CICLO DE INGRESO

CICLO DE INGRESO

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Naturaleza y Funciones

El ciclo de ingreso comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos y/o servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de balance como cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas provenientes de sistemas de ingresos. Del estado de resultados, encierra rubros de ventas, costos de ventas por aspectos de su determinación, impuestos sobre las ventas e ingresos financieros producidos por los sistemas de ingresos, provisiones por cuentas dudosas. Es importante destacar qué cuentas de efectivo (tesorería) son afectadas por el ciclo de ingreso.

En las empresas industriales y comerciales, el rubro o cuenta fundamental del ciclo de ingreso lo constituye “Cuentas y Efectos por Cobrar”, mientras que comparando este ciclo con el mismo de las instituciones financieras, el rubro principal lo constituye “Préstamos y Descuentos” y otros en menor grado como “Inversiones” y “Servicios”.

Particularidades del ciclo de ingreso.

Las características o atributos principales de este ciclo son :

a) Funciones especiales : Cuentas a cobrar, concesión de créditos, entrada de pedidos, despachos y embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestiones de cobro, registro de comisiones, garantías, etc.
b) Asientos contables : Ventas, costo de ventas, ingresos a caja, devoluciones y rebajas, descuentos por pronto pago, provisiones para cuentas dudosas, castigo y recuperaciones de deudas dudosas, comisiones, obligaciones por impuestos, acumulaciones de gastos e ingresos extraordinarios.
c) Documentos y formas : Se destacan pedidos a clientes, órdenes de ventas, órdenes de embarque, facturas de ventas, avisos de remesas, formas para ajustes y conocimientos de embarque.
d) Bases de datos : Algunos de carácter estático o de referencia son los archivos maestros de clientes y de crédito, catálogos de productos y listas de precios. De índole dinámica o de saldos, se tienen los archivos de órdenes pendientes, detalles y características de las cuentas a cobrar y archivos de análisis históricos de ventas.
e) Enlaces con otros ciclos : Las conexiones de este ciclo hacia los demás están dadas : Con el de Tesorería, por el aspecto de los ingresos a caja ; con el ciclo de Transformación, por los embarques ; con el ciclo financiero, en lo que concierne a resúmenes de actividades (asientos contables, etc).

Objetivos del Control Interno

Los objetivos principales a obtener en es ciclo son los siguientes :
Autorización. Debe autorizarse acorde con los criterios de la Dirección de la empresa, los clientes, el precio, y demás condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse ; ajustes a los rubros de ingresos, costo de ventas, cuentas de clientes, distribuciones de cuentas. Igualmente, deben crearse y mantenerse procedimientos de proceso para el ciclo, autorizados acorde con criterios de la Dirección.

Procesamiento de transacciones. Deben aprobarse únicamente aquellas solicitudes o pedidos de clientes por mercancías y servicios, que se ajusten a los criterios de la Dirección de la empresa ; antes de proporcionarse las mercancías y servicios debe exigirse que las solicitudes o pedidos estén debidamente aprobados ; cada pedido autorizado debe embarcarse o despacharse exacta y oportunamente.

Solamente deben producir facturación, los embarques efectuados y los servicios prestados ; las facturaciones deben prepararse exacta y oportunamente ; para evitar la distracción de efectivo, de procederse prontamente a la rendición de cuentas de los dineros recibidos.

Deben clasificarse, resumirse e informarse exacta y oportunamente : las facturaciones, los costos de las mercancías y servicios vendidos, erogaciones por ventas, el efectivo recibido, los ajustes a ingresos, cuentas de clientes, distribuciones de costos y de cuentas. Además, deben aplicarse correctamente las facturas, cobros y ajuste pertinentes.

Clasificación. Los asientos contables de ingreso deben clasificar y resumir las actividades económicas, conforme a planes de la Dirección de la empresa ; por cada período contable, deben elaborarse los asientos contables para facturación, costo de mercancías, servicios vendidos, erogaciones por ventas, efectivo recibido y ajustes del caso.

