CICLO INFORME FINANCIERO

CICLO INFORME FINANCIERO

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Naturaleza y Funciones

Se diferencia fundamentalmente este ciclo de los demás, en que no procesa transacciones, sino que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa, resumen, concilia, ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la Dirección y a terceros. Se tiene entonces, que la finalidad de este ciclo es informar a la Dirección de la empresa en sus organismos esenciales como asambleas de accionistas, juntas directivas, consejos, comités, funcionarios y a terceros interesados o vinculados como organismos gubernamentales, prestamistas o acreedores, etc. la situación de la empresa y el resultado provenientes del proceso de transacciones.

Contablemente este ciclo recibe asientos primarios o de diario provenientes de los otros cuatro ciclos, que son los que procesan transacciones. Las diversas cuentas del mayor general deben evaluarse y analizarse en este ciclo y conciliarse con la información que recibe de los otros ciclos. Este paso es indispensable efectuarlo, sobre todo cuando el proceso de análisis y evaluación no se completa en las funciones que desarrollan los ciclos que procesan transacciones. De tal manera, se tiene que el grado de obsolescencia o de existencia excesiva de inventarios y la posibilidad de recaudo de las cuentas por cobrar, pueden habitualmente manejarse y establecerse en los ciclos de Transformación e Ingreso. No obstante, si para los ciclos que procesan transacciones no se tienen certeza de la existencia y operancia de procedimientos para cumplir con este paso, deben llevarse a cabo análisis y evaluaciones de las diversas cuentas, como una función integrante del ciclo del Informe Financiero.

El ciclo de Informe Financiero también comprende aquellas funciones de conversión de estados en moneda legal y extranjera de empresas filiales, consolidación y reclasificaciones. También abarca este ciclo, los conceptos y apreciaciones de la Dirección respecto al medio externo y reconocimiento de hechos en ese ámbito y la obtención de datos para notas e información supletoria. El resultado principal de este ciclo se traduce en la preparación de los estados financieros de conformidad con principios de contabilidad y disposiciones de carácter legal, como también informes para la Dirección y funcionarios y otros de características especiales, para los niveles operativos.

Particularidades del ciclo de Informe Financiero. Características de este ciclo son las siguientes :

a) Funciones especiales : Pases al mayor general, datos para notas e información suplementaria, elaboración de asientos de diario (cuando no se hace en otros ciclos), consolidaciones, conversión de datos en monedas diferentes a la de curso legal, elaboración de informes, archivo de datos financieros.
b) Asientos Contables : Valuaciones (si no se hacen en otros ciclos), eliminaciones y reclasificaciones.
c) Documentos y formas : Asientos de diario, estados financieros e informes diversos.
d) Base de datos : Los datos más destacados de índole estática o de referencia son la clasificación de cuentas, presupuestos y en cierta forma datos de condición económica tales como tipos de cambio, indicadores, patrones legales de medición y ajustes, etc. Como datos de carácter dinámico o de saldos, se tienen el libro mayor general, libros auxiliares y minutas :
e) Informes generales u ordinarios : Balances de comprobación, balances generales y estados de resultados, informes de responsabilidades, informes de resultados por dependencias o secciones, estados de movimiento de efectivo, estado de cambios en la situación financiera y declaraciones de renta y patrimonio.
f) Enlaces con otros ciclos : Asientos de diario de otros ciclos e informes a la función de planeamiento financiero y control.

Objetivos del Control Interno

Autorización. Los asientos de diario y ajustes contables deben autorizarse conforme a los criterios de la Dirección de la empresa, también crearse y mantenerse procedimientos de proceso acordes con el juicio de la Dirección.
Procesamiento de transacciones. Unicamente deben aprobarse los asientos de diario que se ajustan a los criterios de la Dirección e igualmente, estos asientos deben elaborarse con exactitud y oportunamente ; los datos que se considere exponer deben ser oportunos, además de resumirse e informarse con exactitud ; todos los asientos de diario aprobados deben pasarse con exactitud a las cuentas del mayor general ; los saldos del libro mayor reportarse y utilizarse oportunamente ; las conversiones y consolidaciones de informes financieros deben hacerse correcta y oportunamente.

Clasificación. Los asientos de diario deben resumirse y clasificar las transacciones económicas conforme a un plan establecido por la Dirección ; los informes deben prepararse correcta y oportunamente, sobre bases uniformes o consistentes, de manera que presenten razonablemente la información que pretenden hacer conocer.

Verificación y evaluación. De manera regular, deben verificarse y evaluarse los saldos de las cuentas por cobrar y demás rubros relacionados o que se consideren de importancia.

Protección física. El acceso a los registros contables y demás documentación financiera, lugares físicos y procedimientos de proceso, debe permitirse conforme a los criterios de la Dirección.

