CICLO DE TRANSFORMACIÓN

CICLO DE TRANSFORMACIÓN

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Naturaleza y funciones

Este ciclo no es dable en todas las organizaciones empresariales con la misma extensión. Es básico o propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que desarrollar funciones de proceso para llegar a un bien final.

Las funciones de un ciclo de transformación encierran el manejo combinado de recursos. Son asignables a este ciclo, las funciones relacionadas con los inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales, seguros prepagados y otros bienes que sean clasificables como activos no monetarios.

En una empresa industrial la actividad más importante del ciclo de transformación es la elaboración de artículos haciendo uso de los recursos adquiridos con ese propósito, como materias primas, mano de obra directa y los factores indirectos del costo ; por lo tanto, este ciclo abarca las funciones de proceso y los movimientos de todos los recursos atinentes a los inventarios hasta que se obtengan los productos finales y se realice su almacenamiento en las instalaciones de la empresa.

Respecto a un ciclo de transformación, la contabilidad abarca los procedimientos indispensables para rendir cuenta del flujo de recursos dentro del ámbito de la empresa y su aplicación a los períodos que benefician. Los inventarios, las propiedades y equipos en lo que concierne a la renta o alquiler y depreciación según sea el caso, gastos prepagados y otros activos no monetarios y gran cantidad de pasivos acumulados, se aplican normalmente dentro del proceso de transformación.

Relación con otros ciclos. El ciclo de transformación en lo que respecta a inventarios se relaciona o enlaza con otros ciclos, primordialmente con el de adquisición y pago, ingreso e informe financiero. En el de informe financiero produce efectos cuantitativos por las afectaciones de saldos y con los demás ciclos, las funciones son de control. Así se tiene que una verificación física en los inventarios de productos terminados, tendrá una incidencia en el ciclo de informe financiero, por los ajustes (afectaciones de saldos) que haya necesidad de efectuar y en el ciclo de transformación.

Los enlaces de este ciclo con el de adquisición y pago, están dados en las operaciones por compra de materias primas y erogaciones por mano de obra ; con el ciclo de ingreso, en las ventas y embarques de productos terminados ; en lo tocante al ciclo de informe financiero, el enlace se dá por actividades de resúmenes, registros, asientos, clasificaciones, etc. en los libros y demás documentos contables.

Las empresas utilizan diferentes métodos de contabilidad para la asignación de costos a los bienes producidos, como costeo por ordenes específicas, mediante el cual los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa, costos generales de fabricación o carga fabril) se acumulan por órdenes o lotes. Costos por procesos continuos o departamentalización, en el cual la producción en cierta forma es permanente y los elementos del costo se acumulan por departamentos (de servicios o productivos) durante un período determinado, conllevando finalmente la distribución del costo de cada uno de los departamentos de servicios, hacia los departamentos productivos.

Otras empresas utilizan el sistema de la contabilidad de costos estadísticos, que consiste en tratar los elementos del costo, independientemente de la contabilidad ordinaria. Los resúmenes e informes de costos de producción se convierten en tabulaciones o registros estadísticos donde se enumeran y totalizan los elementos del costo, sin que se anoten en los libros contables. Este sistema implica que para determinar el costo de los productos manufacturados y vendidos, se deben efectuar inventarios físicos para efecto de establecer el costo de los materiales, los productos en proceso y los productos terminados. También ha cobrado últimamente fuerza el llamado “costeo directo o variable”, que incluye como elemento del costo solamente los variables, constituyendo estos los costos de los productos fabricados, siendo excluidos por lo tanto los costos fijos, que son considerados gastos operacionales, esto es, no se capitalizan a los productos. El funcionamiento de este sistema implica una correcta discriminación o separación de los costos variables y los fijos.

Particularidades del ciclo de transformación.