Verificación y evaluación. De manera regular o atendiendo las circunstancias, deben verificarse y evaluarse los saldos registrados en cuentas y efectos a cobrar y partidas relacionadas.

Protección física. El acceso al efectivo y documentos o medios representativos del mismo, únicamente debe permitirse conforme a los controles y requisitos establecidos por la Dirección. Igualmente, el paso o acceso a los registros y documentos de embarque, facturación, cobro de efectivo, cuentas a cobrar, locales físicos y procedimientos de proceso, solamente debe permitirse conforme a criterios de la Gerencia o Dirección.

Riesgos al no lograrse los objetivos del ciclo

Autorización. Al no lograrse los objetivos de autorización, pueden efectuarse embarques no autorizados, que de suceder, implicará incurrir en cuentas incobrables ; pueden efectuarse embarque en contraposición a regímenes de cambio o de exportación ; llevarse a cabo ventas sin conocimiento de la Dirección de la empresa.

El no cumplimiento de objetivos de autorización en este ciclo, implica también incurrir en aspectos como : El llegar a aceptar órdenes a precios no autorizados o condiciones irrazonables ; órdenes para productos o servicios estipulando condiciones de calidad que no son alcanzables ; infracción a disposiciones legales, lo cual puede acarrear multas o contingencias ; pueden llevarse a cabo entregas o embarques, sin considerar en los precios de venta los gastos por estos conceptos.

Las cuentas y efectos por cobrar, pueden presentarse incorrectamente por aspectos de ajustes o reclasificaciones erróneas ; pueden clasificarse erradamente cuentas a cobrar como de dudoso recaudo o castigarse siendo cobrables ; manejarse negligentemente las mercancías devueltas, lo que puede llevar a mostrar inadecuadamente el rubro de cuentas a cobrar.

Las secciones o dependencias de la empresa, pueden ser objeto de reorganizaciones que no se ajustan a los criterios de la Dirección, además de que este hecho puede aprovecharse para desmejorar los sistemas de control interno ; pueden modificarse programas computarizados ; cambios de sistemas contables ; pérdidas de datos ; las transacciones pueden procesarse incorrectamente por personas que no les compete desarrollar la función ; pueden omitirse o ejecutarse impropiamente los procedimientos de control, etc.

Procesamiento de transacciones. Al no cumplir con los objetivos de esta actividad, se puede incurrir en embarques no autorizados o violatorios de regímenes de cambios o exportación, ventas sin conocimiento de la Dirección de la empresa, actuar con precios no autorizados ; embarcar mercancías o prestar servicios u no facturarlos, propendiendo con ello a reducir los saldos de las ventas, las cuentas a cobrar y el costo de ventas, y presentar inflados los inventarios, salvo que se practique inmediatamente conteo físico ; pueden extenderse facturas incorrectas, lo cual puede ocasionar ventas y cuentas a cobrar incorrectamente presentadas, clientes inconformes y pérdida de ingresos.

Puede omitirse el reportar ventas al contado de mercancías ; no detectar faltantes de caja, por efecto de saldos inflados ; los asientos de entrada a las cuentas del mayor pueden ser incompletos ; así cobros o facturaciones pueden excluirse de los resúmenes intencionalmente o por aspectos de errores. También, los asientos a las cuentas del mayor pueden ser inexactos ; los informes pueden ser deformados con respecto a las clasificaciones de las transacciones ; de esta manera se tiene, que productos de una línea pueden clasificarse en otra.

Clasificación. Al no lograrse los objetivos de clasificación, los estados financieros pueden no estar disponibles oportunamente o presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores : omisión de registros o asientos contables, codificaciones incorrectas, asientos o registros contables dobles y cortes impropios. También, puede llegarse a cálculos erróneos, lo que suele resultar en pagos en exceso o defecto.

