ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Toda empresa, cualesquiera que sean sus actividades, tiene necesidad de obtener ciertos bienes o servicios para sus operaciones. La empresa industrial se abastece de materias primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios para sus procedimientos de producción. La empresa comercial compra productos que se revenderán con una utilidad. La empresa de servicios obtiene los muebles y equipos que serán necesarios para sus procedimientos administrativos.
La administración del abastecimiento consiste por tanto en procurar al sistema de producción los bienes y servicios en la cantidad y calidad requeridas, al mejor precio, del mejor proveedor en el lugar y el momento oportuno a fin de satisfacer las exigencias de sus operaciones. Estos son los principales aspectos de una administración eficaz del abastecimiento. En síntesis, se trata de responder a las siguientes preguntas: ¿Qué comprar?, ¿En qué cantidad ¿Cómo comprarlo?, ¿Cuándo y de quién comprarlo?
El abastecimiento de materias primas o equipos y la distribución de los productos terminados están asegurados por el sistema logístico. Este sistema se compone de varios subsistemas productivos como los de compras, administración de los inventarios, planificación y control de la producción, transporte y tratamiento de los pedidos.
ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO
I. CICLO DE COMPRA
Este consiste en una serie de actividades o etapas que se encadenan e inician con una demanda interna, denominada «requisición» de compra.
• Emisión de una requisición de compra. Esta es la etapa en la que se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento. Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control de los inventarios. Esta última práctica es la más común en mayoría de las empresas.
• Análisis de la requisición. El secretario del departamento de abastecimiento dirige la requisición al comprador responsable de esta categoría de bienes y servicios, el cual debe a su vez revisar ciertos puntos antes de proceder a la investigación y elección de un proveedor, o simplemente a la emisión de un pedido.
• Investigación y elección de un proveedor. Esta etapa existe en las siguientes situaciones:
o Compras nuevas,
o Compras importantes desde el punto de vista económico o técnico,
o Insuficiencia del proveedor actual,
o Evolución del mercado (disminución de los precios, aparición de un nuevo producto, de un nuevo proveedor, etc.).
La investigación y elección de un proveedor comprenden las tres siguientes actividades:
o Elaboración de una lista de proveedores aceptables,
o Elaboración de cotizaciones o concurso de ofertas,
o Evaluación de las ofertas y elección de un proveedor.
• Emisión de una solicitud de pedido. Una vez que se ha hecho la elección, pide al proveedor una solicitud de pedido, la cual constituye el contrato entre la empresa compradora y el proveedor.
• Seguimiento del pedido. La responsabilidad del abastecimiento no termina la expedición de una solicitud de pedido, sino se extiende hasta la utilización del material en las líneas de producción. Entre estas dos etapas, es necesario que el responsable de la compra siga el pedido de cerca y procesa a hacer recordatorios y solicitudes de información al proveedor, a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea entregado en la fecha prevista.
• Recepción e inspección de la mercancía. En el momento de la recepción, la inspección se hace generalmente en dos etapas, que pueden denominarse inspección general e inspección técnica. La inspección general es realizada por un comisionado del departamento de recepción, el cual verifica el estado general de la mercancía. Posteriormente dicha mercancía se guarda en la zona de control, en espera de la inspección técnica por parte de los especialistas de la empresa.
• Verificación y pago de la factura. Si el informe de inspección es favorable para la aceptación de la mercancía, este se envía al departamento de contabilidad para la autorización del pago.
Después de la verificación simultánea de la solicitud de compra, el informe de inspección y la factura, el departamento de contabilidad emite un cheque.
II. LA POLÍTICA DE COMPRA Y CODIGO DE PROCEDIMIENTOS
La política de compra y el código de procedimientos son herramientas de trabajo indispensables para la administración eficaz de las compras. Dichas políticas definen la responsabilidad y las actividades del departamento de abastecimiento. Para ser verdaderamente útiles, es necesario que estos documentos se difundan por los departamentos de la empresa. Desafortunadamente, en muchas empresas éstas son cosas a las cuales se hace referencia “de memoria”, sin que haya nada escrito.
2.1. LA POLÍTICA DE COMPRA
Este es un enunciado de los principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha política podría formularse de la siguiente manera:
• La responsabilidad de las compras se confía al departamento de abastecimiento, único autorizado para comprometer a la compañía con un proveedor.
• Dicho departamento tiene en cuenta todas tas recomendaciones que le son hechas por quien formula la requisición.
• Este departamento debe recurrir sistemáticamente a la competencia entre los proveedores.
• Limita las compras a los proveedores que juzgue responsables, es decir, aquellos cuya reputación, situación financiera y estructura de precios sean lo suficientemente sólidas para considerarse una fuente adecuada de abastecimiento.
• Asegura que los proveedores respeten íntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.