Este ciclo encierra una serie de características que bien pueden comprender :

a) Funciones especiales : Estas implican : sistemas de contabilidad de costos, controles de producción, contabilidad de propiedades, actividades de planeación, presupuestación, análisis cuantitativos y cualitativos.
b) Asientos contables : Estos pueden ocurrir por depreciaciones y amortizaciones de propiedades y gastos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de materias primas a productos en proceso y a productos terminados, gastos generales de fabricación absorbidos, variaciones y valuaciones.
c) Documentos y formas : Son diversas las formas y documentos que se pueden crear y utilizar en este ciclo. A manera de ejemplo se enumeran los siguientes : Reportes de mano de obra, requisiciones de materiales, órdenes de producción, cédulas de movimientos y desperdicios, hojas de trabajo de clases y asignación de gastos generales de fabricación, autorizaciones de ajustes y desembolso capitalizables.
d) Bases de datos : Los datos más usuales de índole dinámica son : Archivos de propiedades, análisis de amortizaciones y depreciaciones. De carácter relativamente estáticos o de referencia son : Archivo maestro de productos, que comprende información de costo, hojas de ruta y enlaces de materiales.

Objetivos del Control Interno

Los siguientes son objetivos del control interno del ciclo de transformación.

Autorización. Debe autorizarse, de conformidad con los criterios de la Dirección, el plan de producción en cuanto a necesidades a satisfacer, cantidades, épocas oportunas de producción y niveles de inventarios ; métodos y períodos de amortización para gastos diferidos ; oportunidades y condiciones para las ventas ; ajustes a los inventarios y propiedades ; creación y mantenimiento de procedimientos de proceso. Igualmente, deben estar autorizados y justificados los cambios en métodos de determinación del costo.
Procesamiento de transacciones. Las solicitudes para utilización de recursos y disposición o venta de activos deben ser aprobadas conforme a criterios de la Gerencia o Dirección.

Debe suministrarse información por la utilización de recursos, por la producción terminada, por la venta y enajenación de otros bienes.

Efectuarse con exactitud y de manera oportuna la distribución contable del valor de los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricación), el costo de los productos terminados, la depreciación y gastos diferidos pertinentes.

Los costos de los productos terminados, depreciación y amortización de gastos diferidos pertinentes, las facturaciones por ventas, rendimientos o pérdidas, lo mismo que cualquier ajuste conexo con estos conceptos, deben clasificarse, resumirse e informarse con exactitud.

Deben aplicarse con exactitud a las cuentas correspondientes de inventarios y a los libros o registros auxiliares ; los recursos utilizados, la producción terminada, embarques y ventas y los ajustes a que haya lugar.

Clasificación. Los asientos contables deben resumir y clasificar las actividades de transacciones económicas, de conformidad con planes de la Dirección o Gerencia de la empresa.

En cada ejercicio deben prepararse los asientos contables requeridos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación, correspondientes a la producción. Igualmente se debe proceder con los costos de los productos terminados, depreciaciones, amortizaciones y ajustes que sean del caso.

Los impuestos que se originen por efecto de las actividades de transformación o proceso deben liquidarse, registrarse e informarse correcta y oportunamente.

Verificación y evaluación. Regularmente deben verificarse y evaluarse los saldos de inventarios, propiedades, gastos diferidos y demás actividades relacionadas.

Normalmente debe revisarse la distribución de costos a las cuentas respectivas. Igualmente debe hacerse con las propiedades y gastos diferidos.

Protección física. El paso o acceso a los registros y documentos de producción, contabilidad de producción, inventarios, documentos y formas, lugares y procedimientos de proceso, debe hacerse de acuerdo con criterios de la Gerencia o Dirección.

Riesgo al no lograrse los objetivos del ciclo

Al no cumplirse o alcanzarse los anteriores objetivos del ciclo, se puede incurrir en los siguientes riesgos :

Autorización. Producirse artículos no autorizados o cantidades por encima de los niveles determinados. Esto puede ser motivo de inventarios obsoletos, excesivos, como también productos de mala calidad. Incurrir también en producciones que no se ajustan a situaciones de mercado o adquirir responsabilidades de producción por encima de las capacidades disponibles de la empresa o viceversa.