Verificación y evaluación. Al no cumplir con esta revisión y estudio, los informes pueden ser contrarios a la realidad ; las decisiones estar basadas en información errónea o inexacta ; errores y omisiones, en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones, pueden pasar inadvertidos y por lo tanto no ser objeto de arreglos o correcciones. Igualmente, los saldos históricos puede que no sean motivo de análisis, propiciando ello que no reflejen las situaciones reales acordes con las condiciones existentes a una fecha determinada.

Protección física. El efectivo puede sustraerse, perderse, destruirse o distraerse temporalmente, los documentos y registros pueden extraviarse o alterarse, implicando inhabilidad para el elaboración de los estados financieros, como también, para la realización de los activos.

Los documentos pueden usarse indebidamente por personas no autorizadas ; los programas del computador pueden alterarse o los datos perderse, destruirse o alterarse, lo que llevaría a producir información distorsionada o incapacidad para informar.

Prácticas contables inadecuadas

Ingresos

Antes de entrar a exponer de manera particular las posibilidades de presentación incorrecta de este ciclo, es importante considerar que los créditos a las cuentas de ingresos, normalmente representan parte del producto de las ventas, derivándose de aquí, que una presentación incorrecta de los ingresos estará incidiendo directamente en una presentación incorrecta también, en las cuentas por cobrar o el efectivo.

De manera semejante, la presentación incorrecta de costos y gastos, producirá presentación incorrecta en cuentas reales relacionadas con estos conceptos.

Cortes impropios de ventas. Los ingresos pueden presentarse incorrectamente, cuando las mercancías facturadas por ventas a clientes, son descargadas de inventarios en el siguiente período o viceversa. También, el no efectuar provisión para devoluciones, bonificaciones y rebajas a que haya lugar por aspectos de producción defectuosa, puede producir una presentación excesiva de los ingresos.

Cuentas por cobrar y cortes impropios por despachos y embarques. En el ciclo de ingreso, las cuentas por cobrar pueden presentarse incorrectamente si en ellas se incluyen cargos por mercancías embarcadas en el período contable siguiente. También constituye presentación incorrecta, si mercancías despachadas en consignación son registradas en cuentas por cobrar, en lugar de figurar en inventarios.

Las cuentas por cobrar estarán presentadas incorrectamente si los cargos por mercancías embarcadas o entregadas, se registran o contabilizan en el período contable siguiente. Igualmente, estarán las cuentas por cobrar subestimadas, si el libro de caja se mantiene abierto después del corte y el efectivo recibido en el período posterior, es registrado con efecto retroactivo en las cuentas de los clientes.

Constituye también presentación incorrecta de las cuentas por cobrar, la omisión de evaluar las posibilidades de recaudo de los saldos a cobrar y de efectuar provisión para cubrir las posibles pérdidas. Esto puede acarrear el presentar una cifra neta inflada en el Balance General. De igual manera, por aspectos de su composición, las cuentas por cobrar pueden presentarse inadecuadamente, al incluir saldos importantes que no corresponden a operaciones normales del objeto del negocio (cuentas de funcionarios, empleados, etc.) ; omisión de separar saldos importantes no corrientes o saldos acreedores de consideración, no clasificarse como pasivos.

Estafas, Desfalcos, Fraudes y otras irregularidades

Ingresos

Apropiaciones indebidas de efectivo. Puede llegarse a la apropiación indebida de efectivo, omitiendo darle entrada contablemente en su totalidad, propiciando esto, en ocasiones, por la carencia, falsificación o adulteración de documentos o datos de respaldo, tales como tiras de caja registradoras, boletas de ventas o resúmenes diarios de ingresos a caja. También se suele hacer apropiación indebida de efectivo, dejando de registrar facturas de ventas, como cargos a cuentas por cobrar, interceptando luego los correspondientes cobros en efectivo. Similar situación puede suceder con las mercancías.