2.2. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTOS
Este es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades de compra. El contenido del código de procedimientos se basa en los siguientes puntos:
• Responsabilidad de las compras;
• Autoridad y delegación de autoridad;
• Procedimientos de compra: negociación oral, negociación escrita (demanda de precio o de sumisión), invitación a concurso de ofertas, convocatoria de ofertas públicas;
• Elección de los proveedores;
• Elección de las ofertas;
• Estándares de calidad;
• Comunicación de los proveedores.
III. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO
3.1. SISTEMA DE CONTROL
Este asegura la administración del sistema operacional de abastecimiento. Para hacerlo responde a las preguntas: ¿Qué?, ¿En qué cantidad?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿De quién comprar? Los elementos de respuesta a estas preguntas se definen en la política de compras y en el manual de procedimientos.
La acción del sistema de control no se limita a estos aspectos, sino que se extiende a toda la administración; es decir, a la resolución de los problemas, la planificación y el control de las actividades del abastecimiento, y a la dirección del personal de abastecimiento.
3.2. SISTEMA ORGANIZACIONAL
Este sistema comprende la organización administrativa y la información. Estos dos subsistemas, si están bien definidos y son respetados por todo el personal, permiten el funcionamiento armónico del departamento de abastecimiento.
• Subsistema de organización administrativa. Este es el conjunto de estructuras administrativas que definen la finalidad, responsabilidad, autoridad, funciones y relaciones de los diferentes puestos administrativos dentro del departamento de abastecimiento. La descripción de tareas y el organigrama administrativo son herramientas que permiten establecer la organización administrativa.
• Subsistema de información. Este es el conjunto de informes y documentos necesarios para la administración del departamento de abastecimiento.
3.3. SISTEMA OPERACIONAL
Su función consiste en responder a las demandas de compra respetando siempre las condiciones establecidas por el sistema de control. El ciclo de compra que se expuso anteriormente resume las operaciones.
IV.
SISTEMA DE LOGÍSTICA
El término logística designa normalmente el conjunto de actividades relacionadas con el transporte, abastecimiento y alojamiento de tropas. Después de la última guerra mundial, varios términos y técnicas pertenecientes a las operaciones militares fueron adaptados a la administración de empresas, y la logística se identificó con las actividades de abastecimiento y distribución de productos. Es así que se habla de logística industrial, que es una parte importante de la administración de operaciones de una empresa.
Puede decirse que el rendimiento de una empresa va de la mano con la eficacia de su sistema logístico. Su integración a una empresa implica que se identifiquen las diferentes actividades logísticas dentro de la empresa y que se las reagrupe en una misma función. A menudo es muy difícil confiar todas estas actividades a un solo responsable. Por este motivo generalmente es necesario implantar mecanismos de comunicación y de coordinación entre los responsables de estas actividades. Sin embargo, en las empresas de transporte, estas actividades se centralizan en un departamento de coordinación de operaciones a título de función principal. En las empresas industriales y comerciales, la logística se identifica con la distribución física, cuya responsabilidad se confía a uno de los tres siguientes departamentos: abastecimiento, producción o mercadotecnia.
4.1. DEFINICIÓN Y COMPONENTES DE LA LOGÍSTICA INDUSTRIAL
La organización del desplazamiento y de la manutención de los materiales (materias primas y productos), ya sea en el interior o en el exterior de la empresa, es el objeto de estudio de la logística industrial. La función de esta última consiste en vigilar la eficacia de las redes de distribución y de abastecimiento, de los modos de manutención y transporte, de la localización de los departamentos y de la distribución física de los locales.
Los costos de manutención y de desplazamiento constituyen, en ciertos casos, más del 50% del precio de costo del producto. Estos costos varían de una empresa a otra según varios factores tales como tipo de producto, volumen, peso, cantidad, forma de transporte, distancia, coordinación de las operaciones, etc. Una empresa que desee tener ahorros debe por tanto organizar eficazmente las actividades de su sistema logístico.
Las actividades de un sistema logístico pueden dividirse en tres categorías:
• Localización, distribución física, manutención, acondicionamiento y empaquetamiento;
• Planificación de la producción y administración de los inventarios; distribución física (recepción, transporte y aduana, tratamiento de los pedidos).
Estas actividades son interdependientes. Un retardo al nivel de la entrega de las materias primas afectará el nivel de los inventarios, lo cual provocara tarde o temprano modificaciones en los planes de producción. A fin de comprender mejor el funcionamiento del sistema logístico, veamos la interdependencia de sus actividades.
4.1.1. Localización, distribución física, manutención, acondicionamiento y empaquetado
Los tres factores que afectan en forma fundamental el sistema logístico de una empresa son las fuentes de abastecimiento, la red de distribución, el costo y el modo de transporte,
El estudio de la localización en un sistema logístico tiene por objeto reducir el costo de transporte de las materias primas y de los productos terminados. La localización de la fábrica y de los almacenes debe analizarse teniendo en cuenta las redes de abastecimiento y de distribución, puesto, que éstos son los vínculos de una empresa con sus fuentes de vida. También deben considerarse otros factores: alejamiento de la mano de obra, servicios públicos, ventajas fiscales, etc.