Los niveles excesivos de inventarios pueden rebasar la capacidad de financiamiento, esto es, producir iliquidez y llevar por lo tanto a ventas forzosas.

Elaborar productos que no se ajustan a las especificaciones determinadas, por lo tanto, de no aceptación por los clientes.

Puede calcularse o determinarse impropiamente la vida útil de las propiedades, por fijación de un tiempo de duración que no se compadece con el ritmo de su utilización, lo cual puede inducir en gastos erróneos de depreciación e incorrectos los costos a cargar a la producción y sobrestimación de las propiedades.

Los métodos de depreciación aplicados pueden ser los menos adecuados, dado que un bien se inicia depreciándolo por sistema de línea recta, cuando lo apropiado es hacerlo en forma acelerada ya que puede estar perdiendo su capacidad de servicio o utilización en los primeros períodos de su vida útil.

Gastos que deben ser capitalizados al costo de los productos, pueden estarse cargando al estado de operaciones.

Llevarse a cabo retiros de activos, lo cual puede ser motivo de presentación de cuentas de propiedades infladas o disponerse de tales activos a precios no razonables.

Extenderse garantías sin los debidos requerimientos, supeditando por lo tanto a la empresa a obligaciones contingentes.

Pueden venderse activos que bien pueden ser utilizados en detrimento de la propia empresa. Igualmente, activos que la empresa puede emplear en otras actividades, ya que reponerlos posteriormente le va a implicar mayores esfuerzos económicos.

Los inventarios y las propiedades pueden ser objeto de presentaciones incorrectas debido a ajustes o reclasificaciones incorrectos.

Puede incurrirse en ajustes impropios ; de este modo, variaciones del costo estándar pueden estarse capitalizando indebidamente a la producción ; inventarios de productos terminados, cancelándose impropiamente ; efectuarse no justificadamente cambios en los métodos de valuación. Esto puede ser objeto de mostrar valuaciones inadecuadas en los inventarios y por ende con incidencia en los estados de resultados.

No estarse registrando todas las transacciones. Pueden estarse omitiendo traspasos de productos en proceso a terminados, debido a la falta de coordinación entre los respectivos Departamentos o Secciones. También pueden procesarse incorrectamente las transacciones por personas no competentes o no autorizadas.

Procesamiento de transacciones. Cabe anotar, que riesgos de un objetivo son aplicables o se repiten para otro(s) objetivo(s). Así, algunos riesgos del objetivo inmediatamente anterior (Autorización) se repiten para el presente objetivo ; por lo tanto, se hace abstracción aquí de ellos y solamente se detallan los no comunes. Similarmente debe entenderse para los demás objetivos.

Pueden transferirse recursos a proceso, pero no registrarse hasta tanto no se practiquen inventarios físicos y se efectúen las correspondientes confrontaciones contra libros. Este hecho puede ser motivo de presentación incorrecta de inventarios y costo de los productos vendidos.

También puede terminarse producción, pero no registrarse oportunamente en productos terminados, lo cual puede ocasionar apreciaciones erróneas para decisiones de ventas o uso ineficiente de recursos,.

Pueden efectuarse salidas no autorizadas, para ocultar irregularidades o manejarse incorrectamente los cortes. También, no registrarse las transacciones, para disponer de propiedades y desechos.

Llegarse a incurrir en contabilizaciones inadecuadas a inventarios y propiedades, lo cual conlleva a una presentación incorrecta de la situación financiera y resultados de operaciones.

Las distribuciones contables de los costos pueden hacerse erradamente debido a que conceptos integrantes de los elementos del costo, que deben capitalizarse al costo de la producción, se registran como gastos y viceversa.

