertos independientes

En algunas ocasiones necesitará el contador público contratar expertos por su propia cuenta, pero debe aprender a trabajar en equipo y a utilizar al máximo los datos obtenidos por ellos, para llegar a sus propias conclusiones. Es preferible para el contador recomendar que su cliente contrate los servicios de cualquiera de los siguientes profesionales, cuando crea que pueden proporcionar información necesaria y consejo, o cuando puedan recomendar un camino a seguir : abogados, valuadores, subastadores, constructores, ingenieros (técnicos), ingenieros industriales, químicos, analistas de mercados, detectives y personas experimentadas en industrias específicas, entre otros.

 Cualidades

Bajo el subtítulo “Planeación de un programa de auditoría forense”, se ha dicho ya que las cualidades requeridas para cualquier auditoría son aún más necesarias cuando se realiza una investigación especial. Los miembros del personal utilizados en estos trabajos deben ser experimentados y especializados, ya que el significado de cualquier partida, aparentemente sin importancia, puede ser pasado por alto si el trabajo se confía a personas carentes de una inteligencia aguda o de imaginación.

La discreción es un requisito previo entre las cualidades de un buen investigador. Ha habido más de un caso donde, la falta de tacto al iniciar la investigación, ha ofendido a personas que podían ser útiles al investigador. Una actitud dura, brusca o imperativa raramente logra tanto como una amable y paciente.

Debe tomarse en cuenta que personas que ocupan puestos insignificantes en cualquier compañía que se investigue, son a menudo individuos que cooperan mucho y algunas veces proporcionan información de inapreciable valor para el auditor.

Una importante cualidad en el personal es la firmeza. Aun cuando sea prudente no ser duro y persistente en las fases iniciales de una investigación, puede llegar el momento en que una demanda formal de información sea justificada y necesaria. Esta demanda debe ser hecha en los términos más claros. Su presentación requiere de mucho tacto.

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