Riesgos al no lograrse los Objetivos del Ciclo

Autorización. Pueden efectuarse asientos o registros contables con el objeto de presentar incorrectamente el saldo de determinadas cuentas u ocultar hechos dolosos ; procesarse asientos contables que no son de aceptación de la Dirección de la empresa, lo cual puede llevar a la elaboración de estados financieros inadecuados o inexactos ; las secciones, departamentos, etc., pueden ser reorganizados con fines de conveniencia no claros, como el de pretender el debilitamiento del control interno, etc.

Procesamiento de transacciones. Los riesgos que se pueden correr en esta función, incluyen los dos primeros enunciados para la función de Autorización, o sea, el procesar asientos o registros contables que son inaceptables y el presentar incorrectamente saldos de cuentas. También, pueden no efectuarse asientos contables fundamentales o llevarse a cabo de manera incompleta o afectar contablemente períodos que no corresponden ; pueden omitirse elementos de datos indispensables ; utilizarse métodos o procedimientos no razonables.

Los saldos de las cuentas pueden estar errados debido a uno o más de los siguientes aspectos : a)Omisión de asientos aprobados, b)Asientos no autorizados ; c)Efectuar asientos a cuentas que no corresponden, d)Afectar períodos contables distintos. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente por uno o más de los siguientes motivos : a)Omisión de saldos del mayor general, b)Errores aritméticos, c)Tipo de cambios o tasas de conversión incorrectos, y d)Omisión de asientos de eliminación y clasificaciones inadecuadas.

Clasificación. Pueden no estar disponibles oportunamente los estados financieros ; presentarse éstos incorrectamente por omisión de asientos contables, codificaciones incorrectas, asientos duplicados o por cortes impropios. También puede debilitarse el control interno al no cumplir con este objetivo.

Los estados financieros publicados o entregados al público y demás interesados, pueden no estar preparados de conformidad con principios de contabilidad aplicados de manera consistente ; la información presentada puede ser demasiado resumida o lacónica ; pueden presentarse excesivos detalles ; los informes fundamentales pueden prepararse inexactos ; la empresa puede exponerse a acciones ejecutorias o sanciones por organismos reguladores o que ejercen inspección y vigilancia.

Verificación y evaluación. Los informes pueden estar deformados y por lo tanto no presentar una situación real ; la toma de decisiones puede soportarse en informaciones erradas ; errores de diversa índole pueden pasarse inadvertidos ; los hechos históricos y los saldos registrados, pueden no reflejar las situaciones vigentes o de actualidad.

Protección física. Los registros y documentos pueden alterarse o perderse, lo que puede conllevar a dificultades para la preparación de informes financieros, etc., los registros y documentos pueden ser utilizados indebidamente por personal no autorizado ; los programas computarizados pueden alterarse : las autorizaciones para procesar, especialmente de sistemas computarizados, pueden perderse, destruirse o alterarse, los mismo puede ocurrir con los archivos de soporte o respaldo.
Prácticas inadecuadas

Conceptos Generales

Para el ciclo de Informe Financiero, las prácticas inadecuadas se dan fundamentalmente en lo tocante a la presentación de los estados financieros e informes diversos que se rinden.

Las prácticas inadecuadas que en este ciclo pueden ocurrir, son más que todo de carácter formal y no de fondo o efecto. Como este ciclo es el reflejo de los que procesan transacciones, lleva a que los estados financieros e informes que se rinde si llegan a estar deformados por hechos de fondo efecto, es porque básicamente han tenido ocurrencia en los ciclos que procesan transacciones (tesorería, adquisición y pago, transformación e ingreso). Desde luego que esto no implica que puedan ocurrir en este ciclo hechos de efecto, bien para corregir situaciones inadecuadas de los otros ciclos o para realizar ajustes ya sea por aspectos de razonabilidad y objetividad o para crear situaciones de conveniencia o interés.

De otra parte, se quiere significar que los hechos de fondo o efecto suceden frecuentemente en los ciclos que procesan transacciones ; en cambio en el ciclo de informe financiero, este aspecto está supeditado a un menor grado, esto es, a las fechas de cortes o finalización de los períodos contables.

Principales prácticas inadecuadas en la presentación de estados financieros e informes

Las prácticas inadecuadas en que se pueden incurrir en este ciclo, entre otras son :

Omisión de acompañar los estados financieros con notas explicatorias relativas a las políticas contables empleadas, contingencias, transacciones con empresas subordinadas, métodos de valuación utilizados, compromisos, convenios, obligaciones y demás que a buen criterio se considere necesarias de hacer. Igualmente, no revelar cambios en los principios y las prácticas contables de un ejercicio a otro y los efectos producidos sobre las cifras.