Los coeficientes usados en la valuación de inventarios pueden ser inadecuados como consecuencia de una deficiente selección de los gastos de fabricación, por inclusión de dicho concepto de valores o cifras que deben afectar los inventarios o por el cálculo errado de estos, lo cual va a producir una afectación adversa en los estados de operaciones.

Los informes de producción pueden ser inexactos, así una producción o línea de artículos, clasificarse en otra diferente.

Los valores por depreciaciones y amortizaciones pueden ser inadecuados, llevando esto a una presentación impropia de los costos reales y por consecuencia la situación financiera. También, las cuentas de los libros fundamentales, estar incompletas por exclusión de informes de producción.

Pueden tomarse decisiones con base en informaciones incompletas o inexactas ; así, se tiene que pedidos de clientes pueden ser rechazados o retardados por efecto de datos incorrectos en los inventarios.

Clasificación. Los estados financieros pueden prepararse incorrectamente por ; omisión de asientos contables ; codificaciones erradas ; asientos contables duplicados ; cortes impropios, etc. Por efecto de clasificaciones inadecuadas, los estados financieros pueden emitirse a destiempo.

Puede hacerse uso de datos desacertados en los cálculos, lo cual conllevará a incurrir en mayores o menores pagos.

Verificación y evaluación. Los informes que se rinden, pueden adolecer de deficiencias o presentar situaciones que no corresponden a la realidad.

Errores y omisiones en la protección física, autorización y procesamiento de transacciones, pueden pasar inadvertidos y por ende no ser corregidos.

Los saldos registrados representativos de hechos históricos, pueden no estar reflejando las evaluaciones reales a una fecha determinada, así los valores netos de realización de los inventarios, pueden estar por debajo del costo o viceversa.

Los gastos de sostenimiento y reparaciones, pueden llegar a capitalizarse impropiamente. Asimismo, pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que corresponden a gastos del ejercicio. El incurrir en estos riesgos puede afectar el presupuesto del período y siguientes ; además, causar también determinaciones de precios de venta de mercancías o servicios a niveles no rentables o disminución en el volumen de las ventas.

Protección física. Pueden sustraerse, perderse, destruirse o distraerse los activos, o ser utilizados temporalmente de manera impropia. También presentarse pérdida o destrucción de registros, lo cual ocasionará obstáculos en la preparación de los estados financieros o en la disposición de activos.

Los documentos y registros pueden ser usados indebidamente por persona son autorizadas, en detrimento de la entidad o de terceros relacionados. Igualmente, los programas y archivos maestros del computador, ser modificados o alterados u ocasionarse daños en los equipos.

Prácticas contables inadecuadas

Inventarios

En el ciclo de transformación, son numerosas las posibilidades de presentación incorrecta de los inventarios y por consecuencia la contabilidad, por la importancia y significado de estos tienen económica y financieramente para la empresa. Los casos más frecuentes de presentación inadecuada son ocasionados por :

Determinación no correcta de cantidades físicas ; errores en las labores o actividades de rutina ; cortes indebidos de compras y ventas ; métodos impropios de valuación. Teniendo en cuenta este orden de ideas, seguidamente se tratan las causas más comunes de presentación contable inadecuada de estas ordenaciones.

Fijación y cálculo incorrecto de cantidades. Si no se cuenta con procedimientos adecuados o estos no son puestos en práctica para el conteo y registro de las cantidades de los inventarios, las existencias pueden determinarse incorrectamente como consecuencia de : a)Errores de conteo, distinción y descripción deficiente de los productos, especialmente en lo tocante a su grado de terminación y unidad de medida, lo cual puede estar originado en el empleo de personal incompetente para la toma de inventarios y una carente o deficiente supervisión ; b)Errores en los recuentos de artículos idénticos u omisión en la toma de los inventarios, de artículos, locales o bodegas, por imprecisiones en los planes e instrucciones para el desarrollo de los inventarios físicos.