La distribución física de los locales, cuando ha sido mal concebida, puede repercutir en la eficacia del sistema de producción. El emplazamiento de las máquinas y los equipos respecto a los trabajadores y los materiales debe ser analizado de tal forma que se reduzcan los desplazamientos tanto dentro de la fábrica como dentro del almacén.
El estudio de la manutención de los materiales tiene como finalidad integrar los equipos de manutención para que dicha actividad se desempeñe en forma eficaz y económica. El estudio de la distribución física y el de la manutención deben hacerse en forma simultánea.
El acondicionamiento de los productos debe concebirse en forma tal que se facilite el empaque. Ambas cosas están en función de los aparatos de manutención y de los modos de transporte: el paquete o la caja deben tener forma, dimensiones y peso que no rebasen la capacidad de los aparatos y vehículos.
Por otra parte, el espacio ocupado por el producto depende del acondicionamiento: por ejemplo, el volumen de ocupación será más grande cuando el embalaje tenga forma cilíndrica en vez de cúbica. Ello tendrá como efecto un aumento en el costo del transporte.
4.1.2. Planificación de la producción y administración de los inventarios
Estas dos actividades son esenciales para conocer las previsiones, el nivel de servicio y el nivel de los inventarios para planificar la producción. El nivel del inventario de productos terminados está en función del nivel de servicio a los clientes: un nivel de servicio elevado exigirá un inventario elevado y, en consecuencia, un aumento en los costos de almacenamiento. Disminuir el nivel de servicio provoca la insatisfacción de la clientela y la pérdida eventual de los clientes. Se trata de encontrar el nivel de servicio que, teniendo en cuenta otros elementos, asegurará a la empresa el mejor rendimiento.
Por este motivo la planificación y el control de la producción deben asegurar, en la cantidad requerida y en el momento oportuno, la alimentación de la red de distribución, e informar al departamento de abastecimiento las necesidades de materiales con demoras mínimas. El almacenamiento también forma parte de la administración de los inventarios, y por ello debe tenerse en cuenta la magnitud y distribución física del almacén, la manutención y las condiciones de almacenamiento. Estos son los factores que influyen en la eficacia del sistema logístico.
4.1.3. Distribución física
Este es el punto medular de la logística. Se compone de las siguientes actividades:
a) Recepción. Antes de su almacenamiento, la mercancía se guarda a menudo en una zona de control en espera de la inspección y verificación. El procedimiento de inspección varia de una empresa a otra, según la cantidad de la mercancía y la importancia de la calidad. Si la eficacia de este procedimiento deja que desear, ello ocasionará retardos en la fabricación y en consecuencia una baja en el nivel de servicio.
b) Transporte y aduana. El transporte añade al producto los valores de tiempo y de lugar. La elección de las formas de transporte y el control de los costos de este último se cuentan entre las actividades de la logística. Las decisiones concernientes a este dominio exigen el conocimiento dé los modos de transporte, de su capacidad y de sus costos respectivos. Los ahorros que se obtendrán son importantes y justifican el tiempo consagrado al análisis de estas decisiones. Por otra parte, el departamento de aduanas, en el caso de las exportaciones e importaciones, vigila los procedimientos aduanales para la recepción y expedición de las mercancías,
c) Tratamiento de los pedidos. La recepción del pedido del cliente, la verificación y aprobación del crédito, la preparación y expedición de la mercancía, la facturación, la transmisión de los acuses de recepción a la contabilidad y el registro de las quejas componen el ciclo del tratamiento de los pedidos. Es el departamento de pedidos el que asegura la coordinación de estas actividades y permite reducir las demoras de entrega. Por tanto, desempeña una importante función en el sistema de logística.
Las demoras de entrega dependen en parte de la eficacia de este departamento. Si se mejora el tratamiento de los pedidos se mejora también el servicio a los clientes.
V. INTERDEPENDENCIA DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL SISTEMA LOGISTICO
Se ha notado que estas actividades son interdependientes: si se efectúa un cambio en una actividad, deberán evaluarse sus consecuencias en las demás actividades. A menudo es difícil prever todas las consecuencias de un cambio y medir su importancia, debido a que el análisis de un sistema logístico es complejo.
En la figura siguiente se muestran los efectos de ciertas decisiones en el costo de las diferentes actividades del sistema logístico. Cada casilla sombreada, sobre la diagonal, representa una decisión tomada al nivel de una actividad.
Las casillas sobre la misma línea horizontal indican las consecuencias de esta decisión. Por ejemplo, el aumento de volumen de carga tendrá como consecuencias: la disminución del costo del transporte, la posibilidad de aumentar el espacio de almacenamiento (lo cual aumentará los costos de almacenamiento). una reducción del número de pedidos (lo cual ocasionará una disminución del costo del tratamiento de los pedidos), un aumento del nivel promedio de los inventarios (lo cual generara gastos suplementarios de almacenamiento), un aumento de los lotes por fabricar (lo cual reducirá el costo de la planificación y del control de la producción.