Son prácticas inadecuadas, también involucrar partidas en cuentas que no corresponden o se ajustan a su naturaleza, incluir valores significativos de diferente naturaleza bajo un mismo título o cuenta ; no presentar por separado valores actuales considerables respecto de los valores históricos ; no separar en el activo y pasivo los derechos y obligaciones exigibles en partes corriente y no corriente ; hacer compensaciones de saldos deudores y acreedores originados por operaciones diferentes ; no formular estados financieros consolidados conforme a las normas existentes ; no revelar bases de valuación de inversiones, inventarios, activos fijos ; datos concernientes a pignoraciones ; gravámenes, contingencias y el monto de las inversiones en futuros planes o proyectos.
Influencia de la norma legal en la contabilidad

Es importante reconocer que en nuestro medio, la norma legal ejerce gran influencia en la dirección y manejo de la contabilidad, unas veces acogiendo principios de contabilidad generalmente aceptados y en otros casos, creando prácticas que se apartan de tales principios o no son razonables, pero de forzoso cumplimiento.

Estados Financieros e informes necesarios

Para cumplir con una adecuada presentación de la situación financiera se requiere producir al menos los siguientes estados e informes :

a) Balance General, b)Estado de Ganancias y Pérdidas, c)Estado de Ganancias no Apropiadas, d)Estado de Cambios en la Situación Financiera, e)Notas a los Estados Financieros.

Relación del contador público en la formulación de estados financieros

Es importante agregar que en las publicaciones que se hagan de estados financieros y respecto a ellos se encuentre asociado el nombre de un contador público, ya sea como auditor externo, revisor fiscal u otro semejante, debe advertir a su cliente que tal publicación debe ir acompañada de su dictamen y todas las declaraciones o informaciones que contengan esos estados financieros.

Falsedades, Fraudes y otras irregularidades

Las irregularidades o hechos delictuosos que se pueden cometer en el ciclo de informe financiero en un alto grado se derivan de la falsedad y el fraude.
Falsedad. Es una figura compleja de formalizar jurídicamente, implicando por consecuencia su entendimiento, el análisis y evaluación de diversos elementos que la llevan a ámbitos diversos, que encierran condiciones difíciles y variadas, que demandan por lo tanto, de un extenso y profundo estudio de la materia. Aquí únicamente se trata de dar una noción simple de esa figura en sus tres principales formas como son : a)Falsedad material, b)Falsedad ideológica, y c) Falsedad personal.

a) Falsedad material : Esta forma de falsedad se da mediante la alteración o simulación de un documento ya existente, lo cual puede consistir en agregar o suprimir expresiones, esto es, alterando o variando el texto del documento. Esta clase de falsedad comprende aquella que se lleva a cabo cuando se produce o crea totalmente apócrifo el documento.
b) Falsedad ideológica : Es la que se realiza por el autor del documento al consignar hechos contrarios a la verdad. En otros términos, esta clase de falsedad se circunscribe solamente a la veracidad del contenido del documento, en tanto que la falsedad material hace énfasis a la originalidad y también a la veracidad del documento.
c) Falsedad personal : A grandes rasgos, la falsedad personal es aquella que se realiza mediante la sustitución de una persona por otra o la alteración de calidades personales con el objeto de engañar a otra persona o a la comunidad. De una manera más sencilla, es hacerse pasar por otra persona.

Fraude. Como se desprende de la definición insertada inicialmente en esta obra, el elemento fundamental del fraude es hacer uso del engaño para el cometimiento de delitos, especialmente contra la propiedad, sorprendiendo la buena fe, la confianza o ignorancia de las personas.

Dadas estas nociones simples sobre la falsedad y el fraude, se deduce que las irregularidades que se pueden dar en la emisión y presentación de estados financieros, están en su mayoría enmarcados por estas dos figuras delictivas.

 

Inexactitud en la contabilidad

El término “inexactitud de los datos contables” ha sobresalido en el texto de disposiciones legales, especialmente de carácter impositivo, pero no revestido de un alcance y significado preciso, creando por lo tanto incertidumbre en la práctica.

A este respecto es importante considerar que la inexactitud contable puede provenir de hechos configurativos de irregularidades, esto es, originados en negligencia o dolo, como también en aspectos que son propios a la misma naturaleza de la contabilidad (ser razonable), tales como los estimativos y provisiones o su determinación como deducciones, cálculos, etc.

En las consideraciones de negligencia o dolo y en lo que respecta a la emisión y rendición de estados financieros e informes tributarios, bien es de tener en cuenta que una revisión efectuada conforme a normas de auditoría de aceptación general, no asegura que todos los fraudes o irregularidades sean detectados. Esto conlleva a que es fundamental discernir sobre este aspecto ya que las disposiciones legales aludidas, indican de manera taxativa a los contadores públicos, relacionados con la preparación, autorización o certificación de estados financieros e informes tributarios, como responsables por el evento de resultar hechos irregulares o inexactitudes en la información tributaria.

De acuerdo con los anteriores considerandos y un sentido de equidad, el término de “inexactitud” debe estudiarse en dos campos. En un ámbito estrictamente contable o sea aquellas inexactitudes que se puedan dar por la misma naturaleza de la contabilidad, y en otro campo, desde el punto de vista de aquellas inexactitudes que se puedan presentar en la rendición de la información tributaria, que desde luego tendrán un ámbito de ocurrencia más amplio que el contable.

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