Con fines no claros o de conveniencia, se pueden incluir en los inventarios, cantidades que en años anteriores por razón de obsolescencia o cualquier otra causa se han excluido. Esto se subsana separando físicamente las cantidades motivo de retiro o eliminándolas de los registros una vez efectuado el conteo de los artículos.

Cortes impropios de compras y ventas. Las fallas más comunes suceden por : a) Englobar en las relaciones o listado de inventarios, los valores o precios de artículos iguales o idénticos ; b)Ponderación de precios por unidades físicas, que no corresponden ; c)Cálculos y sumas errados o inexactos ; d)Ajustes impropios o inadecuados en los inventarios según los libros respecto a los inventarios físicos. Es conveniente por medida de control interno, que las operaciones para la determinación de los inventarios sean verificadas por personal diferente a las que realizan los cálculos y labores originales.

Un corte impropio en las compras, puede llevar a una incorrecta presentación de los inventarios, ya que en estos pueden incluirse mercancías o artículos que van a quedar registrados en el siguiente período o lo contrario, no incluirse en los inventarios mercancías que se encuentran registradas en el período o ejercicio vigente.

Métodos impropios de valuación. La presentación incorrecta de los inventarios por la aplicación inadecuada de métodos de valuación, regularmente implica cambios en los principios de contabilidad relacionados con los inventarios. Este aspecto puede comprender errores motivados en lo siguiente : a)Dejar de acreditar a las cuentas de inventarios, especialmente a productos en proceso y terminados, todos los conceptos del costo, debido al empleo de unidades de costeo incorrectas ; b)Omisión de costos indirectos o inclusión de estos, cuando no corresponde aplicarlos ; c)No tener en cuenta y no tomar las determinaciones del caso en lo atinente a partidas obsoletas, defectuosas, excesivas o de lento movimiento, en cuanto a los ajustes a efectuar, para que de esta forma sean representativas de un valor razonable de realización ; d)Deficiencias o falta de consistencia en la aplicación de los métodos de valuación (Lifo, Fifo, Costo o Promedio) ; e)La no contabilización de las provisiones adecuadas para la protección de inventarios.

Entre los aspectos importantes que son objeto de omisión en la emisión y presentación de los estados financieros, respecto a los inventarios, se tienen : a)NO indicar cambios en los métodos de valuación y los efectos en tales estados ; b)Omitir señalar gravámenes o pignoraciones que pesan sobre los inventarios ; c)NO detallar las partidas que integran los inventarios, según se trate de empresas industriales o comerciales (materias primas y materiales, productos en proceso y artículos terminados ; anticipos a proveedores y mercancías en tránsito) ; d)Omitir indicar los gastos fijos de producción absorbidos en el período o no revelar el costo de ventas, el de producción más el costo variable de distribución y ventas, cuando se utiliza el sistema de costeo directo o variable.

Estafas, Desfalcos, Fraudes y otras irregularidades

Inventarios

Presentación incorrecta de inventarios. Las irregularidades que ordinariamente llevan a la presentación incorrecta de los inventarios son el hurto, colusión y falsificación de los registros de inventarios y de la contabilidad.

Puede realizarse el hurto de manera directa o sea desde los inventarios o indirectamente, mediante la constitución de datos y registros ficticios, con el objeto especialmente de ocultar faltantes de efectivo. También se configura el hurto y crean inventarios inflados o ficticios por intercepción o desviación de las mercancías, esto es, no permitiendo que estas lleguen hasta su destino final, ya sea en su totalidad o en parte.

Igualmente, se pueden hurtar mercancías en las entregas o despachos, incluyendo cantidades por encima de las negociadas.

Otras formas de efectuar hurto de mercancías consisten en formular nota de venta, no registrando la salida de los inventarios ; embarcando pedidos a clientes ficticios o no abriendo la cuenta respectiva en los libros contables, para recoger posteriormente las mercancías. Se incurre también en apropiación indebida de mercancías, efectuándolo en pequeñas cantidades que se hace aparecer como diferencias no localizadas o aclaradas. El hurto así planeado se puede estar cometiendo durante mucho tiempo. Esta es una de las formas del llamado “Hurto Continuado”.