Manipulación en las ventas. Los ingresos de las ventas suelen verse disminuidos al cancelar posteriormente cargos efectuados en principio a cuentas por cobrar, para ocultar sustracción de mercancías, contra la cuenta de “Devoluciones, descuentos y rebajas”. También, ingresos provenientes de sobrantes o desperdicios pueden ser apropiados indebidamente, omitiendo registrar la totalidad de las ventas por estos conceptos o falseando las cantidades o peso de los elementos o materiales.

Irregularidades en cuentas por cobrar. Muchas irregularidades en cuentas por cobrar, provienen de la práctica denominada “centrífuga” o “lapping”, que se inicia con la apropiación ilícita de los fondos y la omisión de abonar el pago efectuado por el cliente. En otros términos, es un método para ocultar un faltante que se origina al apropiarse indebidamente de los pagos de clientes, cubriendo el faltante de un primer cliente con el pago que efectúe un segundo cliente y así sucesivamente. Existe otra práctica de menor relevancia denominada “telejora” o “kiting”, que consiste en una manipulación para ocultar un faltante en caja durante el tiempo que se demora un cheque en ser cobrado en el banco o tratar de impedir que sea descubierto el faltante mediante la emisión de un cheque carente de fondos que luego puede se reemplazado por otro.

Generalmente estos sistemas se van complicando para el infractor, de tal manera que a la postre salen a flote las irregularidades. En cuanto al método de la “centrífuga”, se pueden descubrir las irregularidades cotejando las partidas individuales que aparecen en los duplicados de los depósitos debidamente autenticados, contra el libro de caja y las cuentas individuales de los clientes o mediante la confirmación de los saldos de las cuentas. Para la “tejedora” o “kiting” las irregularidades son detectables mediante las conciliaciones bancarias y el análisis de las transacciones del mismo orden.

Las cuentas por cobrar pueden ser afectadas indebidamente por hechos tales como : a)Mediante la reducción de los créditos por ventas o ingresos y de manera semejante con los cargos a cuentas por cobrar ; b)Omitiendo registrar créditos por ventas o ingresos e igualmente con los cargos a cuentas por cobrar, tanto en los registros individuales como en las cuentas control o colectivas ; c)Registrando créditos o abonos impropios o ficticios en las cuentas personales de funcionarios o empleados, por sueldos, gratificaciones, asignaciones para gastos, etc., con el objeto de compensar cargos indebidos por efectivo u otros conceptos ; d)Registrando valores ficticios en las cuentas de control, en las cuentas individuales o en ambas, aparentando que tales valores representan créditos o abonos por devoluciones, bonificaciones, rebajas o retiro de cuentas incobrables.

Detección de irregularidades en cuentas por cobrar. Para detectar irregularidades en las cuentas por cobrar, el método más adecuado es la confirmación directa con el deudor. Para que el procedimiento resulte efectivo se debe ejercer un cuidadoso control sobre la selección, envío y seguimiento de las solicitudes. La efectividad de la confirmación debe ser juzgada en cada situación por el auditor, pues es de su responsabilidad hacerlo ya que su dictamen estará afectado por el resultado de la aplicación de este método.

En cuanto a la aplicación del método de confirmación, se suelen presentar situaciones en que el auditor no puede llevarlo a cabo directamente con el cliente, teniendo entonces que recurrir a procedimientos supletorios, que pueden consistir en un mayor volumen de pruebas sobre el control interno, examen más detallado de los registros de ventas, de la documentación que ampara las cuentas por cobrar, contratos de compraventa, garantías recibidas de los deudores, expedientes de correspondencia y cobros realizados posteriormente a la fecha del balance.

Generalmente hay que recurrir a procedimientos supletorios de confirmación, en aquellos casos de saldos a cargo de entidades gubernamentales, deudores en litigio, cuando el acreedor desconoce el monto de los pasivos a su favor, por ejemplo, provisiones de fin de año, impuestos por pagar, prestaciones a favor del personal, regalías, dividendos por pagar, créditos mancomunados, etc. Es importante tener presente que las observaciones que aparezcan en las confirmaciones, por insignificantes que aparenten ser, deben ser justificadas por el cliente, algo más evidente que una simple conversación.

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