La colusión puede realizarse entre dos o más empleados de la empresa o entre estos y terceros. Así se tiene que los registros contables de inventarios se pueden falsear pretendiendo diversos fines, como presentar una posición financiera y de resultados favorables o de conveniencia. Estas situaciones se pueden efectuar independientemente de si se ha realizado o no el hurto de inventarios o de efectivo, etc.

Faltantes de inventarios. Los faltantes de inventarios pueden ocultarse no descargando cantidades expiradas o vendidas o incluyendo cantidades ficticias en los registros ; falseando documentos tales como informes de recepción de materiales y documentos de embarque o despacho de mercancías.

Subestimación de medidas de control interno. Cuando se mantienen relaciones comerciales continuas o frecuentes entre vendedor y comprador, se suele crear una sana confianza y consideraciones recíprocas, subestimando muchas veces las medidas de control interno, situación que es aprovechada en ocasiones por empleados o ex-empleados para solicitar a nombre de la empresa el envío o embarque de mercancías sin las debidas autorizaciones de los niveles jerárquicos correspondientes, apropiándose ilegítimamente de esta manera de los artículos. También se pueden cometer irregularidades en los inventarios, cambiando mercancías de buena calidad y condiciones, por obsoletas, quedadas o de especificaciones diferentes.

Distribución y entrega de artículos. Mediante la distribución y entrega de artículos se puede efectuar apropiación indebida de aquellos productos que por su naturaleza (especialmente líquidos) requieren de envases o empaques frágiles. Para el cometimiento del ilícito, una vez trasegado el producto se procede a deteriorar o romper el envase, presentando luego muestras o partes de él como justificantes de una pérdida en las actividades de distribución y obtener de esta manera la restitución del artículo. También suele llegarse al hurto de artículos de esta naturaleza y condiciones, solicitando su reposición, pero en este caso para justificar el hecho, se recurre a la obtención de envases desocupados de marca del mismo, los cuales son deteriorados para que sirvan como medios justificatorios de una pérdida en la distribución o entrega.

Facturaciones en beneficio propio. Puede efectuarse también hurto de mercancías, facturando en beneficio personal y cargando su importe a cuentas ficticias o despachando las mercancías a casas o establecimientos de empleados, para su propio beneficio.

Saqueos en embarques y mercancías en tránsito. Por circunstancias que en ocasiones se escapan al control y prevenciones que puedan ejercer y extender las empresas, se comenten actos irregulares en detrimento de sus intereses, especialmente en sus inventarios en tránsito (importaciones, etc.), debido a la carencia de medidas de seguridad y protección en los puntos de embarque o desembarque, originándose el saqueo y otros actos delictivos de manera insolente, que las aseguradoras se restringuen al máximo o se niegan a extender pólizas para cubrir tales situaciones o si lo llegan a efectuar, sus primas son demasiado onerosas y la franquicia excesivamente alta.

Sobornos o pagos en efectivo y apropiación de desperdicios. Regularmente los fraudes comprenden pagos en efectivo que efectúan terceros a los empleados de la empresa, que tienen responsabilidad y funciones de compra o ventas de productos, incluyendo los desperdicios. De esta manera, colusivamente con un empleado de recepción o almacén y el proveedor se entregan artículos o materiales de menor calidad o de especificaciones diferentes o una menor cantidad de la que se factura y cobra. Igualmente, pueden alterarse los ingresos provenientes de ventas de desperdicios, reportando pesos o medidas incorrectos u omitiendo obtener un precio razonable de venta. En ocasiones, para la venta de sobrantes o desperdicios se procede mediante la formulación y recibo de propuestas. En estos casos es muy probable la componenda o colusión entre empleados de la empresa y los oferentes, para hacerse a los elementos a precios rebajados o exiguos.

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